PAGE標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，確?？荚u(píng)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的決策、人才培養(yǎng)、績(jī)效評(píng)估等提供有力支持，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有員工的考評(píng)檔案管理，包括但不限于績(jī)效考評(píng)、能力考評(píng)、職業(yè)素養(yǎng)考評(píng)等各類考評(píng)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：考評(píng)檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)，確保所記錄信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋員工考評(píng)過(guò)程中的各類資料，包括考評(píng)表格、評(píng)分記錄、評(píng)語(yǔ)、反饋意見(jiàn)等，保證檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工考評(píng)檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行考評(píng)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱和銷毀等操作，確保管理工作規(guī)范有序。二、考評(píng)檔案的內(nèi)容（一）績(jī)效考評(píng)檔案1.績(jī)效計(jì)劃：包括員工個(gè)人績(jī)效目標(biāo)、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）及其權(quán)重設(shè)定等。2.績(jī)效評(píng)估記錄：定期（如月度、季度、年度）的績(jī)效評(píng)估表格，記錄員工各項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)的完成情況、評(píng)分結(jié)果及上級(jí)評(píng)語(yǔ)。3.績(jī)效反饋與溝通記錄：主管與員工之間關(guān)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果的溝通記錄，包括改進(jìn)建議、發(fā)展計(jì)劃等。4.績(jī)效改進(jìn)記錄：?jiǎn)T工針對(duì)績(jī)效不足所采取的改進(jìn)措施及效果跟蹤記錄。（二）能力考評(píng)檔案1.能力評(píng)估報(bào)告：對(duì)員工專業(yè)技能、管理能力、溝通能力等方面的評(píng)估報(bào)告，包括評(píng)估方法、結(jié)果及分析。2.培訓(xùn)與發(fā)展記錄：?jiǎn)T工參加各類培訓(xùn)課程、學(xué)習(xí)活動(dòng)的記錄，以及培訓(xùn)后的能力提升情況反饋。3.項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)與成果記錄：?jiǎn)T工參與項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括項(xiàng)目角色、貢獻(xiàn)、取得的成果等。（三）職業(yè)素養(yǎng)考評(píng)檔案1.職業(yè)道德評(píng)估：對(duì)員工職業(yè)道德、職業(yè)操守的評(píng)價(jià)記錄，如是否遵守公司規(guī)章制度、誠(chéng)信正直等方面的表現(xiàn)。2.團(tuán)隊(duì)合作能力評(píng)估：關(guān)于員工在團(tuán)隊(duì)中協(xié)作精神、溝通能力、協(xié)調(diào)能力等方面的評(píng)估記錄。3.工作態(tài)度評(píng)價(jià)：上級(jí)對(duì)員工工作積極性、責(zé)任心、敬業(yè)精神等工作態(tài)度的評(píng)價(jià)。三、考評(píng)檔案的收集與整理（一）收集職責(zé)1.考評(píng)實(shí)施部門：負(fù)責(zé)在考評(píng)周期結(jié)束后，及時(shí)收集本部門員工的考評(píng)相關(guān)資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.人力資源部門：負(fù)責(zé)督促各部門按時(shí)提交考評(píng)資料，并對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，檢查是否符合要求。（二）收集時(shí)間1.月度考評(píng)資料應(yīng)在次月[X]日前收集完畢。2.季度考評(píng)資料應(yīng)在季度結(jié)束后[X]周內(nèi)收集完成。3.年度考評(píng)資料應(yīng)在次年[X]月[X]日前提交。（三）整理要求1.分類整理：按照績(jī)效考評(píng)、能力考評(píng)、職業(yè)素養(yǎng)考評(píng)等類別，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份考評(píng)檔案賦予唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、員工編號(hào)等信息，例如：202301001，表示2023年1部門的001號(hào)員工考評(píng)檔案。3.裝訂成冊(cè)：將同一員工的各類考評(píng)資料按照時(shí)間順序排列，裝訂成冊(cè)，并在封面注明員工姓名、部門、考評(píng)周期等信息。四、考評(píng)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照部門和編號(hào)順序存放紙質(zhì)考評(píng)檔案，確保檔案存放整齊、便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描，以電子文檔形式存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照分類文件夾進(jìn)行管理，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類一致。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)。（二）保管期限1.績(jī)效考評(píng)檔案：年度績(jī)效考評(píng)檔案保管期限為[X]年。2.能力考評(píng)檔案：與員工在公司/組織的任職期限相同，員工離職后繼續(xù)保管[X]年。3.職業(yè)素養(yǎng)考評(píng)檔案：保管期限為[X]年。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案保管環(huán)境：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%。2.電子檔案保管環(huán)境：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的散熱、防塵、防潮等性能，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。五、考評(píng)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：?jiǎn)T工有權(quán)查閱自己的考評(píng)檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.上級(jí)主管：?jiǎn)T工上級(jí)主管因工作需要，可查閱下屬員工的考評(píng)檔案，但需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.人力資源部門：人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要查閱員工考評(píng)檔案，但僅限于與人力資源管理相關(guān)的工作用途，如員工績(jī)效分析、培訓(xùn)需求評(píng)估等。查閱時(shí)應(yīng)做好記錄，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.其他部門：其他部門因特殊工作需要查閱員工考評(píng)檔案時(shí)，需經(jīng)員工所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)，并在人力資源部門工作人員的陪同下查閱。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并不得擅自復(fù)印或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《考評(píng)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表提交至相應(yīng)審批人處，審批人根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的考評(píng)檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，并遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損壞檔案。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《考評(píng)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.考評(píng)檔案僅供公司/組織內(nèi)部使用，未經(jīng)書(shū)面授權(quán)，任何人不得將檔案內(nèi)容泄露給外部單位或個(gè)人。2.如需使用考評(píng)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)告撰寫(xiě)等工作，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和保密性，不得篡改或歪曲檔案信息。3.在使用考評(píng)檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問(wèn)或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通核實(shí)，不得擅自處理。六、考評(píng)檔案的保密與安全（一）保密措施1.與接觸考評(píng)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，并在協(xié)議中明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)考評(píng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.在電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備上設(shè)置密碼保護(hù)，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自傳播、泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，包括防火、防盜報(bào)警系統(tǒng)的檢查，確保檔案安全。2.制定檔案應(yīng)急處理預(yù)案，如遇火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，應(yīng)按照預(yù)案及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、考評(píng)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.考評(píng)檔案保管期限屆滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，相關(guān)考評(píng)檔案不再需要的。3.檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤或虛假信息，經(jīng)核實(shí)后確需銷毀的。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由檔案管理部門提出考評(píng)檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《考評(píng)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字蓋章。2.審批：申請(qǐng)表提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至檔案管理部門。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的考評(píng)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案與申請(qǐng)表內(nèi)容一致。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.監(jiān)銷：銷毀過(guò)程應(yīng)由公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他獨(dú)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案信