PAGE安徽實物檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強安徽實物檔案的管理，確保實物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的實物檔案管理。（三）定義實物檔案是指單位在各項活動中形成的，具有保存價值的，以物質(zhì)實體形式存在的歷史記錄，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、手稿、照片、錄音、錄像等。（四）管理原則實物檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.反映單位重大活動、重要事件、榮譽成就的實物，如獎杯、獎牌、證書、錦旗等。2.單位主要領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、手稿等。3.具有歷史價值和紀(jì)念意義的印章、印模等。4.其他具有保存價值的實物。（二）收集渠道1.各部門在工作中形成的實物，應(yīng)及時移交檔案管理部門。2.單位舉辦重大活動、重要會議等形成的實物，由活動或會議組織部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。3.對社會捐贈、上級部門頒發(fā)等渠道獲得的實物，相關(guān)接收部門應(yīng)及時將實物移交檔案管理部門。（三）收集要求1.實物檔案的收集應(yīng)確保其真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的實物應(yīng)具有明確的來源、時間、地點等信息。3.對于具有特殊價值的實物，應(yīng)同時收集相關(guān)的文字說明、背景資料等。三、實物檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)實物檔案應(yīng)按照其性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類。一般可分為以下幾類：1.榮譽類：包括獎杯、獎牌、證書、錦旗等。2.題詞類：單位主要領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、手稿等。3.印章類：單位印章、印模等。4.其他類：如照片、錄音、錄像等具有保存價值的實物。（二）編號規(guī)則實物檔案應(yīng)進(jìn)行編號管理，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別+順序號”的方式，如“2023榮譽001”。（三）編目要求1.實物檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、來源、時間、保管期限等。2.對于照片、錄音、錄像等實物，應(yīng)在目錄中注明相關(guān)的拍攝時間、地點、人物等信息。四、實物檔案的鑒定（一）鑒定組織單位應(yīng)成立實物檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對實物檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)實物檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)其歷史價值、現(xiàn)實意義、保存狀況等因素進(jìn)行綜合評估。一般應(yīng)符合以下標(biāo)準(zhǔn)：1.反映單位重要歷史事件、重大活動或具有重要歷史意義的實物。2.具有較高藝術(shù)價值、科學(xué)價值或紀(jì)念意義的實物。3.能夠證明單位發(fā)展歷程、工作成果等方面的實物。4.保存狀況良好，具有一定的完整性和代表性的實物。（三）鑒定程序1.檔案管理部門對實物檔案進(jìn)行初步審核，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時可組織實地考察、專家論證等。3.根據(jù)鑒定小組的審核意見，確定實物檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：反映單位重大歷史事件、重要活動，具有重要歷史價值和紀(jì)念意義的實物。長期保管：具有一定歷史價值和現(xiàn)實意義，反映單位主要工作成果或發(fā)展歷程的實物，保管期限一般為30年。短期保管：在一定時期內(nèi)具有參考價值，但保管期限較短的實物，保管期限一般為10年。五、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或陳列室，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。陳列室應(yīng)根據(jù)實物檔案的特點進(jìn)行合理布置，便于展示和利用。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品等。2.陳列室應(yīng)配備展示柜、照明設(shè)備、講解設(shè)備等，確保實物檔案的安全展示。（三）保管要求1.實物檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對珍貴、易損的實物檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對實物檔案進(jìn)行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.建立實物檔案保管臺賬，記錄實物檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。六、實物檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部查閱利用：主要用于單位內(nèi)部各項工作的參考、證明、展示等。2.對外提供利用：根據(jù)工作需要，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向有關(guān)部門或單位提供實物檔案的查閱利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員查閱實物檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。對外提供查閱服務(wù)，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供實物檔案的復(fù)制件。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。3.展示：實物檔案可在單位內(nèi)部陳列室或其他指定場所進(jìn)行展示，展示時應(yīng)確保實物檔案的安全。（三）利用登記建立實物檔案利用登記制度，對利用時間、利用者姓名、利用目的、查閱內(nèi)容、復(fù)制情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。利用登記記錄應(yīng)長期保存。七、實物檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍根據(jù)實際工作需要，對具有重要價值和利用頻率較高的實物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化要求1.實物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。2.數(shù)字化圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確，分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。3.建立實物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化成果進(jìn)行分類存儲，便于檢索和利用。（三）數(shù)字化管理1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實物檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。2.對實物檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和成果，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等問題。3.定期對實物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制單位應(yīng)建立健全實物檔案管理監(jiān)督機制，加強對實物檔案管理工作的監(jiān)督檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門實物檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.實物檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.實物檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.實物檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（三）問題處