PAGE審計(jì)局建立電子檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)審計(jì)局電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，提高審計(jì)工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)局在履行審計(jì)職能過(guò)程中形成的各類電子檔案的管理，包括審計(jì)項(xiàng)目文件、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等電子文件材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映審計(jì)工作的實(shí)際情況，確保其來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)涵蓋審計(jì)工作全過(guò)程的相關(guān)文件材料，保證檔案的完整性。3.有效性原則：電子檔案應(yīng)具備可供查閱、利用和長(zhǎng)期保存的價(jià)值，能夠滿足審計(jì)工作的需要。4.安全性原則：采取必要的安全措施，確保電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)電子檔案的分類、編號(hào)、著錄等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.負(fù)責(zé)提供電子檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定、銷毀等處置工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和操作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保電子文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的日常查閱、利用工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。4.配合檔案管理部門做好電子檔案的鑒定、銷毀等處置工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，采取必要的技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。3.協(xié)助檔案管理部門做好電子檔案的備份、存儲(chǔ)等工作，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。三、電子文件的收集與整理（一）收集范圍1.審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)階段形成的文件材料，如審計(jì)通知書、審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃等。2.審計(jì)實(shí)施階段形成的文件材料，如審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)談話記錄等。3.審計(jì)報(bào)告階段形成的文件材料，如審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等。4.審計(jì)項(xiàng)目后續(xù)跟蹤階段形成的文件材料，如整改情況報(bào)告等。5.其他與審計(jì)工作相關(guān)的電子文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件材料的收集工作，確保電子文件材料的及時(shí)、完整收集。2.電子文件材料應(yīng)按照審計(jì)工作流程和時(shí)間順序進(jìn)行收集，確保電子文件材料的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.電子文件材料應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保電子文件材料的可讀性和可利用性。4.電子文件材料應(yīng)進(jìn)行必要的元數(shù)據(jù)著錄，包括文件名稱、文件編號(hào)、文件類型、形成時(shí)間發(fā)行人、保管期限等，以便于電子檔案的管理和利用。（三）整理方法1.電子文件材料應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的電子文件材料作為一個(gè)案卷進(jìn)行管理。2.每個(gè)案卷應(yīng)按照文件材料的性質(zhì)和用途進(jìn)行二級(jí)分類，如審計(jì)通知書、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等。3.電子文件材料應(yīng)按照文件編號(hào)或時(shí)間順序進(jìn)行排序，確保電子文件材料的排列有序。4.電子文件材料應(yīng)建立相應(yīng)的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文件類型、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便于電子檔案的查閱和利用。四、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.在線存儲(chǔ)應(yīng)選用可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并建立相應(yīng)的備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.離線存儲(chǔ)應(yīng)選用耐久性好、存儲(chǔ)容量大的存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤、磁帶等，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)期限進(jìn)行存儲(chǔ)。4.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全可靠的場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和審計(jì)工作實(shí)際需要進(jìn)行確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的電子檔案主要包括審計(jì)工作報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)移送處理書等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案主要包括審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)談話記錄等對(duì)審計(jì)工作具有一定參考價(jià)值的文件材料，保管期限一般為30年。4.短期保管的電子檔案主要包括審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)階段形成的文件材料、審計(jì)項(xiàng)目后續(xù)跟蹤階段形成的文件材料等對(duì)審計(jì)工作參考價(jià)值較小的文件材料，保管期限一般為10年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)正常運(yùn)行，電子檔案數(shù)據(jù)完整、可讀。2.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案的備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，以防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)控制制度，對(duì)電子檔案的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)和管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和使用。4.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案的保密制度，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止電子檔案信息泄露。五、電子檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)持單位介紹信或工作證等有效證件，填寫《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)提供電子檔案的在線查閱服務(wù)，本局工作人員和經(jīng)批準(zhǔn)的外單位人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。2.對(duì)于不具備在線查閱條件的電子檔案，檔案管理部門應(yīng)提供紙質(zhì)復(fù)印件或電子副本供查閱人員查閱。3.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍和查閱方式進(jìn)行查閱，不得擅自更改、刪除或復(fù)制電子檔案內(nèi)容。（三）利用規(guī)定1.本局工作人員和經(jīng)批準(zhǔn)的外單位人員因工作需要利用電子檔案的，應(yīng)填寫《電子檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.利用電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或用于其他目的。3.利用電子檔案應(yīng)做好記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等，以便于對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.利用電子檔案過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)電子檔案內(nèi)容有誤或存在其他問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、科學(xué)合理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.電子檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)電子檔案的保管期限、價(jià)值大小、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定電子檔案的存毀。（二）鑒定組織1.檔案管理部門應(yīng)定期組織電子檔案的鑒定工作，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和鑒定程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定工作的規(guī)范、公正。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)查閱電子檔案的目錄、內(nèi)容等，了解電子檔案的形成背景、保管期限、價(jià)值大小等情況。2.鑒定小組應(yīng)征求業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門的意見，了解電子檔案的現(xiàn)實(shí)利用情況和技術(shù)狀況。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)電子檔案的保管期限、價(jià)值大小、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定電子檔案的存毀，并填寫《電子檔案鑒定意見書》。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.電子檔案銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀人員、銷毀方式、銷毀數(shù)量等，以便于對(duì)電子檔案的銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.電子檔案銷毀后，應(yīng)將《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》《電子檔案鑒定意見書》等相關(guān)材料歸檔保存。七、電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案安全管理制度，明確電子檔案安全管理的責(zé)任和要求。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案安全事件應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）保密管理1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案保密制度，明確電子檔案保密管理的責(zé)任和要求。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)和保密技能。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的