PAGE數(shù)字化檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司數(shù)字化檔案的安全管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在數(shù)字化檔案管理過程中的安全管理活動，包括檔案的收集、整理、存儲、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案進行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：保證數(shù)字化檔案內(nèi)容的完整，不被篡改或丟失。4.可用性原則：確保數(shù)字化檔案在需要時能夠及時、準(zhǔn)確地提供利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)字化檔案安全管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的日常管理工作，包括收集、整理、存儲、編目等。3.負(fù)責(zé)建立數(shù)字化檔案安全防護體系，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。4.負(fù)責(zé)對數(shù)字化檔案的利用進行審批和監(jiān)督，確保檔案使用符合規(guī)定。5.負(fù)責(zé)組織開展數(shù)字化檔案安全培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的安全意識。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供數(shù)字化檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。2.負(fù)責(zé)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)進行安全防護，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等。3.負(fù)責(zé)制定和實施數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的備份與恢復(fù)方案，確保檔案數(shù)據(jù)可恢復(fù)。4.負(fù)責(zé)對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，及時修復(fù)安全漏洞。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字化檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實性和完整性。2.按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用數(shù)字化檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。3.配合檔案管理部門做好數(shù)字化檔案的安全管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的各類檔案，并按照檔案管理的要求進行分類整理。2.收集的檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實、完整，字跡清晰，圖像、音頻、視頻等資料應(yīng)保證質(zhì)量。3.對于重要的檔案，應(yīng)進行原件收集，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況，對收集的檔案進行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進行編目，編制檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。四、檔案存儲（一）存儲設(shè)備與環(huán)境1.應(yīng)選用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行檢查和維護。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）存儲方式1.數(shù)字化檔案應(yīng)采用多種存儲方式，如在線存儲、離線存儲等，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.對于重要的檔案，應(yīng)進行異地備份存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)備份1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案進行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的物理位置，并進行定期檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.根據(jù)檔案的重要性和變化頻率，確定合理的備份周期，如每天、每周或每月備份一次。五、檔案傳輸（一）傳輸方式1.數(shù)字化檔案傳輸應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動存儲設(shè)備傳輸?shù)取?.在傳輸過程中，應(yīng)確保檔案信息的保密性和完整性，防止信息泄露或被篡改。（二）傳輸安全1.對通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)字化檔案，應(yīng)進行加密處理，采用安全的加密算法，確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性。2.對移動存儲設(shè)備傳輸?shù)臋n案，應(yīng)進行病毒檢測和安全檢查，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。3.在傳輸重要檔案時，應(yīng)提前進行測試，確保傳輸過程的順利和安全。六、檔案利用（一）利用權(quán)限1.明確不同人員對數(shù)字化檔案的利用權(quán)限，根據(jù)工作需要和檔案的保密級別，設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）利用流程1.用戶需要利用數(shù)字化檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.檔案管理部門對申請表進行審核，根據(jù)用戶權(quán)限進行審批。3.經(jīng)審批同意后用戶方可利用檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.用戶利用檔案時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除檔案內(nèi)容，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。（三）利用記錄1.對數(shù)字化檔案的利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用目的、檔案名稱等信息。2.利用記錄應(yīng)保存一定期限，以便進行審計和查詢。七、檔案安全防護（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等。2.定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進行檢查和維護，及時更新安全策略和病毒庫，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.對網(wǎng)絡(luò)訪問進行嚴(yán)格控制，設(shè)置訪問權(quán)限和口令，定期更換口令，防止非法訪問。（二）數(shù)據(jù)安全1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，采用先進的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性。2.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對數(shù)據(jù)的訪問、修改、刪除等操作進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.定期對數(shù)據(jù)進行完整性檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。（三）人員安全1.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。2.對涉及數(shù)字化檔案管理的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露檔案信息。3.規(guī)范檔案管理人員的操作流程，嚴(yán)格遵守安全管理制度，防止因操作失誤導(dǎo)致檔案信息安全事故。八、檔案安全審計與監(jiān)督（一）審計機制1.建立數(shù)字化檔案安全審計制度，定期對檔案管理活動進行審計。2.審計內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，檢查是否符合安全管理制度的要求。3.審計人員應(yīng)具備專業(yè)的審計知識和技能，審計結(jié)果應(yīng)形成報告，及時反饋給相關(guān)部門。（二）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的數(shù)字化檔案安全管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)對數(shù)字化檔案安全管理進行不定期的專項審計，確保安全管理制度的有效執(zhí)行。3.接受上級部門和相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時進行整改落實。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定數(shù)字化檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)流程等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.當(dāng)發(fā)生數(shù)字化檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，相關(guān)人員應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場進行處置。2.及時采取措施，如隔離故障設(shè)備、恢復(fù)數(shù)據(jù)備份、調(diào)查事故原因等，最大限度地減少損失。3.對事故情況進行詳細(xì)記錄，并及時向上級部門報告。（三）事后恢復(fù)與總結(jié)1.事故處理完畢后，應(yīng)及時進行檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)和重建工作，確保檔案信息的正常使用。2.對事故原因進行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，完善安全管理制度。十、檔案銷毀（一）銷毀原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對已失去保存價值的數(shù)字化檔案進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)確保信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應(yīng)定期對庫存檔案進行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔