PAGE博物館檔案保管制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)博物館檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在博物館各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于博物館內(nèi)各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則博物館檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映博物館各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.完整性原則全面收集博物館在業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理、基本建設(shè)等方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置博物館設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善博物館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.建立健全檔案保管體系，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案裝具、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，保證檔案存放環(huán)境符合要求。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。5.開展檔案鑒定工作，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息，并向上級(jí)主管部門報(bào)送相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.積極開發(fā)檔案信息資源，根據(jù)工作需要，編制各類檔案檢索工具和參考資料，為博物館的業(yè)務(wù)工作、研究工作、展覽展示等提供檔案信息服務(wù)。8.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。9.負(fù)責(zé)對(duì)博物館各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。10.做好檔案的移交和接收工作，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將到期檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，并接收上級(jí)主管部門或其他相關(guān)單位移交的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括博物館的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備采購(gòu)與管理檔案、安全保衛(wèi)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類檔案涵蓋展覽策劃與實(shí)施檔案、文物征集與收藏檔案、文物研究與保護(hù)檔案、教育活動(dòng)檔案、觀眾接待檔案等。3.基本建設(shè)類檔案包含博物館新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.其他類檔案如捐贈(zèng)檔案、合作交流檔案、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓或自行銷毀。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的全面性和準(zhǔn)確性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)的編號(hào)方法。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全存放。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等裝具，按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保管設(shè)備與設(shè)施1.配備溫濕度控制設(shè)備，使庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。2.安裝防火設(shè)備設(shè)施，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等，確保檔案庫(kù)房的消防安全。3.配備防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止檔案被盜。4.放置防蟲防鼠設(shè)備，如防蟲藥品、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲鼠侵害。5.安裝防塵、防光、防磁設(shè)備，如窗簾、遮光罩、防磁柜等，保護(hù)檔案的質(zhì)量。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處理，需要銷毀的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管狀況等信息，做到賬物相符。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合博物館的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其獨(dú)特價(jià)值和保存必要性。3.效益評(píng)估法評(píng)估檔案對(duì)博物館業(yè)務(wù)工作、研究工作、展覽展示等方面的實(shí)際效益，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)博物館分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將《檔案銷毀清冊(cè)》作為檔案資料長(zhǎng)期保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和博物館檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)博物館業(yè)務(wù)工作、研究工作、展覽展示等為宗旨，積極為利用者提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.博物館內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)各界因工作研究、學(xué)術(shù)交流、展覽展示等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀或丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。(四)利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（二）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程等要求。2.按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰可讀。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫(kù)等工作，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案管理系統(tǒng)，滿足博物館檔案管理的實(shí)際需求。2.在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案分類體系、編號(hào)規(guī)則、著錄格式等，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。3.利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、審核、編目、檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。4.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問日志等功能，防止檔案信息泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份管理，制定備份策略，定期進(jìn)行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的地方。4.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案工作的正常開展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體博物館檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，同時(shí)接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門及各部門檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案保管場(chǎng)所、保管設(shè)備設(shè)施的安全狀況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、保管狀況、利用登記等，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案的保管利用情況。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的突出問題