PAGE央企建立職工檔案制度方案一、總則（一）目的為加強央企職工檔案管理，維護職工合法權益，促進企業(yè)人力資源的合理配置和有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本企業(yè)實際情況，制定本職工檔案制度方案。（二）適用范圍本方案適用于本央企全體在職職工及離職未滿規(guī)定期限的職工檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保職工檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：職工檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、獎懲情況等。3.保密安全原則：妥善保管職工檔案，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，為企業(yè)和職工提供便捷的服務。二、職工檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）學歷學位1.最高學歷、學位證書復印件。2.學歷教育經(jīng)歷，包括入學時間、畢業(yè)時間、就讀學校、專業(yè)等。3.非學歷教育培訓經(jīng)歷，如職業(yè)技能培訓、語言培訓等相關證書及證明材料。（三）工作經(jīng)歷1.入職本央企時間、所在部門、崗位名稱及職責描述。2.歷任工作單位名稱、入職時間、離職時間、擔任職務、工作業(yè)績及獎懲情況。3.工作調動記錄，包括調動原因、調動時間、調入調出單位等相關材料。（四）勞動合同1.與本央企簽訂的勞動合同文本復印件。2.勞動合同變更、續(xù)簽、解除等相關記錄及證明材料。（五）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括每月工資明細、獎金發(fā)放情況等。2.社會保險、住房公積金繳納記錄及相關證明材料。3.福利待遇享受情況，如帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等休假記錄及補貼發(fā)放情況。（六）培訓與發(fā)展1.參加企業(yè)內(nèi)部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關材料，如個人職業(yè)發(fā)展目標、培訓需求分析報告等。（七）績效考核1.年度、季度績效考核結果及相關評價材料。2.績效改進計劃及實施情況記錄。（八）獎懲情況1.獲得的各類獎勵，包括國家級、省部級、企業(yè)級獎勵等，獲獎證書及相關表彰文件復印件。2.受到的紀律處分、行政處罰等相關記錄及處理決定文件。（九）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術資格證書、職業(yè)技能等級證書等復印件。2.證書取得時間、有效期等相關信息記錄。（十）其他材料1.職工個人提交的重要材料，如個人工作總結、科研成果、榮譽事跡等。2.企業(yè)認為有必要歸檔的其他與職工相關的材料。三、職工檔案建立與收集（一）建立流程1.新職工入職時，人力資源部門負責向其發(fā)放職工檔案建立所需材料清單，并指導其填寫個人基本信息表。2.職工按照要求如實填寫相關信息，并提交學歷學位證書、身份證等證明材料復印件。3.人力資源部門負責對職工提交的材料進行初步審核，確保材料真實、完整、有效。審核通過后，將相關材料錄入職工檔案管理系統(tǒng)，并按照檔案內(nèi)容分類進行整理歸檔。（二）收集渠道1.職工主動提交：職工應按照企業(yè)要求，定期提交個人相關材料，如學歷學位證書更新、職業(yè)資格證書取得等。2.部門協(xié)助收集：各部門負責收集本部門職工的工作業(yè)績、獎懲情況、培訓記錄等相關材料，并及時移交人力資源部門歸檔。3.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)提?。和ㄟ^企業(yè)內(nèi)部人力資源管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，提取與職工相關的信息，如工資發(fā)放記錄、考勤情況、績效考核結果等，作為職工檔案的補充材料。四、職工檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，將職工檔案材料進行有序排列，同一類材料按照時間順序排列。2.對每份材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.去除材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案材料的整潔。4.對破損、褪色的材料進行修復或復制，保證檔案材料的完整性。（二）歸檔方式1.紙質檔案歸檔：將整理好的紙質檔案材料裝入檔案盒，在檔案盒封面和側面標注職工姓名、檔案編號、檔案內(nèi)容類別等信息，并按照檔案類別順序存放在檔案柜中。2.電子檔案歸檔：建立職工電子檔案庫，將職工檔案材料的電子版本按照紙質檔案的分類方式進行存儲，并建立索引目錄，方便查詢和檢索。電子檔案應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、職工檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.職工本人有權查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容。2.企業(yè)內(nèi)部因工作需要查閱職工檔案的，需經(jīng)所在部門負責人批準，并填寫《職工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。3.外部單位因司法調查、審計等特殊原因需要查閱職工檔案的，必須持有相關單位出具的正式介紹信，并經(jīng)企業(yè)人力資源部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，企業(yè)應安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱職工檔案，如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)企業(yè)分管領導批準，并填寫《職工檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并在檔案借閱登記表上注明歸還情況。六、職工檔案變更與補充（一）變更情形1.職工個人基本信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，應及時向人力資源部門提交變更申請，并提供相關證明材料。2.職工工作經(jīng)歷、崗位變動、勞動合同變更等情況發(fā)生變化時，相關部門應及時將變動信息及證明材料移交人力資源部門，更新職工檔案。3.職工學歷學位、職業(yè)資格證書等信息發(fā)生變更，應提交新的證書復印件及相關證明材料，由人力資源部門進行檔案更新。（二）補充流程1.職工發(fā)現(xiàn)檔案中缺少重要材料或需要補充新的材料時，應向人力資源部門提出補充申請，并提交相關材料。2.人力資源部門對職工提交的補充材料進行審核，審核通過后，按照檔案整理與歸檔要求，將補充材料歸入職工檔案。七、職工檔案保管與保密（一）保管職責1.企業(yè)設立專門的檔案管理部門或指定專人負責職工檔案的保管工作。2.檔案保管人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程，嚴格遵守檔案管理制度。3.檔案保管部門應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全存放。（二）保密措施1.對涉及職工個人隱私的檔案信息進行嚴格保密，未經(jīng)職工本人同意，不得向任何單位或個人泄露。2.檔案保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自查閱、復制、傳播職工檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，對查閱、借閱人員進行保密提醒，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查，確保檔案安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。八、職工檔案的轉移與注銷（一）轉移情形1.職工離職時，人力資源部門應及時辦理職工檔案轉移手續(xù)。職工離職后，需將檔案轉移至新的工作單位或戶籍所在地的公共就業(yè)服務機構等。2.職工因工作調動等原因，需要將檔案轉移至其他單位的，人力資源部門應按照相關規(guī)定辦理檔案轉移手續(xù)。（二）轉移流程1.職工離職或調動前，應向人力資源部門提交檔案轉移申請，并提供接收單位的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。2.人力資源部門審核職工檔案轉移申請，確認檔案內(nèi)容完整、無欠費等情況后，開具《職工檔案轉移通知單》。3.檔案保管人員按照《職工檔案轉移通知單》的要求，將職工檔案整理密封，并在規(guī)定時間內(nèi)將檔案移交至接收單位或公共就業(yè)服務機構。4.接收單位或公共就業(yè)服務機構收到職工檔案后，應及時與人力資源部門進行確認，并在檔案轉移回執(zhí)上簽字蓋章后反饋給人力資源部門。（三）注銷規(guī)定1.職工死亡或被宣告死亡的，其檔案應按照國家有關規(guī)定進行注銷。2.檔案注銷前，應將職工檔案進行整理封存，并按照規(guī)定保存一定期限后，報經(jīng)企業(yè)領導批準后進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保檔案信息徹底消除。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.企業(yè)建立職工檔案管理監(jiān)督機制，定期對職工檔案管理工作進行檢查和評估。2.人力資源部門負責對本部門及各下屬單位職工檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對職工檔案管理情況進行審計，重點檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔