PAGE廣西文書檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強廣西文書檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化、標準化管理，提高檔案管理效率和利用水平，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標準，結合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西各級各類機關、企事業(yè)單位、社會團體等組織的文書檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實性原則：數(shù)字化過程應確保檔案內容與原件一致，不得篡改、歪曲檔案信息。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對文書檔案進行數(shù)字化處理，保證檔案信息的完整無缺。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，確保數(shù)字化工作流程、數(shù)據(jù)格式等符合要求。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定文書檔案數(shù)字化工作計劃和方案，并組織實施。2.對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌協(xié)調，確保各環(huán)節(jié)工作順利進行。3.審核數(shù)字化工作中的各項流程和成果，保證檔案質量。4.負責與相關部門溝通協(xié)調，保障數(shù)字化工作所需的人員、設備、場地等資源。（二）信息技術部門1.提供數(shù)字化工作所需的技術支持，包括硬件設備維護、軟件系統(tǒng)開發(fā)與維護等。2.負責制定數(shù)字化技術標準和規(guī)范，指導數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、存儲等技術操作。3.保障數(shù)字化工作中的網絡安全和數(shù)據(jù)備份與恢復，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）業(yè)務部門1.配合檔案管理部門做好文書檔案的整理、移交等前期準備工作，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.參與數(shù)字化工作流程中的審核環(huán)節(jié)，對涉及本部門的檔案內容進行確認。3.根據(jù)工作需要，及時提供數(shù)字化檔案的利用需求和反饋意見。（四）操作人員1.嚴格按照數(shù)字化工作流程和操作規(guī)范，完成檔案的掃描、錄入、圖像處理等具體工作任務。2.確保所操作的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)準確無誤，對工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋。3.做好個人工作記錄，配合檔案管理部門進行數(shù)據(jù)核對和質量檢查。三、檔案整理（一）分類標準依據(jù)廣西地區(qū)檔案管理的實際需求和國家相關分類標準，對文書檔案進行科學分類。一般可按照年度機構（問題）保管期限進行分類，確保分類清晰、便于查找和管理。（二）裝訂要求1.拆除金屬物，如訂書釘、回形針等，防止在掃描過程中損壞設備。2.對破損的文件進行修復，確保頁面平整、牢固，易于掃描和后續(xù)處理。3.按照一定順序排列文件，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字。（三）編號標識1.在每份文件首頁右上角或其他指定位置編寫頁碼，便于識別和查找。2.對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用全宗號目錄號案卷號件號的編號方式，確保檔案在整個管理體系中的準確標識。四、數(shù)字化流程（一）掃描1.設備選擇：根據(jù)檔案紙張類型、數(shù)量等因素，選擇合適的掃描設備，如高速掃描儀、平板掃描儀等。掃描設備應具備分辨率高、色彩還原準確、掃描速度快等特點，以滿足不同檔案的掃描需求。2.掃描分辨率：一般文書檔案掃描分辨率應不低于200dpi，對于重要文件、字跡模糊或有特殊要求的檔案，可適當提高分辨率至300dpi或更高。3.掃描模式：采用黑白二值、灰度或彩色掃描模式，根據(jù)檔案內容的實際情況進行選擇。對于文字清晰、無彩色圖像的檔案，可采用黑白二值掃描；對于有圖表、照片等彩色內容的檔案，應采用灰度或彩色掃描。4.掃描順序：按照檔案整理后的順序依次進行掃描，確保掃描圖像與檔案原件內容一致，不得遺漏頁面。5.圖像命名：掃描后的圖像文件名應與檔案編號相對應，采用統(tǒng)一的命名規(guī)則，如“全宗號目錄號案卷號件號頁碼.jpg”，便于識別和管理。（二）圖像處理1.去噪去污：對掃描圖像中的噪聲、污漬等進行去除，提高圖像清晰度?？刹捎脠D像處理軟件中的去噪、去污功能，手動或自動處理圖像中的瑕疵。2.糾偏扶正：檢查掃描圖像是否存在傾斜現(xiàn)象，對傾斜的圖像進行糾偏處理，確保文字水平、垂直，便于后續(xù)的文字識別和閱讀。3.裁剪拼接：對于頁面超過掃描幅面的檔案，應進行裁剪處理；對于多頁文件掃描在同一圖像中的情況，需進行拼接操作，將其分割為單頁圖像，并保證拼接處圖像完整、清晰。4.圖像質量檢查：對處理后的圖像進行質量檢查，確保圖像清晰、完整、無失真，文字可準確識別。如發(fā)現(xiàn)圖像質量不符合要求，應及時返回掃描環(huán)節(jié)進行重新掃描或進一步處理。（三）數(shù)據(jù)錄入1.錄入人員要求：錄入人員應具備一定的文字錄入技能和檔案知識，熟悉錄入軟件的操作。錄入前需經過培訓，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性。2.錄入內容：按照檔案原件內容，準確錄入文件標題、文號、日期、正文等信息。對于重要字段，如文件編號、日期等，應進行嚴格核對，確保錄入數(shù)據(jù)與原件一致。3.錄入方式：可采用手工錄入或利用光學字符識別（OCR）技術進行錄入。對于文字清晰、規(guī)范的檔案，優(yōu)先采用OCR技術錄入，提高錄入效率；對于OCR識別不準確的部分，進行手工校對和修正。4.數(shù)據(jù)校對：錄入完成后，應對錄入數(shù)據(jù)進行至少兩次校對，可采用雙人交叉校對或不同錄入人員相互校對的方式，確保數(shù)據(jù)準確無誤。校對過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤應及時修改，并做好記錄。（四）存儲與備份1.存儲方式：數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。存儲設備應具備足夠的存儲空間，滿足檔案數(shù)據(jù)長期保存的需求。2.存儲格式：采用通用、開放的存儲格式，如PDF/A格式，確保檔案數(shù)據(jù)的長期可讀性和兼容性。PDF/A格式應符合國家相關標準要求，保證檔案內容的完整性和準確性。3.數(shù)據(jù)備份：建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份頻率應根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在與原存儲設備不同的物理位置，如異地存儲，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。4.存儲環(huán)境：存儲設備應放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，數(shù)據(jù)安全可靠。五、質量控制（一）質量標準1.掃描質量：圖像清晰、完整，無黑邊、白邊，文字可準確識別。掃描分辨率、色彩模式等符合規(guī)定要求。2.圖像處理質量：去噪去污徹底，糾偏扶正準確，裁剪拼接無誤，圖像質量符合閱讀和識別要求。3.數(shù)據(jù)錄入質量：錄入數(shù)據(jù)準確無誤，與檔案原件一致，字段錄入完整、規(guī)范。4.存儲質量：存儲格式正確，數(shù)據(jù)完整，備份及時、有效，存儲設備運行正常，數(shù)據(jù)可長期讀取。（二）質量檢查流程1.自檢：操作人員在完成各自工作任務后，對所負責的環(huán)節(jié)進行自我檢查，確保工作質量符合要求。自檢應詳細記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.抽檢：檔案管理部門定期對數(shù)字化工作成果進行抽檢，抽檢比例應不低于總工作量的10%。抽檢內容包括掃描圖像、處理后的圖像、錄入數(shù)據(jù)、存儲數(shù)據(jù)等，按照質量標準進行嚴格檢查。3.專檢：對于重要檔案或在抽檢過程中發(fā)現(xiàn)問題較多的項目，組織專業(yè)人員進行專項檢查。專檢應全面、深入地對數(shù)字化工作進行評估，提出整改意見和建議。4.驗收：數(shù)字化工作完成后，由檔案管理部門組織相關部門和人員進行驗收。驗收應依據(jù)質量標準和工作要求，對整個數(shù)字化工作進行全面審查，驗收合格后方可交付使用。（三）問題整改1.對于質量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時分析原因，明確責任主體。2.針對問題制定具體的整改措施，整改措施應具有針對性和可操作性，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，對整改情況進行復查，確保問題徹底整改到位，數(shù)字化工作質量達到標準要求。六、安全管理（一）人員安全1.對參與數(shù)字化工作的人員進行安全培訓，提高安全意識，使其了解數(shù)字化工作中的安全風險和防范措施。2.要求操作人員嚴格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)設置或進行違規(guī)操作。3.對涉及檔案數(shù)字化的工作人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識。（二）數(shù)據(jù)安全1.采取加密技術對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密密鑰應妥善保管，專人負責。2.建立數(shù)據(jù)訪問權限管理制度，根據(jù)工作需要授予不同人員相應的數(shù)據(jù)訪問權限，嚴格限制對敏感檔案數(shù)據(jù)的訪問。3.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護軟件，防止數(shù)據(jù)被病毒、惡意軟件等攻擊。（三）設備安全1.對數(shù)字化工作所需的硬件設備進行定期維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。建立設備維護檔案，記錄設備維護情況和維修歷史。2.制定設備操作規(guī)程，操作人員應嚴格按照操作規(guī)程使用設備，避免因操作不當導致設備損壞。3.對設備存放環(huán)境進行監(jiān)控，確保溫度、濕度、電力供應等符合設備運行要求，防止因環(huán)境因素影響設備壽命和數(shù)據(jù)安全。（四）場地安全1.數(shù)字化工作場地應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施，如安裝火災報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕設備、防蟲藥劑等。2.對場地進行合理規(guī)劃，劃分不同功能區(qū)域，確保檔案整理、數(shù)字化操作、存儲等環(huán)節(jié)相互獨立，互不干擾，保障工作秩序和安全。3.定期對場地安全設施進行檢查和維護，確保設施正常運行，有效防范安全事故的發(fā)生。七、利用與服務（一）利用方式1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過網絡平臺為用戶提供檔案查詢、借閱等服務。用戶可根據(jù)授權權限，在系統(tǒng)中輸入相關檢索條件，快速查找所需檔案信息。2.提供檔案復制服務，根據(jù)用戶需求，將數(shù)字化檔案以紙質或電子形式復制給用戶。復制應遵循相關規(guī)定，確保檔案內容的安全和完整。3.開展檔案咨詢服務，為用戶解答關于檔案內容、利用方法等方面的問題，提供專業(yè)的檔案利用指導。（二）利用流程1.用戶申請：用戶向檔案管理部門提交檔案利用申請，說明利用目的、范圍、方式等內容，并填寫相關申請表。2.申請審核：檔案管理部門對用戶申請進行審核，根據(jù)檔案保密規(guī)定和用戶權限，決定是否批準申請。審核通過后，向用戶發(fā)放檔案利用憑證。3.檔案提供：根據(jù)用戶申請和利用方式，為用戶提供相應的檔案服務。如提供檔案查詢結果、進行檔案復制、安排檔案查閱場所等。4.利用登記：對用戶的檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人員、利用內容、利用方式等信息，以便后續(xù)統(tǒng)計和管理。5.歸還歸檔：用戶利用完畢后，應及時歸還所借檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況，然后將檔案歸還原位。（三）服務規(guī)范1.檔案管理部門應制定服務規(guī)范，明確服務流程、服務標準和服務承諾。工作人員應熱情、周到地為用戶提供服務，及時響應用戶需求。2.建立用戶反饋機制，定期收集用戶對檔案利用服務的意見和建議，不斷改進服務質量。對用戶提出的問題應及時處理和回復，確保用戶滿意度。3.加強與用戶的溝通與交流，了解用戶在檔案