PAGE查閱檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案查閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，查閱人員應(yīng)對所查閱檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自傳播或用于非工作目的。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程和要求，使查閱工作有序進(jìn)行，提高工作效率，保證查閱結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案查閱的登記、審核、監(jiān)督等工作，按照規(guī)定權(quán)限審批查閱申請。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平和利用效率。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、鑒定等工作。3.在檔案查閱過程中，配合檔案管理部門提供必要的協(xié)助和支持，對查閱需求進(jìn)行合理說明。（三）查閱人員職責(zé)1.查閱人員應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程提交查閱申請，明確查閱目的和范圍。2.在查閱檔案時，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和查閱流程，愛護(hù)檔案，不得隨意涂改、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還借閱的檔案設(shè)備（如檔案盒、查閱工具等）。4.對查閱過程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等；公司行政辦公文件，如通知、報告、請示、批復(fù)等；公司各類證照、資質(zhì)證書等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件；員工薪酬、福利、績效考核等資料；員工培訓(xùn)、晉升、獎懲等記錄。3.財務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料；財務(wù)預(yù)算、決算報告；稅務(wù)申報資料；審計(jì)報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議；項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報告、項(xiàng)目進(jìn)度報告等；市場調(diào)研資料、客戶信息檔案等。5.其他檔案：公司重要活動記錄、會議紀(jì)要；公司榮譽(yù)證書、獲獎文件；公司與外部機(jī)構(gòu)往來文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的方式進(jìn)行編制。2.分類號按照上述檔案分類進(jìn)行設(shè)定，如行政檔案為“XZ”，人事檔案為“RS”，財務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，其他檔案為“QT”。3.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“0001”開始。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，編號為“XZ20230001”。四、檔案查閱流程（一）查閱申請1.查閱人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱檔案的類別、名稱、編號等信息。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱申請，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.將審批通過的《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門。（二）受理與審核1.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查查閱目的是否明確、查閱范圍是否合理、審批手續(xù)是否齊全等。2.如申請內(nèi)容不符合要求，檔案管理部門應(yīng)及時與查閱人員溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）查閱安排與實(shí)施1.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)檔案的存放地點(diǎn)和查閱需求，安排查閱時間和地點(diǎn)，并通知查閱人員。2.查閱人員應(yīng)按照約定的時間和地點(diǎn)到達(dá)檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，確保查閱活動規(guī)范有序進(jìn)行。3.查閱人員只能在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）查閱登記1.查閱人員在查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的查閱登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱、編號、查閱目的、查閱內(nèi)容摘要等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專門的檔案查閱登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（五）歸還與注銷1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案及時歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，在檔案查閱申請表上注明“已歸還”字樣，并將申請表歸檔保存。3.對于已完成查閱的申請，檔案管理部門應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷操作，更新檔案查閱狀態(tài)。五、特殊檔案查閱規(guī)定（一）機(jī)密檔案查閱1.機(jī)密檔案是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機(jī)密等重要信息的檔案，查閱機(jī)密檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.查閱機(jī)密檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人全程陪同，查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、拍照或傳播機(jī)密檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將機(jī)密檔案原件及相關(guān)查閱資料全部歸還檔案管理部門，并對查閱過程中獲取的信息嚴(yán)格保密。（二）歷史檔案查閱1.歷史檔案是指公司早期形成的具有一定歷史價值和研究意義的檔案，查閱歷史檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.由于歷史檔案可能存在紙張老化、字跡褪色等問題，查閱時應(yīng)盡量采用數(shù)字化手段進(jìn)行復(fù)制或拍照，避免直接接觸檔案原件，以保護(hù)檔案安全。3.查閱歷史檔案后，查閱人員應(yīng)提交查閱報告，對歷史檔案的內(nèi)容、價值等進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司歷史研究和文化傳承提供參考。（三）電子檔案查閱1.電子檔案查閱應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員需使用本人賬號登錄系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作。2.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在查閱電子檔案時，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時通知檔案管理部門進(jìn)行處理。3.查閱電子檔案時，如需打印、下載等操作，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行，不得擅自修改電子檔案內(nèi)容。六、檔案查閱的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)避免攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險物品進(jìn)入查閱場所。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱設(shè)備（如電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等）進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保密措施查閱人員在查閱檔案前，應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對查閱過程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露。檔案管理部門應(yīng)對查閱人員的身份信息和查閱記錄嚴(yán)格保密，未經(jīng)查閱人員同意，不得向無關(guān)人員透露。在檔案查閱場所，應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，查閱人員不得在非保密區(qū)域討論或傳播檔案內(nèi)容。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案安全與保密措施是否落實(shí)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報自查情況。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門、行業(yè)主管部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案查閱相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見，及時完善檔案查閱管理制度和流程，提高檔案管理水平。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.查閱檔案時違反安全保密規(guī)定，如擅自將檔案帶出查閱場所、泄露檔案信息等。3.對檔案進(jìn)行涂改、抽取、撤換、損壞等行為。4.未按照規(guī)定流程進(jìn)行查閱申請、登記、歸還等操作。（二）處理措施1.對于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時向違規(guī)人員發(fā)出書面警告，要求其立即改正，并記錄在個人檔案中。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予違規(guī)人員批評教育、罰款、降職、撤職等處分，并要求