PAGE基建檔案及圖紙管理制度一、總則（一）目的為加強公司基建檔案及圖紙的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目檔案及圖紙的管理工作，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基建檔案及圖紙由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.全程跟蹤原則：從項目立項開始，對基建檔案及圖紙的形成、積累、整理、歸檔等過程進行全程跟蹤管理。3.規(guī)范標準原則：嚴格按照國家和行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范進行檔案及圖紙的管理工作。4.安全保密原則：確?；n案及圖紙的安全，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失，對涉及公司機密的檔案資料嚴格保密。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善基建檔案及圖紙管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門基建檔案及圖紙的收集、整理、歸檔工作。3.負責基建檔案及圖紙的集中統(tǒng)一保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.負責檔案資料的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定提供檔案資料。5.定期對基建檔案及圖紙進行鑒定、銷毀等工作，確保檔案資料的時效性和有效性。（二）項目建設部門職責1.負責本部門基建項目檔案及圖紙的收集、整理、歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.明確專人負責項目檔案及圖紙的管理工作，確保檔案資料的形成、積累與項目建設進度同步。3.在項目建設過程中，督促各參建單位做好檔案及圖紙的管理工作，檢查檔案資料的完整性和準確性。4.配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）工程技術(shù)部門職責1.負責指導項目建設部門做好基建項目技術(shù)資料的收集、整理工作，確保技術(shù)資料符合相關(guān)標準規(guī)范。2.審核基建項目圖紙的準確性和完整性，對圖紙的變更進行及時記錄和歸檔。3.參與基建項目檔案及圖紙的驗收工作，對檔案資料的技術(shù)內(nèi)容進行把關(guān)。（四）其他部門職責各部門應按照本制度的要求，做好本部門涉及基建項目的相關(guān)檔案及圖紙的收集、整理工作，并及時移交檔案管理部門。三、基建檔案管理（一）檔案收集1.項目建設部門應在項目建設過程中，及時收集項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類檔案資料。2.檔案資料應包括但不限于項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設計文件、施工圖紙、施工記錄、工程變更通知、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收報告等。3.各參建單位應按照合同要求，及時向項目建設部門提交各自負責范圍內(nèi)的檔案資料。（二）檔案整理1.項目建設部門應按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.整理后的檔案資料應編制目錄，建立索引，確保檔案資料的查找方便快捷。（三）檔案歸檔1.項目建設部門應在項目竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的基建檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.移交的檔案資料應齊全、完整、準確，符合檔案管理的要求。3.檔案管理部門應對移交的檔案資料進行核對、驗收，對不符合要求的檔案資料應退回項目建設部門重新整理。（四）檔案保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.對電子檔案應進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和完整性。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對基建檔案進行鑒定工作，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。四、基建圖紙管理（一）圖紙收集1.項目建設部門應在項目建設過程中，及時收集項目各階段的圖紙資料，包括初步設計圖紙、施工圖、竣工圖等。2.圖紙資料應包括紙質(zhì)圖紙和電子圖紙，電子圖紙應確保格式正確、內(nèi)容完整。3.各參建單位應按照合同要求，及時向項目建設部門提交各自負責范圍內(nèi)的圖紙資料。（二）圖紙審核1.工程技術(shù)部門應在收到圖紙資料后，對圖紙的準確性、完整性、規(guī)范性進行審核。2.審核內(nèi)容包括圖紙的尺寸標注、技術(shù)要求、材料選用、結(jié)構(gòu)設計等是否符合相關(guān)標準規(guī)范。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知設計單位進行修改，并做好記錄。（三）圖紙變更管理1.在項目建設過程中，如發(fā)生圖紙變更，項目建設部門應及時通知設計單位進行變更設計，并取得變更后的圖紙。2.變更后的圖紙應及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好變更記錄。3.變更記錄應包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時間、變更批準人等信息。（四）圖紙歸檔1.項目建設部門應在項目竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的基建圖紙資料移交檔案管理部門歸檔。2.移交的圖紙資料應齊全、完整、準確，符合圖紙管理的要求。3.檔案管理部門應對移交的圖紙資料進行核對、驗收，對不符合要求的圖紙資料應退回項目建設部門重新整理。（五）圖紙保管與利用1.檔案管理部門應按照基建檔案的保管要求，對基建圖紙進行妥善保管。2.基建圖紙的查閱、借閱應按照檔案管理的規(guī)定辦理手續(xù)，確保圖紙的安全。3.因工作需要查閱、借閱基建圖紙的人員，應在指定地點查閱、借閱，并做好記錄。五、檔案及圖紙的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱基建檔案及圖紙，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在核實身份后，提供相應的檔案及圖紙資料，并做好查閱記錄。（二）借閱程序1.因工作需要借閱基建檔案及圖紙的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容及其用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應按照規(guī)定的期限歸還檔案及圖紙資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱人員應愛護檔案及圖紙資料，不得在檔案及圖紙上涂改、標記、污損等。2.查閱、借閱人員不得擅自將檔案及圖紙資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案及圖紙資料，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。六、保密管理（一）保密范圍基建檔案及圖紙中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項目信息等內(nèi)容屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理部門應建立保密制度，對涉及保密的檔案及圖紙資料進行標識和管理。2.對查閱、借閱保密檔案及圖紙的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.檔案管理部門應采取必要的技術(shù)手段，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等，確保保密檔案及圖紙資料的安全。（三）保密監(jiān)督1.公司應定期對基建檔案及圖紙的保密管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。七、信息化管理（一）檔案及圖紙數(shù)字化1.檔案管理部門應逐步推進基建檔案及圖紙的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案及圖紙轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.數(shù)字化過程中應確保檔案及圖紙的內(nèi)容準確、完整，圖像清晰可讀。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案及圖紙進行分類存儲和管理，實現(xiàn)檔案資料的信息化檢索和利用。（二）信息化系統(tǒng)建設1.公司應建立基建檔案及圖紙管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的在線錄入、審核、歸檔、查閱、借閱等功能。2.信息化系統(tǒng)應具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案資料的安全和有效利用。3.定期對信息化系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。八、培訓與考核（一）培訓1.檔案管理部門應定期組織基建檔案及圖紙管理相關(guān)知識的培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、基建檔案及圖紙管理標準規(guī)范、檔案整理與歸檔方法、信息化管理系統(tǒng)操作等。3.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、線上學習等多種形式。（二）考核1.公司應將基建檔案及圖紙管理工作