PAGE中職生紙質(zhì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中職生紙質(zhì)檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等工作中的重要作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校中職生紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、transfer和銷毀等管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映中職生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、實踐等情況。2.完整性原則：全面收集中職生各方面的相關(guān)材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護中職生檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)籍材料1.錄取通知書、入學(xué)登記表。2.學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄。3.畢業(yè)實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等相關(guān)材料。（三）綜合素質(zhì)評價材料1.品德表現(xiàn)評價：如班主任評語、同學(xué)互評、自我鑒定等。2.社會實踐活動記錄：包括志愿者服務(wù)、社區(qū)活動、企業(yè)實習(xí)等經(jīng)歷。3.職業(yè)技能鑒定證書、獲獎證書等。（四）黨團組織材料1.入團志愿書、團組織關(guān)系證明。2.入黨申請書、入黨積極分子培養(yǎng)考察表、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書等（適用于有入黨意愿的學(xué)生）。（五）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書。2.求職簡歷、面試記錄等相關(guān)就業(yè)輔助材料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.班主任負(fù)責(zé)收集本班學(xué)生的各類檔案材料，確保材料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.各學(xué)科任課教師負(fù)責(zé)提供學(xué)生的成績單、實習(xí)指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)提供實習(xí)報告等相關(guān)材料。3.學(xué)校黨團組織負(fù)責(zé)收集學(xué)生的黨團組織材料。4.就業(yè)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的就業(yè)材料。（二）收集時間1.新生入學(xué)時，班主任應(yīng)及時收集學(xué)生的入學(xué)登記表、個人簡歷等基本信息材料，并在規(guī)定時間內(nèi)交至學(xué)校檔案室。2.每學(xué)期末，各任課教師應(yīng)將學(xué)生的成績單、實習(xí)指導(dǎo)教師應(yīng)將實習(xí)報告等材料交至班主任處，由班主任統(tǒng)一整理后交檔案室。3.學(xué)生在校期間，如有獲得獎勵、處分等情況，相關(guān)部門應(yīng)及時將材料交至檔案室。4.學(xué)生畢業(yè)前，就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)提前收集就業(yè)材料，并統(tǒng)一交檔案室整理歸檔。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，內(nèi)容清晰、完整，簽字蓋章齊全。2.所有材料應(yīng)原件歸檔，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，復(fù)印件應(yīng)注明“與原件相符”，并加蓋提供單位公章。3.材料應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類順序進行整理，確保條理清晰。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類，將學(xué)生基本信息、學(xué)籍材料、綜合素質(zhì)評價材料、黨團組織材料、就業(yè)材料等分別進行整理。2.每類材料按照時間順序排列，同一材料有多份的，應(yīng)進行編號并裝訂成冊。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案類別、材料名稱、日期、頁碼等信息，確保查閱方便。（三）整理流程1.檔案室工作人員接收班主任交來的檔案材料后，首先對材料的完整性和規(guī)范性進行檢查。2.按照整理方法對檔案進行分類、排序、編號、裝訂等操作。3.編制檔案目錄，并將目錄錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、學(xué)生姓名、班級等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年級、班級等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的補救措施。3.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.非檔案室工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案室。（三）檔案期限1.中職生紙質(zhì)檔案的保管期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要可查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人可查閱自己的檔案。3.用人單位經(jīng)學(xué)校同意后可查閱學(xué)生的就業(yè)相關(guān)檔案材料。（二）查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至學(xué)校檔案室。3.檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，對檔案進行查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制與保密1.涉及學(xué)生個人隱私的檔案材料，如體檢報告、心理測評結(jié)果等，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得查閱。2.查閱人應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.本校教職工因工作需要可借閱學(xué)生檔案，但僅限在檔案室查閱，不得帶出檔案室。2.因特殊情況確需借出檔案室的，需經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交至學(xué)校檔案室。3.檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，對檔案進行審核，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人借閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在借閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）借閱限制與責(zé)任1.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失、損壞檔案。如發(fā)生檔案遺失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案transfer（一）transfer范圍1.學(xué)生畢業(yè)時，檔案應(yīng)按照就業(yè)去向transfer至相關(guān)單位或部門。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等情況，檔案應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定進行transfer。（二）transfer流程1.學(xué)生畢業(yè)前，就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)根據(jù)學(xué)生的就業(yè)情況，填寫《檔案transfer登記表》，注明學(xué)生姓名、班級、就業(yè)單位、檔案transfer地址等信息。2.《檔案transfer登記表》經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核后，交檔案室辦理檔案transfer手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)《檔案transfer登記表》提供的信息，對檔案進行整理、封裝，并按照規(guī)定的transfer方式進行transfer。4.transfer檔案時，應(yīng)填寫檔案transfer清單，雙方簽字確認(rèn)。5.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等情況，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)及時通知檔案室，檔案室按照規(guī)定辦理檔案transfer手續(xù)，并做好記錄。（三）transfer要求1.檔案transfer應(yīng)通過機要交通、專人送取等安全可靠的方式進行，不得通過普通郵寄等方式transfer。2.transfer檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和密封性，防止檔案材料丟失或損壞。3.接收檔案的單位或部門應(yīng)在檔案transfer清單上簽字確認(rèn)，并及時將檔案接收情況反饋給學(xué)校檔案室。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍保管期限屆滿且無保存價值的中職生紙質(zhì)檔案。（二）銷毀流程1.學(xué)校檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》