PAGE農(nóng)業(yè)局檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強農(nóng)業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)業(yè)局機關各科室、直屬事業(yè)單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和特殊載體檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。檔案工作在局黨組統(tǒng)一領導下，實行局辦公室集中管理，各科室、單位配合做好相關檔案工作。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案內(nèi)容的完整性、準確性，維護檔案的系統(tǒng)性，保障檔案的安全保管和有效利用。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便檔案查閱和使用。二、檔案管理職責分工（一）局辦公室1.負責制定檔案管理制度和工作流程，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作。2.指導、監(jiān)督各科室、單位檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.集中管理全局重要檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設備。4.負責檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作，定期向上級檔案部門報送檔案工作情況。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。（二）各科室、單位1.明確一名檔案工作兼職人員，負責本科室、單位檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案管理要求，及時將本科室、單位工作中形成的文件材料進行分類整理，定期移交局辦公室歸檔。3.配合局辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和線索。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與農(nóng)業(yè)局工作相關的文件、指示、通知等。2.農(nóng)業(yè)局制定的各類政策文件、規(guī)劃計劃、工作方案、規(guī)章制度等。3.農(nóng)業(yè)局召開的重要會議文件、記錄、紀要等。4.農(nóng)業(yè)局開展的各類業(yè)務工作形成的文件材料，如項目申報、實施、驗收材料，農(nóng)業(yè)統(tǒng)計報表，農(nóng)業(yè)技術推廣資料等。5.農(nóng)業(yè)局的人事檔案、財務檔案、基建檔案等專門檔案。6.農(nóng)業(yè)局在對外交流、合作等活動中形成的文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位兼職檔案人員要及時收集本科室、單位工作中產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對重要文件材料要進行備份，防止丟失。3.收集的文件材料應字跡清晰、格式規(guī)范，載體應符合檔案保管要求。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，在次年上半年完成收集整理并移交局辦公室歸檔。2.對于重大活動、重點項目等形成的文件材料，應在活動結(jié)束或項目完成后及時收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度機構保管期限分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)。機構：根據(jù)農(nóng)業(yè)局內(nèi)部科室、單位設置進行分類。保管期限：分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案：按照項目階段類別分類。項目：以農(nóng)業(yè)科研項目、農(nóng)業(yè)建設項目等為單位。階段：分為項目前期、實施、驗收等階段。類別：包括項目申報書、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、驗收文件等。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定分類，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、退休材料等十大類。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法分類，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他會計核算專業(yè)資料等。5.基建檔案：按照工程項目分類，包括項目立項文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。（三）整理步驟1.文書檔案：裝訂：去除文件上的金屬物，采用A4紙規(guī)格進行左側(cè)裝訂整齊。分類：按照年度機構保管期限分類方案，對文件進行分類。編號：編制檔案編號，采用“全宗號年度保管期限流水號”的形式。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊相關信息。2.科技檔案：項目組在項目實施過程中，指定專人負責收集、整理項目文件材料，按照項目階段類別進行分類。對項目文件材料進行編號、編目，建立項目檔案目錄清單。繪制項目相關圖紙，標注準確、清晰，與文字材料一并歸檔。將項目檔案材料整理成冊，裝入檔案盒或檔案柜保管。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，對各類人事檔案材料進行分類排序。對每份檔案材料進行編號、編目，建立人事檔案目錄。對人事檔案進行裝訂、裝盒，填寫檔案盒封面、盒脊相關信息。4.財務檔案：會計人員按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理。對會計檔案進行編號、編目，填寫會計檔案目錄。將會計檔案裝訂成冊，裝入檔案盒或檔案柜保管，注明檔案所屬年度、類別等信息。5.基建檔案：工程項目建設過程中形成的各類文件材料，由項目建設單位負責收集、整理，按照工程項目分類。對基建檔案進行編號、編目，建立基建檔案目錄清單。將基建檔案材料整理成冊，裝入檔案盒或檔案柜保管，標注工程項目名稱、建設時間等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.各科室、單位兼職檔案人員整理好的檔案，應按時移交局辦公室。2.移交的檔案應符合整理規(guī)范要求，檔案盒、檔案目錄等應填寫完整、準確。3.局辦公室對接收的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應退回原科室、單位重新整理。（二）歸檔時間每年[具體時間]前，各科室、單位完成上一年度檔案的整理并移交局辦公室歸檔。（三）歸檔手續(xù)1.移交檔案時，雙方應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認。2.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。六、檔案保管（一）保管場所1.局辦公室設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管措施1.對檔案進行分類存放，并在檔案架上標注清晰的標識，便于查找。2.定期對檔案庫房進行檢查，檢查檔案的保管狀況、庫房溫濕度等情況，做好記錄。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.按照檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定，及時剔除無保存價值的檔案。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確保檔案安全。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理，保證電子檔案的真實性、完整性和可讀性。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，防止電子檔案信息泄露。（四）特殊載體檔案保管1.對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應進行分類整理，標注相關信息。2.照片應沖印成紙質(zhì)照片并裝入相冊或檔案袋保管，同時保存電子照片；錄音、錄像應轉(zhuǎn)錄成光盤或其他存儲介質(zhì)保管，并建立目錄清單。3.特殊載體檔案應與紙質(zhì)檔案一同存放于檔案庫房，確保安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系需要查閱本局相關檔案，須經(jīng)局領導批準。3.司法機關等依法查閱本局檔案，應按照相關法律程序辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可直接到檔案庫房查閱檔案，填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)科室負責人、局辦公室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。到期應及時歸還檔案。3.復制：如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案利用專用章。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責人、業(yè)務骨干等組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)局領導批準后，方可實施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行銷毀處理。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量