PAGE市福彩中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市福彩中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市福彩中心各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指市福彩中心在彩票銷售、管理、運(yùn)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則市福彩中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映市福彩中心的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為市福彩中心的各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合部綜合部為市福彩中心檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市福彩中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.開(kāi)展檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。（二）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并及時(shí)移交綜合部統(tǒng)一管理。各部門(mén)檔案管理人員的主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文件材料的收集、整理和分類，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)文件材料進(jìn)行初步立卷，定期向綜合部移交。3.協(xié)助綜合部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市福彩中心工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.市福彩中心制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.彩票銷售業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如銷售方案、銷售數(shù)據(jù)、中獎(jiǎng)信息等。4.財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。5.人事管理活動(dòng)中形成的員工檔案、工資檔案、考核檔案等。6.行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)議記錄、文件材料、合同協(xié)議等。7.宣傳、培訓(xùn)、活動(dòng)等工作中形成的相關(guān)資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。3.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，確保檔案材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（部門(mén)）、問(wèn)題等進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，滿足檔案保管的基本要求。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同類型檔案的存放區(qū)域，如文書(shū)檔案區(qū)、財(cái)務(wù)檔案區(qū)、人事檔案區(qū)等，便于檔案的分類存放和管理。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.上架檔案應(yīng)保持整齊、清潔，不得隨意堆放或倒置。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、層號(hào)等信息，方便檔案的快速查找。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.做好庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。3.加強(qiáng)庫(kù)房的安全防范工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從市福彩中心的實(shí)際工作需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合部負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.定期鑒定每年對(duì)檔案進(jìn)行一次定期鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。2.隨時(shí)鑒定對(duì)涉及市福彩中心重大事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有特殊保存價(jià)值的檔案，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行鑒定，確保檔案的安全保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀前，應(yīng)報(bào)市福彩中心領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)銷毀情況。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.市福彩中心員工因工作需要查閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱市福彩中心檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.市福彩中心員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合部辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向市福彩中心提出查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等情況，經(jīng)市福彩中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合部指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合部，并辦理歸還手續(xù)。（四）借閱范圍1.市福彩中心員工因工作需要借閱檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行借閱。2.外單位因工作需要借閱市福彩中心檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（五）借閱手續(xù)1.市福彩中心員工借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合部辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)提前向市福彩中心提出借閱申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱期限等情況，經(jīng)市福彩中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部辦理借閱登記手續(xù)，并簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱雙方的權(quán)利和義務(wù)。（六）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。確因工作需要復(fù)制、摘錄檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向綜合部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)，及時(shí)報(bào)送市福彩中心領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。（二）移交工作1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交綜合部統(tǒng)一管理。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.綜合部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量等情況，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。3.檔案移交后，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、編目和上架，確保檔案的規(guī)范化管理。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.市福彩中心在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（部門(mén)）、問(wèn)題等進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目等處理，編制電子文件目錄，注明文件編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備應(yīng)放置在安全的環(huán)境中，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立電子檔案存儲(chǔ)位置索引，標(biāo)明電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)路徑等信息，方便電子檔案的查找和利用。（三