PAGE小區(qū)業(yè)委會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小區(qū)業(yè)主委員會（以下簡稱“業(yè)委會”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)委會工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本小區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小區(qū)業(yè)委會在履行職責過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：業(yè)委會檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映業(yè)委會工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及業(yè)主隱私等敏感信息嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于業(yè)委會成員及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）業(yè)委會主任職責1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督業(yè)委會檔案管理工作，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.審批重要檔案的保管、銷毀等事項。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計等具體工作。2.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、保管等情況。3.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案安全。4.根據(jù)檔案管理規(guī)定，對到期檔案提出鑒定和銷毀意見。（三）業(yè)委會成員職責1.及時將工作中形成的文件、資料等移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、查閱等工作，不得擅自銷毀、涂改檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)委會會議文件，包括會議通知、議程、決議、紀要等。2.業(yè)委會與業(yè)主大會、業(yè)主代表大會相關(guān)的文件，如會議記錄、決議、公告等。3.業(yè)委會與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的合同、協(xié)議、文件往來等。4.業(yè)委會對小區(qū)公共事務(wù)管理的文件，如維修資金使用記錄、公共設(shè)施設(shè)備管理文件等。5.業(yè)委會成員的工作記錄、述職報告等。6.業(yè)主意見和建議的收集、處理記錄。7.小區(qū)重大事件的記錄，如突發(fā)事件處理、社區(qū)活動組織等相關(guān)文件。8.財務(wù)檔案，包括預(yù)算、決算、收支憑證、審計報告等。9.其他與業(yè)委會工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門和業(yè)委會成員應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件、資料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.移交的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.業(yè)委會會議文件、決議等應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的合同、協(xié)議等應(yīng)在簽訂后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.其他文件、資料應(yīng)在工作完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及小區(qū)重大權(quán)益、歷史沿革、重要合同協(xié)議以及具有長期查考利用價值的檔案。2.定期保管：[X]年保管期限：一般性的工作文件、會議記錄等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的可進行銷毀。[X]年保管期限：財務(wù)檔案等重要資料，保管期限屆滿后，需按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持檔案柜的清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.檔案存放地點應(yīng)具備防火設(shè)備，配備滅火器等消防器材，并定期進行檢查和維護。同時，要做好防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.業(yè)委會成員因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.業(yè)主如需查閱涉及自身權(quán)益的檔案，應(yīng)提交書面申請，經(jīng)業(yè)委會批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。3.因特殊情況需要查閱檔案的其他人員，應(yīng)經(jīng)業(yè)委會主任批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》（見附件），注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負責人批準后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案存放地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案僅供查閱人員在規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞，應(yīng)及時向檔案管理人員報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由業(yè)委會主任擔任組長，并吸收部分業(yè)委會成員和檔案管理人員參加。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》（見附件），詳細說明檔案的鑒定情況和存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理人員編制《檔案銷毀清單》（見附件），注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)業(yè)委會主任批準后，在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)業(yè)委會檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的基本信息、目錄、全文等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。