PAGE檔案管理制度考試及答案一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項活動的全過程，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責審議檔案管理工作的重大事項，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負責制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。5.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。6.公司項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等過程中形成的文件材料。7.公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的文件材料。8.公司人力資源管理、教育培訓等方面的文件材料。9.公司行政管理、后勤保障等方面的文件材料。10.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。11.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來的文件材料。12.公司員工個人檔案、榮譽證書等文件材料。13.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并進行整理、分類、編號，確保文件材料的齊全、完整。2.對重要文件材料，應(yīng)進行備份，防止丟失。3.對涉及公司機密的文件材料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、時間等因素進行分類，一般分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和管理。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊或裝訂，使其整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案。具體保管期限參照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成。檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其價值。2.查閱檔案的利用情況，了解其使用頻率和重要性。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部門負責組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明，并永久保存《檔案銷毀清冊》。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、日期、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、日期、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案庫房辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.外單位查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并對查閱情況進行登記。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認證等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應(yīng)定期對電子檔案進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.應(yīng)加強對檔案信息化安全保障體系的維護和管理，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。4.應(yīng)建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理機制，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價公