PAGE公安局檔案追蹤制度匯編一、總則（一）目的為加強公安局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，實現(xiàn)檔案的有效追蹤與利用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公安局各部門在檔案管理工作中的相關(guān)活動，包括檔案的形成、收集、整理、保管、檢索、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公安工作的歷史和現(xiàn)狀。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公安工作和社會提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案形成與收集（一）文件材料的形成1.公安局各部門在履行職責(zé)過程中，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時形成各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡應(yīng)清晰、工整，禁用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作和存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行整理和收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括上級文件、本部門發(fā)文、會議文件、案件材料、業(yè)務(wù)報表等各類與公安工作相關(guān)的資料。3.對于重要的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行收集和歸檔，不得積壓或丟失。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.公安局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等幾大類。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如刑事案件檔案、治安案件檔案、出入境管理檔案等；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類；實物檔案按照物品類別進(jìn)行分類。（二）整理要求1.對收集的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)案件的辦理流程和類別進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫼驼怼?.實物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記和說明，確保實物的真實性和完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.公安局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管期限1.公安局檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括重要的法規(guī)性文件、重大案件的檔案、公安工作中的重要歷史資料等；長期保管的檔案一般為16年至50年，包括一般性案件檔案、重要業(yè)務(wù)文件等；短期保管的檔案為15年以下，如一般性的工作資料、臨時性文件等。3.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類保管，確保檔案的有序存放。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.檢查檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，如有問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案檢索（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，確保檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。3.電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、類別等多種條件進(jìn)行快速檢索。（二）檢索方法1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握各種檢索工具的使用方法，能夠根據(jù)利用者的需求快速準(zhǔn)確地查找檔案。2.利用者可以通過檔案目錄、索引等紙質(zhì)檢索工具進(jìn)行手工檢索，也可以通過電子檢索系統(tǒng)進(jìn)行在線檢索。3.在檢索檔案時，應(yīng)按照先分類后主題的原則進(jìn)行查找，確保檢索的全面性和準(zhǔn)確性。六、檔案利用（一）利用范圍1.公安局內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.公安機關(guān)以外的單位或個人因工作需要查閱公安檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（二）利用手續(xù)1.公安局內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公安機關(guān)以外的單位或個人查閱公安檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公安局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息，確保檔案利用的可追溯性。3.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)別對待的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估。2.對于涉及重要歷史事件、重大案件等檔案，應(yīng)慎重鑒定，確保檔案的完整性和歷史價值。3.鑒定過程中，應(yīng)查閱相關(guān)文件資料，征求業(yè)務(wù)部門意見，必要時可組織專家論證。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公安局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門會同紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公安局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，按照檔案整理要求進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.加強電子文件的實時歸檔工作，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，實現(xiàn)檔案信息的及時更新。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的各項需求。2.利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，對檔案利用情況、保管狀況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.加強系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)備份與維護