PAGE交通局機關檔案管理制度一、總則（一）目的為加強交通局機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為交通事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通局機關各科室、下屬單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。交通局機關檔案由局辦公室統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則。檔案內容應真實反映交通局機關各項工作的實際情況。3.完整性原則。全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構成立交通局機關檔案管理領導小組，由局主要領導任組長，分管領導任副組長，各科室負責人為成員。領導小組下設辦公室，設在局辦公室，負責檔案管理的日常工作。（二）職責分工1.檔案管理領導小組貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。審定檔案管理工作規(guī)劃、制度和標準。協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。2.局辦公室負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理交通局機關各類檔案，進行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導下屬單位檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流。3.各科室負責本科室文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交局辦公室。指定專人負責本科室檔案工作，配合局辦公室做好檔案管理相關工作。4.檔案管理人員嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，認真履行崗位職責。做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為交通局機關各項工作提供服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與交通局工作相關的文件、指示、通知等。2.交通局機關形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.交通局機關在業(yè)務工作中產生的項目文件、合同協(xié)議、技術資料、圖紙等。4.交通局機關工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案、榮譽證書等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應及時將本科室形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交局辦公室。2.對于重要文件和緊急文件，應在文件辦理完畢后立即移交。3.移交的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。3.按照分類順序將文件材料裝訂成冊，編制檔案盒封面和脊背標簽。4.建立電子檔案，將紙質檔案內容進行數(shù)字化掃描，存儲在電子存儲設備中，并與紙質檔案對應管理。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好。（二）保管要求1.檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.電子檔案應定期進行備份，存儲在不同的存儲介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合交通局機關工作實際，對檔案進行科學鑒定，準確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務骨干和相關領導組成。2.對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內容、來源、重要程度等確定保管期限。3.編制檔案鑒定意見書，詳細記錄鑒定過程和結果。（三）銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報局領導審批。2.經(jīng)批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。3.銷毀清冊應永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.交通局機關工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.交通局機關工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱手續(xù)。2.上級機關、其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準后，方可查閱。3.司法機關查閱檔案，需出具相關法律文書，經(jīng)局辦公室負責人審核后，報局領導批準，方可查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在檔案庫房內進行，如需借出，需經(jīng)局辦公室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立交通局機關檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、在線查閱、遠程利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化加工。對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)。包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.網(wǎng)絡建設。建立內部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，方便工作人員查閱和利用檔案。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化安全管理，設置用戶權限，防止檔案信息泄露。2.定期對電子檔案進行備份和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.積極推廣檔案信息化管理技術，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案移交1.交通局機關工作人員因工作調動等原因，應將本人保管的檔案材料及時移交局辦公室。