PAGE干部人事檔案制度不健全干部人事檔案制度建設(shè)規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司干部人事檔案管理，確保干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮干部人事檔案在公司人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部人事檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部人事檔案應(yīng)如實(shí)反映干部個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集干部人事檔案相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容完整無缺，能夠全面、客觀地反映干部的綜合素質(zhì)。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)干部人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范干部人事檔案管理工作流程，確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善干部人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.指導(dǎo)各部門做好干部人事檔案材料的收集、整理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握干部人事檔案管理的法律法規(guī)、政策規(guī)定和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)干部人事檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案安全無損。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格控制查閱范圍，做好查閱登記工作。對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失、涂改、轉(zhuǎn)借等情況發(fā)生。5.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作，及時(shí)將新形成的檔案材料進(jìn)行整理歸檔，保證檔案內(nèi)容的時(shí)效性和完整性。6.根據(jù)工作需要，及時(shí)辦理檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。（三）干部所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門干部人事檔案材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向人力資源部門移交檔案材料。2.協(xié)助人力資源部門做好干部人事檔案的查閱、核實(shí)等工作，如實(shí)提供有關(guān)干部的情況和材料。3.教育本部門干部嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案材料。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.個(gè)人基本情況登記表：包括姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷等信息。2.干部任免審批表：記錄干部的任免情況，包括任免時(shí)間、任免職務(wù)、任免理由等。3.履歷表：詳細(xì)記錄干部的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，包括起止時(shí)間、所在單位、擔(dān)任職務(wù)等。（二）自傳材料干部本人撰寫的關(guān)于自己成長經(jīng)歷、思想演變過程等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表：記錄干部年度考核結(jié)果，包括優(yōu)秀、稱職、基本稱職、不稱職等。2.任職期滿考核材料：對(duì)干部任職期滿后的工作表現(xiàn)、業(yè)績等進(jìn)行考核的材料。3.考察材料：在干部選拔任用、培養(yǎng)等過程中形成的考察報(bào)告，包括德、能、勤、績、廉等方面的表現(xiàn)。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷、學(xué)位證書。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書：參加各類培訓(xùn)獲得的結(jié)業(yè)證書。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表：記錄干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審情況。4.專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件：干部被聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的文件。（五）政審材料1.入黨政審材料：包括入黨申請(qǐng)書、自傳、政治歷史情況的審查結(jié)論等。2.出國（境）政審材料：干部出國（境）審批過程中形成的政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書：記錄干部加入中國共產(chǎn)黨的志愿和過程。2.入團(tuán)志愿書：記錄干部加入中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)的志愿和過程。3.黨員登記表：黨員定期進(jìn)行登記的表格，記錄黨員基本情況和參加黨組織活動(dòng)情況。4.民主評(píng)議黨員材料：黨員民主評(píng)議過程中形成的材料，包括個(gè)人自評(píng)、黨員互評(píng)、組織評(píng)定等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表：記錄干部獲得各類獎(jiǎng)勵(lì)的情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、授予單位、授予時(shí)間等。2.榮譽(yù)證書復(fù)印件：干部獲得的榮譽(yù)證書。（八）處分材料1.處分決定：干部受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定文件。2.解除處分決定：干部處分期滿后解除處分的決定文件。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表：記錄干部工資變動(dòng)情況。2.任免通知：干部職務(wù)任免文件。3.出國（境）審批表：干部出國（境）審批過程中形成的表格。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢表：干部定期體檢的報(bào)告。2.個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告：干部個(gè)人撰寫的總結(jié)、述職報(bào)告等。3.反映干部個(gè)人重要情況的其他材料：如舉報(bào)信、群眾評(píng)價(jià)等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)出檔案材料收集通知，明確收集范圍、時(shí)間要求等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照規(guī)定及時(shí)將新形成的檔案材料整理后移交人力資源部門。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料齊全、完整、真實(shí)。對(duì)不符合要求的材料，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案材料的類別、編號(hào)、名稱、日期等信息，便于查閱和檢索。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的干部人事檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲、防霉藥品。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。4.對(duì)檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部因干部選拔任用、考核、培訓(xùn)、審查等工作需要查閱干部人事檔案的，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱。2.上級(jí)主管部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因工作需要查閱干部人事檔案的，按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫《干部人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱理由、查閱范圍、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱干部人事檔案的，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)填寫《干部人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱理由、借閱時(shí)間、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損。（五）查閱、借閱紀(jì)律1.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行記錄。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.干部退休、離職、辭職等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案管理人員根據(jù)干部人事變動(dòng)情況，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞時(shí)間等。2.《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋公司公章。3.檔案管理人員將檔案材料整理齊全，密封后通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位，并在《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回公司人力資源部門。如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、有誤等情況，應(yīng)及時(shí)與公司人力資源部門溝通。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化采集、存儲(chǔ)、管理、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息采集與錄入1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行電子化掃描，形成電子檔案。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行信息錄入，確保錄入信息準(zhǔn)確、完整。錄入信息應(yīng)包括檔案材料的類別、編號(hào)、名稱、日期、內(nèi)容摘要等。（三）系統(tǒng)管理與維護(hù)1.建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)的用戶管理制度，明確用戶權(quán)限和操作流程。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶密碼，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）信息查詢與利用1.授權(quán)用戶可以通過干部人事檔案信息管理系統(tǒng)查詢相關(guān)檔案信息，提高工作效率。2.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司干部隊(duì)伍建設(shè)、人才選拔任用等工作提供決策支持。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.人力資源部門定期對(duì)各部門干部人事檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2