PAGE土地所檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強土地所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于土地所全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：土地所檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映土地所各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與土地所工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善土地所檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理土地所各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案、聲像檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高工作人員的檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、查閱等。3.對檔案的安全負責，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.土地所制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。3.土地登記、土地規(guī)劃、土地執(zhí)法等業(yè)務工作中形成的文件、資料、圖表等。4.土地所召開的各類會議記錄、紀要、決議等。5.土地所工作人員的人事檔案、工資檔案等。6.土地所的財務報表、憑證、賬簿等會計檔案。7.土地所開展的各類活動形成的照片、錄像、錄音等聲像檔案。8.其他與土地所工作相關(guān)的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成后，應及時整理，按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.對于重要文件和資料，應一式多份，分別保存于不同介質(zhì)，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。2.業(yè)務檔案：根據(jù)不同業(yè)務類型，如土地登記檔案按照土地權(quán)利人、土地坐落、土地用途等要素進行分類整理；土地規(guī)劃檔案按照規(guī)劃項目名稱、規(guī)劃區(qū)域等進行分類整理。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理。4.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容主題等進行分類整理，并配以文字說明。（四）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務特點制定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。如土地登記檔案編號可采用土地權(quán)利人代碼+登記年份+流水號的方式。3.會計檔案編號：按照會計年度+檔案類別+流水號進行編號。例如：202X憑證001，表示202X年的第1份會計憑證。4.聲像檔案編號：以形成時間為基礎，結(jié)合內(nèi)容主題進行編號。如20230510土地執(zhí)法宣傳活動，表示2023年5月10日拍攝的土地執(zhí)法宣傳活動聲像檔案。（五）裝訂要求1.文書檔案：采用A4紙打印或復印，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.業(yè)務檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容和紙張大小，選擇合適的裝訂方式，確保檔案的整齊美觀。3.會計檔案：按照會計檔案管理規(guī)定進行裝訂，保證憑證、賬簿等的完整性和規(guī)范性。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映土地所主要職能活動和歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。定期保管的檔案，在保管期滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放位置，方便快速定位。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.每年至少進行一次全面的檔案檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本土地所工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.本土地所工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)土地所負責人簽字同意后，由檔案管理部門提供查閱服務。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)土地所負責人簽字同意后，按照規(guī)定程序查閱檔案。（三）查閱方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案查閱室，為查閱者提供必要的查閱條件。2.查閱者應在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應在查閱過程中進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。（四）利用登記1.對檔案的查閱利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱者姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由土地所負責人、檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人等組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應進行鑒定并銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。（四）銷毀審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字、土地所負責人批準后，方可進行銷毀。（五）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀過程應進行記錄，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要保存價值的文書檔案、業(yè)務檔案等進行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對利用率高、查閱頻繁的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。（二）數(shù)字化要求1.數(shù)字化圖像應清晰、完整，符合檔案管理部門規(guī)定的格式和分辨率要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準確錄入和有效管理。3.對數(shù)字化檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲于不同介質(zhì)，并異地存放。（三）數(shù)字化流程1.檔案整理：對擬數(shù)字化的檔案進行整理，確保檔案的整齊、完好。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設備對檔案進行掃描，將掃描圖