PAGE郵政檔案室安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)郵政檔案室安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和可用性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司郵政檔案室的安全管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：通過建立健全安全管理制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、完善設(shè)施設(shè)備等手段，提前預(yù)防安全風(fēng)險(xiǎn)。3.綜合治理原則：運(yùn)用多種管理方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案安全進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的安全管理工作，制定和完善安全管理制度，組織實(shí)施安全管理措施。2.定期檢查檔案室的安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的安全意識(shí)和技能。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理檔案安全事故，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助檔案室負(fù)責(zé)人開展安全檢查和隱患排查工作。（三）其他人員職責(zé)1.各部門員工應(yīng)妥善保管和使用本部門產(chǎn)生的檔案資料，按照規(guī)定及時(shí)移交檔案室。2.在查閱、利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案室的安全規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.檔案收集過程中，應(yīng)確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取專人負(fù)責(zé)、加密傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行收集，防止檔案信息泄露。3.收集人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案交接手續(xù)，填寫交接清單，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）整理安全1.檔案整理工作應(yīng)在符合安全要求的環(huán)境下進(jìn)行，避免檔案受到損壞、污染。2.整理人員應(yīng)熟悉檔案整理規(guī)范，按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，不得擅自處理。四、檔案存儲(chǔ)安全（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)安裝防火門、防盜窗、煙霧報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭等安全設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)采用專用的檔案柜、檔案架進(jìn)行存儲(chǔ)，不得隨意堆放。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案存儲(chǔ)管理1.檔案室應(yīng)建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的存放位置、數(shù)量、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于到期檔案或不再使用的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案查閱與利用安全（一）查閱利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（二）查閱利用安全要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案室的安全規(guī)定，不得在檔案室吸煙、使用明火、亂扔垃圾等。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注或記錄，應(yīng)使用鉛筆或其他符合規(guī)定的工具，并在查閱結(jié)束后及時(shí)清理。3.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案?jìng)鬏斉c共享安全（一）傳輸安全1.在檔案?jìng)鬏斶^程中，應(yīng)采用加密技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密傳輸，防止信息泄露。2.選擇安全可靠的傳輸渠道，如專用網(wǎng)絡(luò)、加密存儲(chǔ)設(shè)備等，確保傳輸過程的安全性。3.對(duì)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理傳輸過程中出現(xiàn)的問題。（二）共享安全1.檔案共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，確保共享行為的合法性和必要性。2.對(duì)于共享的檔案，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和使用。3.在檔案共享過程中，應(yīng)采取安全措施保護(hù)檔案信息的安全，如加密共享文件、限制共享范圍等。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查內(nèi)容1.安全管理制度的執(zhí)行情況，包括人員操作規(guī)范、設(shè)備使用情況等。2.檔案室的環(huán)境安全狀況，如溫度、濕度、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。3.檔案存儲(chǔ)情況，包括檔案的分類存放、數(shù)量核對(duì)、保管期限等。4.檔案查閱與利用情況，包括查閱申請(qǐng)表的審批、查閱過程的監(jiān)督等。（二）檢查頻率1.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)每周至少進(jìn)行一次安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.公司應(yīng)定期組織對(duì)檔案室進(jìn)行全面的安全檢查，每年不少于兩次。（三）隱患排查與整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并分析原因，制定整改措施。2.整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限等，確保隱患得到及時(shí)有效的整改。3.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保隱患已徹底消除。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案室應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施控制事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行救援和處置。3.對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程，確保員工熟悉并遵守相關(guān)規(guī)定。3.檔案安全知識(shí)和技能，如防火防盜、檔案保護(hù)等，提高員工的安全防范能力。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案安全培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.發(fā)放檔案安全宣傳資料，如手冊(cè)、海報(bào)等，供員工自學(xué)。3.開展案例分析和模擬演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。（三）培訓(xùn)要求1.新入職員工應(yīng)在入職后一周內(nèi)接受檔案安全培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可上崗。2.每年對(duì)全體員工進(jìn)行不少于一次的檔案安全培