PAGE村委換屆檔案制度匯編表一、總則（一）目的為了規(guī)范村委換屆檔案管理工作，確保換屆選舉過(guò)程中各類文件、資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和有效保存，為村委換屆工作提供可靠的歷史依據(jù)和參考，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)村委換屆選舉工作中形成的各類檔案資料的管理，包括換屆籌備、選舉實(shí)施、結(jié)果公示等各個(gè)階段產(chǎn)生的文件、記錄、報(bào)表、影像等材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村委換屆選舉的全過(guò)程，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理?yè)Q屆過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)與實(shí)際情況相符。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的程序和方法進(jìn)行操作。二、檔案管理職責(zé)（一）村委換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督村委換屆檔案管理工作，確保檔案管理工作符合相關(guān)要求。2.審定檔案管理制度、工作流程和歸檔范圍等重要事項(xiàng)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確工作目標(biāo)和任務(wù)。2.按照規(guī)定的歸檔范圍和要求，及時(shí)收集、整理、分類、編目換屆檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱、保密等規(guī)定，確保檔案安全。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，做好檔案的數(shù)字化處理和存儲(chǔ)工作，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、利用服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。（三）各工作小組職責(zé)1.在換屆選舉工作中，各工作小組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本小組工作文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的審核、整理和歸檔工作，確保本小組工作檔案的質(zhì)量。三、檔案歸檔范圍（一）換屆籌備階段檔案1.換屆工作方案、工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作機(jī)構(gòu)組成文件。2.關(guān)于換屆選舉的通知、公告、宣傳資料等。3.村民選舉委員會(huì)推選及成員名單、工作職責(zé)等文件。4.選民登記資料，包括選民名單、選民資格審查記錄等。5.候選人提名及資格審查相關(guān)材料，如候選人推薦表、資格審查報(bào)告等。（二）選舉實(shí)施階段檔案1.投票選舉相關(guān)文件，如選舉辦法、投票站設(shè)置方案、選票樣式等。2.投票現(xiàn)場(chǎng)記錄，包括投票時(shí)間、地點(diǎn)、投票人數(shù)、投票情況等文字記錄及影像資料。3.計(jì)票、唱票、監(jiān)票相關(guān)記錄及結(jié)果報(bào)告。4.選舉過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況記錄。（三）結(jié)果公示階段檔案1.選舉結(jié)果公告、公示文件及相關(guān)影像資料。2.新當(dāng)選村委成員名單、簡(jiǎn)歷、選舉結(jié)果報(bào)告單等。3.換屆工作總結(jié)報(bào)告、選舉情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）其他相關(guān)檔案1.上級(jí)部門關(guān)于村委換屆工作的指示、批復(fù)、檢查指導(dǎo)記錄等。2.換屆工作中形成的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。3.換屆工作中涉及的信訪、舉報(bào)及處理情況記錄。4.與換屆工作有關(guān)的其他文件、資料。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行系統(tǒng)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保文件齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）分類方法1.按年度分類：將換屆檔案按選舉年份進(jìn)行分類，如[具體年份]村委換屆檔案。2.按階段分類：在每個(gè)年度內(nèi)，按照換屆籌備階段、選舉實(shí)施階段、結(jié)果公示階段等進(jìn)行分類。3.按類別分類：在每個(gè)階段內(nèi)，再根據(jù)檔案內(nèi)容分為文件類、記錄類、報(bào)表類、影像類等類別。例如：文件類：包括換屆工作方案、通知、公告、決議等正式文件。記錄類：如選民登記記錄、投票現(xiàn)場(chǎng)記錄、計(jì)票唱票記錄等。報(bào)表類：選舉情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)報(bào)告等。影像類：投票現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻，選舉結(jié)果公示照片等。五、檔案編目與編號(hào)（一）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案內(nèi)容，日期填寫文件形成的具體年月日，保管期限根據(jù)檔案重要程度和保存價(jià)值確定，密級(jí)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定標(biāo)注。3.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并進(jìn)行電子備份，以便查閱和管理。（二）編號(hào)方法1.采用“年度+階段代碼+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如：[具體年份]CWJ001，其中[具體年份]為選舉年份，C代表?yè)Q屆籌備階段，WJ代表文件類，001為該類別檔案的流水號(hào)。2.階段代碼：籌備階段用C表示，選舉實(shí)施階段用X表示，結(jié)果公示階段用G表示。3.類別代碼：文件類用WJ表示，記錄類用JL表示，報(bào)表類用BB表示，影像類用YX表示。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及村委換屆選舉重大決策、重要文件、選舉結(jié)果等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：其他檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自銷毀檔案或?qū)n案轉(zhuǎn)借他人。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本村村民、黨員及相關(guān)利益方因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)村委換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.上級(jí)部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式查閱函，經(jīng)村委換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。（二）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）利用限制1.檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得泄露檔案中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。2.檔案查閱利用僅限于與村委換屆工作相關(guān)的合理用途，不得用于其他非法或不當(dāng)目的。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱利用人員的保密教育。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)置專門的保密標(biāo)識(shí)。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自傳播、泄露檔案內(nèi)容。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)村委換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照銷毀程序進(jìn)行。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出銷毀檔案清單，報(bào)村委換屆工作