PAGE公共衛(wèi)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公共衛(wèi)生工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)公共衛(wèi)生檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公共衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集和保存與公共衛(wèi)生相關(guān)的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格保密。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用和管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公共衛(wèi)生檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和鑒定工作，定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案管理情況。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。7.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共衛(wèi)生檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料移交檔案室統(tǒng)一管理。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門已歸檔檔案的查詢、利用和借閱工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案管理的效率和水平。6.參與檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和鑒定工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公共衛(wèi)生相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.各類公共衛(wèi)生項(xiàng)目的規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)等。3.公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、調(diào)查、研究等工作的原始記錄、報(bào)告、數(shù)據(jù)等。4.公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案、處置記錄、報(bào)告等。5.公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人員檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等。6.其他與公共衛(wèi)生工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。4.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全性。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理歸檔后移交檔案室。2.對(duì)于臨時(shí)性的公共衛(wèi)生項(xiàng)目或突發(fā)事件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料并移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照檔案形成的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張破損、字跡模糊等不符合要求的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。2.分類：根據(jù)分類方法，將檔案資料分為不同的類別。3.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.上架：將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序上架存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.公共衛(wèi)生檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公共衛(wèi)生工作重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公共衛(wèi)生工作一般業(yè)務(wù)活動(dòng)、在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限為10年至50年。4.短期保管：凡是反映公共衛(wèi)生工作臨時(shí)性業(yè)務(wù)活動(dòng)、在較短時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)短期保管，保管期限為1年至10年。六、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱公共衛(wèi)生檔案的本公司/組織內(nèi)部人員。2.因開展公共衛(wèi)生相關(guān)研究、合作等工作需要查閱檔案的外部單位或個(gè)人。（二）借閱手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，需提前向檔案室提交書面申請(qǐng)，說明借閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案的期限一般不超過15個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案的期限一般不超過7個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失或擅自銷毀檔案。2.借閱人如需摘錄、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案資料，如逾期未還，檔案室應(yīng)及時(shí)催還。七、檔案利用（一）利用方式1.為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足其工作需要。2.根據(jù)公司/組織的決策和管理需要，提供檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、專題研究資料等。3.為公共衛(wèi)生相關(guān)的學(xué)術(shù)研究、教育培訓(xùn)等活動(dòng)提供檔案資料支持。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。（二）利用流程1.用戶提出利用檔案的申請(qǐng)，說明利用目的、內(nèi)容和方式等。2.檔案室對(duì)用戶的申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限、保密規(guī)定等決定是否提供利用。3.如同意提供利用，檔案室按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，為用戶提供檔案資料。4.用戶利用檔案資料后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并填寫《檔案利用反饋表》，對(duì)檔案資料的利用效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。2.檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，不得用于非法目的。3.檔案室應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高檔案利用水平。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來利用價(jià)值，確保檔案鑒定工作的準(zhǔn)確性和合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案形成部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和未來利用價(jià)值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行分析判斷。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公共衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為公共衛(wèi)生工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公共衛(wèi)生檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練