PAGE矸石山災(zāi)害治理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)矸石山災(zāi)害治理檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為矸石山災(zāi)害治理工作提供科學(xué)依據(jù)和有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司（組織名稱）矸石山災(zāi)害治理項目的檔案管理工作，包括災(zāi)害調(diào)查、監(jiān)測預(yù)警、治理工程設(shè)計、施工、驗收等全過程產(chǎn)生的各類文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映矸石山災(zāi)害治理工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理災(zāi)害治理過程中形成的各種文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，邏輯清晰。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，遵循統(tǒng)一的格式、分類和編號規(guī)則。5.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善矸石山災(zāi)害治理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案資料的齊全、完整。2.對項目檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，及時審核并簽署意見。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，提供必要的資料和說明。（三）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.積極開展檔案的利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.協(xié)助項目負(fù)責(zé)人做好項目檔案的整理和歸檔工作，對檔案資料進(jìn)行初步審核。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案分類與編號（一）檔案分類矸石山災(zāi)害治理檔案分為以下幾類：1.綜合管理類：包括上級文件、公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.災(zāi)害調(diào)查類：如矸石山現(xiàn)狀調(diào)查、地質(zhì)勘察報告、災(zāi)害評估報告等。3.監(jiān)測預(yù)警類：監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、預(yù)警信息發(fā)布記錄、監(jiān)測設(shè)備維護(hù)記錄等。4.治理工程設(shè)計類：設(shè)計方案、圖紙、計算書、設(shè)計變更文件等。5.治理工程施工類：施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、材料設(shè)備資料等。6.治理工程驗收類：驗收申請、驗收報告、驗收記錄、整改資料等。7.安全管理類：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告與處理資料等。8.科研與技術(shù)資料類：科研項目成果、技術(shù)創(chuàng)新資料、技術(shù)交流文件等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位大寫字母表示，如“ZH”表示綜合管理類，“DC”表示災(zāi)害調(diào)查類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“I001”開始。例如：2023年綜合管理類的第一份檔案編號為“2023ZH0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將矸石山災(zāi)害治理過程中產(chǎn)生的文件資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對電子文件應(yīng)確保其原始性和完整性，及時進(jìn)行備份存儲。（二）整理流程1.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件資料進(jìn)行分類。3.對每份文件進(jìn)行編號，并編制文件目錄。4.對文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，并在首頁加蓋檔案章。5.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.綜合管理類檔案應(yīng)在文件形成后一個月內(nèi)歸檔。2.災(zāi)害調(diào)查類、監(jiān)測預(yù)警類、治理工程設(shè)計類、施工類、驗收類等項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔。3.安全管理類、科研與技術(shù)資料類檔案應(yīng)定期歸檔，一般每半年歸檔一次。（二）保管方式與地點1.檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：如上級重要文件、公司規(guī)章制度、災(zāi)害評估報告、治理工程驗收報告等，應(yīng)長期保存，不得銷毀。2.長期保管的檔案：如災(zāi)害調(diào)查記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)、治理工程設(shè)計圖紙等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：如一般性的會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等，保管期限為10年。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱矸石山災(zāi)害治理檔案。涉及對外提供檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合借閱規(guī)定，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督借閱人查閱檔案，確保檔案安全。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。3.查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案庫房，并辦理歸還登記手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去利用價值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀流程1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立矸石山災(zāi)害治理檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能，方便用戶使用。2.利用系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱和共享，提高檔案的利用效率。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對矸石山災(zāi)害治理檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）問題整改對