PAGE股東檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為規(guī)范公司股東檔案的管理，確保股東信息的真實性、完整性和保密性，維護公司及股東的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體股東檔案的管理，包括自然人股東、法人股東及其他形式的股東。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保股東檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：股東檔案信息應(yīng)真實、準確、完整，如實反映股東的基本情況和相關(guān)權(quán)益。3.保密安全原則：對股東檔案信息嚴格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)股東情況的變化，及時更新股東檔案信息，保持檔案的時效性。二、股東檔案內(nèi)容（一）股東基本信息1.自然人股東姓名、性別、出生日期、國籍、身份證件號碼、常住地址、聯(lián)系電話等。學歷、職業(yè)、工作單位及職務(wù)等。股東的個人信用記錄（如有）。2.法人股東法人名稱、法定代表人姓名、注冊地址、營業(yè)執(zhí)照注冊號、稅務(wù)登記號、組織機構(gòu)代碼等。經(jīng)營范圍、注冊資本、成立日期、經(jīng)營期限等。法定代表人的身份證件號碼及聯(lián)系方式。法人股東的股權(quán)結(jié)構(gòu)、股東名錄（如有）。3.其他形式股東根據(jù)其具體形式，參照自然人股東或法人股東的要求，提供相應(yīng)的基本信息。（二）股東出資信息1.出資方式：貨幣出資、實物出資、知識產(chǎn)權(quán)出資、土地使用權(quán)出資等。2.出資金額：具體的出資數(shù)額及占公司注冊資本的比例。3.出資時間：股東實際繳納出資的時間。（三）股權(quán)變更信息1.股權(quán)受讓受讓方基本信息（參照股東基本信息要求）。受讓股權(quán)的數(shù)量、比例、價格及受讓日期。股權(quán)受讓協(xié)議及相關(guān)文件。2.股權(quán)出讓出讓方基本信息（參照股東基本信息要求）。出讓股權(quán)的數(shù)量、比例、價格及出讓日期。股權(quán)出讓協(xié)議及相關(guān)文件。3.股權(quán)繼承、贈與等其他變更情況變更原因、涉及的股東及股權(quán)變更的具體情況。相關(guān)的法律文件及證明材料。（四）股東權(quán)益記錄1.分紅記錄：每次分紅的時間、金額、比例及分紅方式等。2.表決權(quán)行使記錄：股東在股東大會上行使表決權(quán)的情況，包括投票內(nèi)容、投票結(jié)果等。3.其他權(quán)益記錄：股東參與公司重大決策、獲取公司信息等方面的權(quán)益行使記錄。（五）股東與公司溝通記錄1.股東大會會議記錄：股東參加股東大會的簽到記錄、發(fā)言內(nèi)容、表決情況等。2.董事會會議記錄（如有股東代表參加）：股東代表在董事會會議上的發(fā)言、表決等情況記錄。3.股東與公司管理層的溝通函件、會議紀要等：記錄股東與公司就重大事項、經(jīng)營管理等方面溝通的內(nèi)容。（六）其他相關(guān)資料1.股東資格證明文件：如出資證明書、股權(quán)證等。2.股東身份證明文件復印件：自然人股東的身份證復印件，法人股東的營業(yè)執(zhí)照副本復印件等。3.涉及股東權(quán)益糾紛的相關(guān)文件及處理記錄：包括糾紛的起因、經(jīng)過、處理結(jié)果等。三、股東檔案管理職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責股東檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責包括：1.制定和完善股東檔案管理制度及流程。2.負責股東檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對股東檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.對股東檔案信息進行保密管理，防止信息泄露。（二）業(yè)務(wù)部門1.各業(yè)務(wù)部門在涉及股東相關(guān)業(yè)務(wù)活動時，應(yīng)及時將相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好股東檔案信息的核實、更新等工作。3.在處理與股東相關(guān)事務(wù)時，應(yīng)遵循股東檔案管理制度及流程，確保工作的合規(guī)性。（三）財務(wù)部門1.負責提供股東出資及分紅等財務(wù)相關(guān)信息，協(xié)助檔案管理部門完善股東檔案。2.對涉及股東權(quán)益的財務(wù)數(shù)據(jù)進行準確記錄和核算，并及時反饋給檔案管理部門。（四）法務(wù)部門1.對股東檔案管理過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導。2.審核股東檔案管理相關(guān)制度、協(xié)議等文件的合法性。3.處理與股東相關(guān)的法律糾紛，并將相關(guān)法律文件及處理結(jié)果及時歸檔至股東檔案。四、股東檔案管理流程（一）檔案收集1.新股東加入時由業(yè)務(wù)部門負責通知新股東提交股東基本信息及出資證明等相關(guān)資料。新股東應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將資料提交至檔案管理部門，檔案管理部門對資料進行初步審核，確保資料齊全、真實。2.股權(quán)變更時涉及股權(quán)受讓或出讓的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責收集股權(quán)變更協(xié)議、雙方身份證明文件等資料。對于股權(quán)繼承、贈與等其他變更情況，由相關(guān)部門或當事人提供相應(yīng)的法律文件及證明材料，并提交至檔案管理部門。3.日常經(jīng)營過程中各業(yè)務(wù)部門在處理與股東相關(guān)事務(wù)時，應(yīng)及時將產(chǎn)生的文件、記錄等資料移交檔案管理部門。財務(wù)部門定期向檔案管理部門提供股東出資、分紅等財務(wù)信息。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到股東檔案資料后，按照檔案內(nèi)容分類進行整理。2.對每份資料進行編號，編制目錄，確保資料的有序存放。3.將整理好的資料裝訂成冊（如有需要），并在封面注明檔案名稱、股東姓名/名稱、檔案編號等信息。（三）檔案歸檔1.整理后的股東檔案按照類別和時間順序進行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。2.在電子存儲系統(tǒng)中，建立清晰的索引目錄，方便快速查詢和檢索。3.對紙質(zhì)檔案和電子檔案分別建立相應(yīng)的標識，注明檔案類別、年份、股東信息等，便于識別和管理。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)確保股東檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況，及時進行修復或復制。3.對電子檔案進行定期備份，備份存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員接觸股東檔案，確需查閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（五）檔案查閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱股東檔案的，應(yīng)填寫《股東檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.外部查閱司法機關(guān)、監(jiān)管機構(gòu)等外部單位因工作需要查閱股東檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并提供相關(guān)證明文件。檔案管理部門對查閱函件及證明文件進行審核，報公司分管領(lǐng)導審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得拍照、復印、拷貝等，如需復制相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱記錄上簽字確認。（六）檔案更新1.定期更新檔案管理部門每年定期對股東檔案進行全面清查，核實股東基本信息、出資情況、股權(quán)變更等信息是否發(fā)生變化。如發(fā)現(xiàn)信息變更，及時通知相關(guān)股東或業(yè)務(wù)部門提供最新資料，并對檔案進行更新。2.實時更新在股權(quán)發(fā)生變更、股東權(quán)益記錄有變動等情況發(fā)生后，檔案管理部門應(yīng)及時獲取相關(guān)信息，立即對股東檔案進行更新，確保檔案信息的時效性。（七）檔案銷毀1.對于已過保管期限或不再需要保存的股東檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.銷毀申請應(yīng)詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并經(jīng)檔案管理部門負責人、財務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人審核同意，報公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準后可實施銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄銷毀時間、地點、銷毀人等信息。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除，并確保存儲介質(zhì)無法恢復數(shù)據(jù)。五、股東檔案信息保密規(guī)定（一）保密責任1.公司所有員工均有義務(wù)對股東檔案信息予以保密，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對接觸到的股東檔案信息進行嚴格保密。（二）保密措施1.對股東檔案存放場所進行物理隔離，限制無關(guān)人員進入。2.在電子存儲系統(tǒng)中，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的股東檔案信息。3.對涉及股東檔案信息的文件、資料等，在傳遞、使用過程中應(yīng)采取加密、密封等措施，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反股東檔案信息保密規(guī)定的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因