PAGE勞動保障所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強勞動保障所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在勞動保障工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于勞動保障所各類檔案的管理，包括但不限于就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、勞動維權(quán)、人事人才等業(yè)務(wù)檔案，以及行政管理、財務(wù)、黨建等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：勞動保障所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專人負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映勞動保障工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集和整理勞動保障工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守檔案查閱、借閱的保密規(guī)定。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善勞動保障所檔案管理制度，并組織實施。負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。負責(zé)檔案的保管、安全防護和定期檢查，確保檔案的安全和完整。負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進行鑒定和銷毀。負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用指導(dǎo)。負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時將檔案移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。負責(zé)本部門查閱、借閱檔案的登記和歸還工作，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉勞動保障業(yè)務(wù)，經(jīng)過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)后上崗。負責(zé)檔案管理的具體工作，嚴格遵守檔案管理制度，認真履行崗位職責(zé)。負責(zé)檔案的日常維護和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。負責(zé)檔案信息的統(tǒng)計和分析工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.勞動保障所各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于：就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作：就業(yè)登記、失業(yè)登記、職業(yè)介紹、職業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持等相關(guān)材料。社會保險工作：參保登記、繳費申報、待遇審核、基金管理等相關(guān)材料。勞動維權(quán)工作：勞動爭議調(diào)解仲裁、勞動監(jiān)察執(zhí)法、工傷認定等相關(guān)材料。人事人才工作：人事檔案、職稱評審、人才引進等相關(guān)材料。行政管理工作：工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、印章管理等相關(guān)材料。財務(wù)工作：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等相關(guān)材料。黨建工作：黨組織建設(shè)、黨員教育管理、黨風(fēng)廉政建設(shè)等相關(guān)材料。2.上級主管部門下發(fā)的與勞動保障工作有關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.勞動保障所與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等相關(guān)材料。4.反映勞動保障所工作歷史沿革、重大事件、重要活動等方面的資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集、整理本部門的業(yè)務(wù)檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集人員應(yīng)認真核對檔案材料的真實性、準確性和完整性，對不符合要求的檔案材料應(yīng)及時補充或更正。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，防止檔案丟失或損壞。備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，確保備份數(shù)據(jù)的安全和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案、社會保險檔案、勞動維權(quán)檔案、人事人才檔案、行政管理檔案、財務(wù)檔案、黨建檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況一致。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止檔案生銹損壞。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別和編號范圍，以便于快速查找檔案。三、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度一般控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報警裝置，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，密集架和檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，確保備份數(shù)據(jù)的安全和可利用性。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的管理制度，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。4.對特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照其特點進行單獨保管，并建立相應(yīng)的管理制度，確保其安全和完整。（三）保管期限1.勞動保障所檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映勞動保障所主要職能活動和基本歷史面貌的，對勞動保障工作有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如勞動保障所的重要文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、財務(wù)決算、人事檔案等。長期保管的檔案：凡是反映勞動保障所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對勞動保障工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如勞動保障所的一般業(yè)務(wù)文件、工作計劃、總結(jié)等。短期保管的檔案：凡是反映勞動保障所短期工作活動，在較短時間內(nèi)對勞動保障工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如勞動保障所的臨時性文件、一般事務(wù)性通知等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度等因素進行綜合考慮，并嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等方面。定期檢查一般每年進行一次，遇有特殊情況應(yīng)及時進行檢查。2.檢查檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、編號、目錄等是否一致，檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取有效措施加以改進，確保檔案的安全和完整。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度等因素進行綜合考慮，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定工作，確保鑒定結(jié)果的公正性和權(quán)威性。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和討論，制定檔案鑒定工作計劃和方案，明確鑒定工作的程序和方法。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定工作計劃和方案，對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度等因素，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)進行重點審查，根據(jù)檔案的實際情況，確定是否需要繼續(xù)保存。對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括檔案鑒定的基本情況、鑒定結(jié)果、銷毀意見等。檔案鑒定報告應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報勞動保障所領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)勞動保障所領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)按照檔案鑒定報告的銷毀意見，對確無保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，嚴格按照規(guī)定程序進行操作。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行處理，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。檔案銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)及時在檔案目錄和檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記，確保檔案信息的準確性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.勞動保障所工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細記錄，以備查閱。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱勞動保障所檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)勞動保障所領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供借閱人員借閱。借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行借閱，不得將檔案帶出勞動保障所。3.借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱期限，按時歸還檔案。如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、借閱期限等進行詳細記錄，以備查閱。對逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并采取相應(yīng)的措施。（三）保密要求1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進行管理。2.檔案管理部門應(yīng)加強對查閱、借閱檔案人員的保密教育，提高其保密意識，防止檔案信息的泄露。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如對檔案進行加密存儲、限制查閱范圍等，確保檔案信息的安全。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立勞動保障所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計、分析等功能，為勞動保障工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。3.加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)字化檔案采集1.對勞動保障所現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準要求，一般不低于300dpi。2.數(shù)字化掃描后的檔案應(yīng)進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、準確。圖像處理應(yīng)包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作。3.對數(shù)字化掃描后的檔案應(yīng)進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準確無誤，確保與檔案實際情況一致。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合勞動保障所檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等功能，并支持多用戶同時使用。2.對檔案管理信息系統(tǒng)進行定制開發(fā)，根據(jù)勞動保障所檔案管理的實際情況，設(shè)置相應(yīng)的功能模塊和操作流程，確保系統(tǒng)的實用性和可操作性。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止系統(tǒng)被攻擊、篡改和數(shù)據(jù)泄露。系統(tǒng)應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。（四）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理體系，制定相應(yīng)的安全管理制