PAGE遼源市民政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強遼源市民政檔案管理，確保民政檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮民政檔案在民政事業(yè)發(fā)展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合遼源市民政工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于遼源市民政部門及其所屬單位在履行職責過程中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民政檔案由各級民政部門設立的檔案管理機構集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案內容應真實反映民政工作的實際情況，確保檔案的完整性和準確性。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，方便民政部門內部及社會各界對檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置遼源市民政部門應設立專門的檔案管理機構，配備專職檔案管理人員。所屬單位應根據檔案管理工作需要，明確檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。（二）檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管本部門在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應進館的檔案。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化。6.對所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。7.開展檔案宣傳、教育和培訓工作，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級文件、本級文件、下級文件、內部文件、會議文件、請示報告、批復、通知、通報等。2.業(yè)務檔案：如婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、社會救助檔案、社會組織登記檔案、殯葬管理檔案、區(qū)劃地名檔案等。3.會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等。5.電子檔案：電子文件、數(shù)據庫等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集歸檔。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對重要會議、重大活動等形成的檔案，應及時收集，確保檔案的真實性和準確性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務檔案：根據不同業(yè)務類型，制定相應的分類方案，進行分類整理，建立業(yè)務檔案數(shù)據庫。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。4.聲像檔案：按照內容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照電子文件管理要求進行整理，進行元數(shù)據著錄，建立電子檔案數(shù)據庫。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機構應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和查找檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.對電子檔案應定期進行備份，確保數(shù)據安全。（四）檔案保密1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任。2.對涉及國家機密、個人隱私等敏感檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合民政工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人、業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的保存價值。2.根據檔案的保管期限表，對檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應經檔案鑒定小組審核，報本部門負責人批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的利用（一）利用范圍1.民政部門內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.社會組織、公民因涉及自身權益等正當理由查閱相關檔案。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案材料供其查閱。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。3.復制：利用者如需復制檔案材料，應經檔案管理機構負責人批準，并按規(guī)定收取復制費用。（三）利用手續(xù)1.利用者查閱檔案應填寫查閱登記表，注明查閱目的、內容、時間等信息。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理機構辦理借閱手續(xù)。3.復制檔案應填寫復制申請表，注明復制內容、用途等信息，經檔案管理機構負責人批準后進行復制。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應對利用者的查閱、借閱、復制等行為進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立民政檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為民政事業(yè)發(fā)展提供有力支持。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等，建立電子檔案數(shù)據庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.檔案信息資源共享平臺建設：與相關部門建立信息共享機制，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（三）數(shù)據安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據的安全。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉民政業(yè)務工作。2.遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機密。3.具備較強的責任心和敬業(yè)精神，認真履行檔案管理職責。（二）檔案管理人員崗位職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.對檔案進行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，建立健全檔案檢索體系。3.維護檔案庫房的安全和衛(wèi)生，確保檔案的完好