PAGE關(guān)于示范校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)示范校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在示范校建設(shè)、教學(xué)科研、管理服務(wù)等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在示范校建設(shè)與發(fā)展過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研等工作，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.對全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門、各單位檔案工作小組各部門、各單位應(yīng)成立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)組織本部門、本單位檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)檔案利用服務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）分類示范校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、基建、外事、聲像、實物等十二大類。1.黨群類：主要包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政類：涵蓋學(xué)校行政管理、會議文件、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)等檔案。3.教學(xué)類：包含教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材編寫、教學(xué)實踐、教學(xué)成果等檔案。4.科研類：涉及科研項目申報、研究過程、科研成果、學(xué)術(shù)交流等檔案。5.學(xué)生類：有學(xué)生學(xué)籍管理、招生就業(yè)、學(xué)生獎懲、學(xué)生活動等檔案。6.人事類：包括教職工招聘、考核、晉升、培訓(xùn)、工資福利、人事檔案等檔案。7.財務(wù)類：涉及財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等檔案。8.資產(chǎn)設(shè)備類：包含固定資產(chǎn)登記、設(shè)備采購、設(shè)備維護(hù)、資產(chǎn)清查等檔案。9.基建類：有基建項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、工程招投標(biāo)、工程施工、竣工驗收等檔案。10.外事類：涉及對外交流合作、外賓來訪、出國（境）人員管理等檔案。11.聲像類：包括照片、錄音、錄像等反映學(xué)校工作和活動的聲像資料。12.實物類：主要是學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。（二）編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如，2023年黨群類第1份檔案編號為2023黨群001。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時收集本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，定期對文件材料進(jìn)行清理和篩選，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。3.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。4.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門、各單位檔案工作小組應(yīng)在每年上半年對本部門、本單位上一年度形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案工作小組留存，一份隨檔案一并移交學(xué)校檔案管理部門。3.歸檔的文件材料應(yīng)符合質(zhì)量要求，做到字跡清晰、紙張優(yōu)良、格式規(guī)范。（二）移交1.各部門、各單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對移交清單和檔案內(nèi)容，對符合要求的檔案予以接收。2.交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確交接時間和責(zé)任。3.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行登記，并按照檔案管理要求進(jìn)行妥善保管。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整與安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保護(hù)措施1.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等措施，確保檔案實體安全。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、修復(fù)加固等。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，鑒定報告應(yīng)由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄材料應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存。八、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本校師生員工、校友以及其他因工作需要查閱檔案的單位和個人，均可按照規(guī)定利用學(xué)校檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)熱情接待利用者，及時提供所需檔案信息，做好利用服務(wù)工作。2.對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。3.定期收集利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校各項工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）主要任務(wù)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、用戶認(rèn)證等安全措施，確保檔案信息安全。（三）保障措施1.學(xué)校應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化技能水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化操作流程。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展檔案工作專項檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案工作小組的工作開展情況，是否認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案實體的質(zhì)量和安全狀況，是否存在檔案丟失、損壞、泄密等問題。（三）結(jié)果處