PAGE合作社項(xiàng)目檔案資料制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)合作社項(xiàng)目檔案資料管理，確保項(xiàng)目檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為合作社項(xiàng)目的決策、實(shí)施、監(jiān)督和評(píng)估提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于合作社所有項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社項(xiàng)目檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類科學(xué)原則：按照項(xiàng)目檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露，確保檔案資料的安全。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善合作社項(xiàng)目檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)合作社項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目實(shí)施部門做好項(xiàng)目檔案資料的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案資料的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案資料的信息化建設(shè)，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的管理，確保項(xiàng)目檔案資料的形成、積累與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。3.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理、分類、編號(hào)等工作，保證檔案資料的質(zhì)量。4.積極配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案資料的檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案資料收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段：包括項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目資金使用計(jì)劃及相關(guān)憑證、項(xiàng)目物資采購合同及清單、項(xiàng)目技術(shù)資料（如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、試驗(yàn)報(bào)告等）、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)收集各類文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照項(xiàng)目檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理。一般可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等類別。2.對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案資料內(nèi)容相符。4.對(duì)破損或褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案資料的原貌。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)退回項(xiàng)目實(shí)施部門重新整理。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制歸檔清單，清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由項(xiàng)目實(shí)施部門留存。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等重要文件。3.長期保管的檔案資料主要包括項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目資金使用計(jì)劃及相關(guān)憑證等與項(xiàng)目實(shí)施過程密切相關(guān)的文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案資料主要包括項(xiàng)目物資采購合同及清單、項(xiàng)目技術(shù)資料等一般性文件，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。五、檔案資料利用（一）利用范圍1.合作社內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案資料的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱項(xiàng)目檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)合作社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案資料應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案資料查閱登記表》，并在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下查閱。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料復(fù)印件或電子文檔。如需查閱原件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在查閱過程中做好登記和保護(hù)工作。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案資料，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損。如需摘錄或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案資料名稱及數(shù)量等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐份審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案資料的存毀情況。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)合作社主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案資料銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案資料名稱及數(shù)量、銷毀人員姓名等。3.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.合作社內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用情況。3.檔案資料的安全保密情況。（三）問題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改