PAGE工程檔案上收及檢查制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項開始至項目竣工驗收交付使用全過程中形成的各類檔案資料的上收及檢查管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設各個環(huán)節(jié)、各個方面的文件資料，確保檔案齊全完整。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、組卷，保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.及時性原則：工程檔案應隨工程進度同步收集、整理，及時上收歸檔，不得積壓。二、工程檔案的范圍及分類（一）工程前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.項目初步設計文件、施工圖設計文件及設計變更文件。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。（二）工程管理文件1.工程建設項目年度計劃、月度計劃等。2.工程建設項目管理過程中形成的各類會議紀要、工作聯(lián)系單、請示報告等。3.工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、施工許可證等相關(guān)文件。（三）施工文件1.施工組織設計、施工方案、技術(shù)交底等。2.工程原材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件及檢驗檢測報告。3.施工過程中的隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程施工日志、工程進度報表等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則等。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理季報、監(jiān)理工作總結(jié)等。3.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。4.工程質(zhì)量評估報告、工程竣工預驗收報告等。（五）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告、工程竣工備案表等。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。3.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。（六）聲像及電子檔案1.工程建設過程中的照片、錄像等聲像資料。2.工程電子文件，包括工程圖紙的電子版本、工程管理文件的電子文檔等。三、工程檔案上收流程（一）檔案形成部門及人員職責1.工程項目各部門負責本部門在工程建設過程中形成文件資料的收集、整理和初步立卷工作。2.文件資料形成人員應及時將辦理完畢的文件資料交本部門檔案管理人員，確保文件資料的完整和準確。（二）檔案收集整理要求1.各部門檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的文件資料進行分類整理，確保文件資料分類準確、組卷合理。2.對紙質(zhì)文件資料，應保持文件的原件完整，如有破損應進行修復；對電子文件資料，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。3.整理后的檔案應編制卷內(nèi)目錄、備考表等，卷內(nèi)文件應排列有序，編號清晰。（三）檔案上收時間節(jié)點1.工程建設過程中，各部門應每季度末將本季度形成的檔案資料整理完畢后上交給公司檔案管理部門。2.工程竣工驗收前，項目建設單位應將全部工程檔案資料整理齊全，提交公司檔案管理部門進行預驗收。3.工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)，項目建設單位應將經(jīng)過整理、編目、裝訂后的完整工程檔案正式移交公司檔案管理部門歸檔。（四）檔案上收交接手續(xù)1.檔案移交部門應填寫《工程檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、卷號等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案接收部門應對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決，確保檔案交接工作順利進行。四、工程檔案檢查制度（一）檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門每年定期對工程檔案進行全面檢查，檢查時間一般安排在下半年。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，公司檔案管理部門可隨時對部分工程項目檔案進行抽查。3.專項檢查：針對重點工程項目或檔案管理中存在問題較多的項目，組織專項檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否涵蓋工程建設全過程的各類文件資料，有無遺漏。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準確，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的系統(tǒng)性：查看檔案分類是否合理，組卷是否規(guī)范，文件之間的邏輯關(guān)系是否清晰。4.檔案的整理質(zhì)量：檢查檔案的裝訂、編目、編號等是否符合要求，字跡是否清晰，紙張是否完好。5.檔案的保管狀況：檢查檔案的存放環(huán)境是否適宜，有無受潮、霉變、蟲蛀等情況，檔案存儲設備是否正常運行。（三）檢查程序1.制定檢查計劃：明確檢查的范圍、內(nèi)容、時間、人員等，提前通知被檢查部門。2.實施檢查：檢查人員按照檢查內(nèi)容，通過查閱檔案、實地查看等方式進行檢查，并做好檢查記錄。3.撰寫檢查報告：檢查結(jié)束后，檢查人員應及時撰寫檢查報告，對檢查情況進行總結(jié)分析，指出存在的問題及整改建議。4.反饋檢查結(jié)果：將檢查報告反饋給被檢查部門，要求其針對存在的問題制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。5.跟蹤整改情況：檔案管理部門對被檢查部門的整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。五、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善工程檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責公司工程檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和利用工程檔案資料。3.指導、監(jiān)督和檢查工程項目各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.參與工程竣工驗收，對工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查，確保工程檔案符合驗收要求。5.負責工程檔案的數(shù)字化建設，推進檔案信息化管理。（二）檔案管理人員崗位職責1.檔案收集整理崗位負責收集、整理工程項目各部門移交的檔案資料，按照檔案分類標準進行分類、組卷。對收集到的檔案資料進行初步審核，確保文件資料的完整性和準確性。編制卷內(nèi)目錄、備考表等，對整理好的檔案進行裝訂、編號。2.檔案保管崗位負責檔案的庫房管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。對檔案進行定期盤點，核對檔案數(shù)量、存儲位置等信息，確保檔案賬實相符。負責檔案存儲設備的維護和管理，保證設備正常運行，數(shù)據(jù)安全。3.檔案利用崗位負責接待檔案查閱利用人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。對檔案利用情況進行跟蹤和反饋，確保檔案合理利用，按時歸還。4.檔案信息化管理崗位負責工程檔案的數(shù)字化錄入、存儲和管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。維護檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)準確無誤。利用信息化手段，提高檔案檢索、利用效率，推進檔案管理現(xiàn)代化。六、獎懲措施（一）獎勵1.對在工程檔案管理工作中表現(xiàn)突出，為公司檔案管理做出顯著貢獻的部門或個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升機會等，具體獎勵標準由公司根據(jù)實際情況確定。（二）懲罰1.對違反本制度，在工程檔案管理工作中存在下列行為之一的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰：未按規(guī)定及時收集、整理、上收工程檔案資料的。檔案資料不完整、不準確、不