PAGE小學(xué)檔案室相關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室的檔案管理工作，包括學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，確保檔案室工作的正常開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。5.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的真實(shí)性和有效性。5.積極開展檔案利用工作，為學(xué)校各部門和師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。6.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，提高檔案管理信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校行政文件：包括上級(jí)教育主管部門下發(fā)的文件、學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告等。2.教學(xué)檔案：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊(cè)、教學(xué)研究成果等。3.學(xué)生檔案：包含學(xué)生學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)檔案等。4.教師業(yè)務(wù)檔案：有教師個(gè)人基本信息、教學(xué)經(jīng)歷、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。5.學(xué)校財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.基建檔案：涉及學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.設(shè)備檔案：包括學(xué)校購置的教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤設(shè)備等的采購合同、使用說明書、維修記錄等。8.聲像檔案：如學(xué)?；顒?dòng)照片、錄像、錄音等資料。9.其他檔案：學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀。3.對(duì)重要活動(dòng)和項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類、教師工作類、財(cái)務(wù)管理類、基建工作類、設(shè)備管理類、聲像檔案類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對(duì)紙張較小、零散的檔案材料進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架上，同一類檔案應(yīng)集中存放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、重大活動(dòng)記錄、教學(xué)成果等。3.長期保管的檔案一般為16年至50年，如學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.短期保管的檔案為15年以下，如一般性的文件、資料等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管期限、存放位置等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、范圍、結(jié)果等信息，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、用途等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校各部門在工作中查閱檔案，為制定工作計(jì)劃、決策參考、解決問題等提供依據(jù)。2.教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中查閱相關(guān)檔案，如教學(xué)資料、學(xué)生檔案、科研成果等。3.學(xué)生查閱本人學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案等。4.因工作需要，校外單位或個(gè)人經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后查閱本校檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案。2.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本校的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，并做好記