PAGE部門檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強本部門檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為部門各項工作提供有力支持，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于本部門所有檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報告、會議記錄、項目資料等各類紙質和電子檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映部門工作實際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善部門檔案管理制度及流程，并組織實施。2.集中管理部門各類檔案，進行分類、整理、編號、裝訂、上架等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和查詢。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的借閱、歸還登記和催還工作，對違規(guī)借閱行為進行處理。6.組織開展檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序對失去保存價值的檔案進行銷毀。7.對部門各崗位人員進行檔案管理知識培訓，提高檔案管理意識和技能。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和資料。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、查閱、利用等。3.嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，確保檔案的安全和完整。4.及時更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的準確性和時效性。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本部門工作相關的文件、通知、指示等。2.本部門形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、項目資料、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表等。3.本部門與其他部門或外部單位往來的文件、信函、傳真等。4.反映本部門工作活動的照片、音像資料、實物等。5.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得拖延或遺漏。2.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事檔案類、財務檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結合的方式。3.排列：按照編號順序對檔案進行排列，同一類檔案可按照時間先后、重要程度等順序排列。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，一份單獨成冊。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設備。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放在檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.對清查結果應進行記錄，并形成清查報告存檔。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本部門內部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，需經本部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱內容、利用目的等信息。2.借閱：如需借閱檔案，利用者應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應將借閱的檔案交付利用者，并在檔案借閱登記簿上登記。3.復制：如需復制檔案，利用者應填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、編號、復制內容等信息，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照利用者的要求進行復制，并在檔案復制申請表上登記復制份數(shù)和日期。（三）利用期限1.查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出。如需帶出，應經部門負責人批準，并在規(guī)定時間內歸還。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案應按照檔案管理部門的規(guī)定進行，不得擅自擴大復制范圍或進行其他用途。（四）利用登記與催還1.檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用日期、利用內容、歸還日期等信息。2.在借閱期限屆滿前，檔案管理人員應提前向利用者發(fā)出催還通知，提醒其按時歸還檔案。如利用者未能按時歸還，檔案管理人員應及時查明原因，并采取相應的措施進行催還。（五）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、標記、抽取、撤換或銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時向檔案管理部門報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定，結合部門工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由部門負責人擔任組長，檔案管理人員和相關業(yè)務人員為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關檔案進行分析比較，確定其保存價值的高低。3.效益評估法：從檔案對部門工作的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值等方面進行效益評估，確定其是否具有保存價值。（四）鑒定標準1.永久保存：凡是反映部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本部門、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保存。2.長期保存：凡是在較長時間內對本部門工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保存。長期保存期限一般為[X]年。3.短期保存：凡是在較短時間內對本部門工作有參考價值的檔案，應列為短期保存。短期保存期限一般為[X]年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號（或文號）、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等內容。2.將檔案銷毀清冊報部門負責人審核批準。3.經批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.在銷毀檔案過程中，監(jiān)銷人員應對銷毀情況進行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為部門各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將其轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本部門的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱、利用、鑒定、銷毀等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對紙質檔案進行分類、編號、編目等整理工作。掃描錄入：使用專業(yè)的掃描設備對檔案進行掃描，將掃描圖像進行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，形成電子檔案。數(shù)據(jù)掛接：將電子檔案與對應的紙質檔案進行關聯(lián)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。質量審核：對數(shù)字化后的檔案進行質量審核，確保掃描圖像清晰、數(shù)據(jù)準確、關聯(lián)正確。2.檔案信息管理系統(tǒng)操作流程用戶登錄：檔案管理人員和利用者通過用戶名和密碼登錄檔案信息管理系統(tǒng)。檔案檢索：利用者根據(jù)需求在系統(tǒng)中輸入檢索條件，查詢所需檔案信息。檔案借閱：利用者如需借閱檔案，在系統(tǒng)中填寫借閱申請表，提交部門負責人審批。審批通過后，檔案管理人員在系統(tǒng)中辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付利用者。檔案利用：利用者在系統(tǒng)中記錄檔案利用情況，如查閱內容、利用目的等。檔案歸還：利用者在借閱期限屆滿后，將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員在系統(tǒng)中辦理歸還手續(xù)，并更新