PAGE檔案制度1586494Z空間一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織工作的全過(guò)程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案的收集、整理、保管等工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案等。5.合同檔案：各類合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。6.基建檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的檔案。7.設(shè)備檔案：公司/組織各類設(shè)備的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的識(shí)別和管理。2.編號(hào)方法：采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年行政檔案的編號(hào)為XZ2023001，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“2023”為年度，“001”為流水號(hào)。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，如行政檔案為XZ，人事檔案為RS，財(cái)務(wù)檔案為CW等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將檔案材料移交至檔案管理部門。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年移交完畢。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)未按時(shí)移交或檔案材料不完整的部門，及時(shí)提出整改要求。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)檔案材料的分類、編號(hào)、編目、裝訂等。3.檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料。如有特殊情況需要對(duì)檔案進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)在備注中注明修改原因和日期，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。4.整理后的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，便于查閱和保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要的檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案保密1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱機(jī)密檔案應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。3.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)是具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱機(jī)密檔案應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱人員如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員簽字確認(rèn)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便對(duì)檔案利用工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司/組織重要的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.數(shù)字化后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息管理系統(tǒng)1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔