PAGE辦公室檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負責對全公司的檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以公司總經理為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責領導和監(jiān)督公司檔案管理工作，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室作為公司檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作的組織、實施和日常管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。4.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理。5.組織開展檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負責檔案管理工作，確保本部門檔案的完整、準確和安全。同時，各部門應積極配合辦公室做好公司檔案的集中管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案和實物檔案等七大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀要等。2.科技檔案：指公司在科研、生產、技術改造等活動中形成的具有保存價值的技術文件材料，如項目可行性研究報告、設計圖紙、工藝文件、技術標準等。3.人事檔案：是公司員工個人基本情況、工作經歷、考核獎懲、培訓教育等方面的文件材料組合。4.財務檔案：包括公司財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務核算過程中形成的各類文件材料。5.業(yè)務檔案：是公司各業(yè)務部門在經營管理活動中形成的與業(yè)務相關的文件材料，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。6.聲像檔案：指公司在各項活動中形成的照片（底片）、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料。7.實物檔案：主要包括公司獲得的各類獎杯、獎牌、證書、印章等實物。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.文書檔案：WS+年度+流水號，如WS2023001。2.科技檔案：KJ+年度+流水號，如KJ2023002。3.人事檔案：RS+年度+流水號，如RS2023003。4.財務檔案：CW+年度+流水號，如CW2023004。5.業(yè)務檔案：YW+年度+流水號，如YW2023005。6.聲像檔案：SX+年度+流水號，如SX2023006。7.實物檔案：SW+年度+流水號，如SW2023007。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍如下：1.上級機關發(fā)來的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.公司召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司員工的人事檔案材料，如入職登記表、勞動合同、考核表（年度考核、晉升考核、獎懲考核）、培訓記錄、學歷證書、職稱證書等。6.公司財務工作中形成的各類憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司科研、生產、技術改造等項目的文件材料，包括項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、工藝文件、技術總結、驗收報告等。8.公司市場營銷活動中形成的市場調研報告（市場調研報告、行業(yè)分析報告）、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。9.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、獎狀等實物的相關材料，如證書復印件、頒獎文件、照片等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和整理。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于電子文件，應確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，按照文件的時間順序、重要程度等進行分類整理。2.保持文件之間的有機聯(lián)系，將同一問題、同一項目、同一事件的文件材料集中在一起。3.區(qū)分文件材料的不同價值，將具有重要保存價值的文件材料列為永久或長期保管，一般文件材料列為短期保管。4.便于保管和利用，整理后的檔案應便于查找、借閱和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制卷內目錄。3.人事檔案：按照檔案內容的類別進行分類整理，建立個人檔案袋，編制檔案目錄。4.財務檔案：按照會計年度類別進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.業(yè)務檔案：根據業(yè)務特點和管理需要，按照不同的業(yè)務類別進行分類整理，建立業(yè)務檔案卷宗，編制卷內目錄。6.聲像檔案：按照內容主題、時間順序等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息，并進行數字化存儲。7.實物檔案：對實物進行登記造冊，注明實物名稱、來源、獲得時間等信息，并拍照留存。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案：在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.科技檔案：項目結束后三個月內完成項目檔案的歸檔工作。3.人事檔案：員工離職后一個月內將其人事檔案移交辦公室歸檔。4.財務檔案：會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交辦公室歸檔。5.業(yè)務檔案：根據業(yè)務實際情況，定期進行歸檔，一般每半年或一年歸檔一次。6.聲像檔案：在活動結束后及時整理歸檔。7.實物檔案：在獲得實物后，應及時辦理登記手續(xù)，并將相關材料歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應按照規(guī)定的歸檔時間和要求，將整理好的檔案移交辦公室。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、年度等信息，并雙方簽字確認。3.辦公室對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現問題，應及時與移交部門溝通解決。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）保管方式1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管情況等進行詳細記錄。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放，確保電子檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，方可到辦公室查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經公司總經理批準。（二）查閱要求1.查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。3.如需復印檔案，應經辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權限1.公司內部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行保管和使用。（四）借閱要求1.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人或擅自擴大使用范圍。2.借閱人員應按時歸還檔案，如發(fā)現檔案丟失或損壞，應及時報告辦公室，并承擔相應的賠償責任。3.借閱人員在借閱期間應遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，確定銷毀檔案清單。3.將銷毀檔案清單報公司分管領導批準。（四）銷毀方式經批準銷毀的檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。（五）銷毀記錄對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀檔案的名稱、數量、年度、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作辦公室應建立檔