PAGE綠化管理處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綠化管理處檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為綠化管理工作提供依據(jù)和參考，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綠化管理處各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：綠化管理處檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映綠化管理工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善綠化管理處檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理綠化管理處各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.指導(dǎo)各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況。（二）各部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查找利用。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.綠化管理處制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.綠化工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的文件資料。4.綠化養(yǎng)護(hù)管理工作中形成的各類記錄，如巡查記錄、養(yǎng)護(hù)日志、病蟲害防治記錄等。5.綠化設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、維護(hù)、維修等相關(guān)資料（包括合同、發(fā)票、技術(shù)資料等）。6.綠化管理處組織的各類會(huì)議、活動(dòng)的文件、記錄、照片、影像等資料。7.與綠化管理工作相關(guān)的科研成果、技術(shù)資料、學(xué)術(shù)論文等。8.其他與綠化管理工作有關(guān)的文件資料（包括信訪、投訴處理等方面的資料）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集一式兩份，一份留存本部門，一份移交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。破題：詳細(xì)闡述如何理解文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，以及怎樣保持文件間有機(jī)聯(lián)系，例如按照時(shí)間順序、工作流程等進(jìn)行分類整理，使不同文件之間邏輯清晰，便于查找和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。破題：說(shuō)明如何依據(jù)文件重要性、時(shí)效性等因素進(jìn)行價(jià)值區(qū)分，如重要決策文件、日常工作記錄等分類存放，同時(shí)闡述不同價(jià)值文件的保管期限設(shè)定依據(jù)和利用方式差異。3.便于保管和檢索。破題：介紹整理過(guò)程中采用的具體方法和工具，如分類編號(hào)、編制目錄索引等，以提高檔案保管的便利性和檢索效率，方便工作人員快速準(zhǔn)確獲取所需信息。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制文件目錄，填寫備考表。裝訂成冊(cè)，填寫檔案盒封面和脊背項(xiàng)目。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)綠化業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)，按照綠化規(guī)劃、工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)管理等類別進(jìn)行分類。每個(gè)類別下再按照項(xiàng)目或時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分，建立相應(yīng)的檔案卷冊(cè)。對(duì)業(yè)務(wù)檔案中的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，注明每份材料的來(lái)源、用途等信息。3.聲像檔案按照載體形式（照片、錄像帶、錄音帶等）進(jìn)行分類。對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等；對(duì)錄像帶、錄音帶等進(jìn)行編目，記錄內(nèi)容摘要、時(shí)長(zhǎng)等信息。聲像檔案應(yīng)配以文字說(shuō)明，詳細(xì)記錄其形成背景和相關(guān)信息。4.電子檔案按照文件類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的準(zhǔn)確檢索。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合綠化管理處實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從綠化管理工作的整體需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐件審查檔案內(nèi)容，分析其在綠化管理工作中的作用、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況確定檔案的保管期限。3.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)綠化管理處主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合檔案室指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失泄密。3.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備。2.根據(jù)檔案的類別和保管期限，合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同的檔案架、柜，確保檔案存放有序。（二）保管要求1.檔案入庫(kù)前，應(yīng)進(jìn)行整理、編目，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、有無(wú)霉變、蟲蛀等情況。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放易燃、易爆物品。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.制定檔案數(shù)字化工作規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理和利用，并定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本信息。3.檔案的利用情況，包括查閱人次、查閱文件數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送綠化管理處主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門，并妥善歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為綠化管理處內(nèi)部各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)、參考資料。2.滿足員工對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)、技術(shù)資料等方面的查閱需求。3.接受上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)公眾的查閱、咨詢。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案需經(jīng)綠化管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱：確因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。（三）