PAGE幼兒園檔案資料規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高檔案資料的利用價值，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案資料由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映幼兒園各項工作的實際情況，確保內容真實、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學原則：按照檔案資料的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強檔案資料的安全保護措施，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案資料管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定幼兒園檔案資料管理制度并組織實施。2.負責接收、整理、保管幼兒園各類檔案資料，建立健全檔案資料目錄索引和檢索系統(tǒng)。3.定期對檔案資料進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀，確保檔案資料的質量和安全。4.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為幼兒園各項工作提供檔案信息服務。5.對各部門檔案資料管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的完整、準確和安全。2.按照檔案資料管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交檔案資料，并辦理移交手續(xù)。3.積極配合綜合檔案室開展檔案資料的開發(fā)利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.明確本部門檔案資料管理人員，負責本部門檔案資料管理的日常工作。（三）檔案資料管理人員職責1.認真學習和掌握檔案資料管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，嚴格遵守檔案資料管理制度。2.負責收集本部門的檔案資料，按照分類標準進行整理、編目和裝訂，確保檔案資料的規(guī)范有序。3.妥善保管本部門的檔案資料，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全保護工作，防止檔案資料損壞和丟失。4.及時向綜合檔案室移交應歸檔的檔案資料，并辦理移交手續(xù)。5.積極協(xié)助綜合檔案室開展檔案資料的查閱、借閱等利用工作，提供必要的服務和支持。三、檔案資料的分類與編號（一）分類幼兒園檔案資料分為以下幾大類：1.行政管理類：包括幼兒園行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務管理檔案等。2.教育教學類：包括教學計劃、教案、教材、教學成果、幼兒學籍檔案、教師培訓檔案等。3.后勤管理類：包括物資采購與管理檔案、設施設備檔案、食品安全檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。4.安全管理類：包括安全制度、安全檢查記錄、應急預案、安全事故處理檔案等。5.家園共育類：包括家長委員會記錄、家長意見反饋、家園聯(lián)系手冊、親子活動檔案等。6.其他類：包括幼兒園榮譽檔案、對外交流檔案、特殊事件檔案等。（二）編號規(guī)則各類檔案資料按照以下編號規(guī)則進行編號：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案資料類別，如“A”表示行政管理類；“B”表示教育教學類；“C”表示后勤管理類；“D”表示安全管理類；“E”表示家園共育類；“F”表示其他類。2.二級編號：采用阿拉伯數(shù)字表示該類別下的具體檔案資料小類，如“A1”表示行政文件；“A2”表示會議記錄；“B1”表示教學計劃；“B2”表示教案等。3.三級編號：采用流水號表示具體的檔案資料案卷，如“A1001”表示第1份行政文件；“B1001”表示第1份教學計劃。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案資料管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，包括紙質文件、電子文件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.檔案資料應齊全完整，反映工作的全過程和實際情況。2.檔案資料應真實準確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.檔案資料應分類整理，便于查找和利用。（三）整理方法1.紙質檔案資料：按照分類標準進行分類，去除重復、無效的文件，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內目錄和備考表，裝訂成冊，編制案卷封面。2.電子檔案資料：按照分類標準進行分類存儲，建立電子文件夾，對每份電子文件進行命名、編號，確保文件名規(guī)范、準確，便于查找和識別。同時，建立電子檔案資料目錄索引，便于檢索。3.照片、音像資料：按照時間順序或事件順序進行整理，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，存儲在專門的存儲設備中，并建立相應的目錄索引。五、檔案資料的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料進行整理歸檔。2.對于重要的、緊急的檔案資料，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應符合整理要求，分類準確，編目清晰，裝訂整齊。2.歸檔的檔案資料應編制詳細的目錄索引，一式兩份，一份隨檔案資料裝訂成冊，一份單獨成冊。3.歸檔的檔案資料應填寫移交清單，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、移交時間等信息，移交人和接收人應簽字確認。（三）移交程序1.各部門檔案資料管理人員將整理好的檔案資料及目錄索引、移交清單一并提交給綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案資料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后，綜合檔案室接收檔案資料，并辦理移交手續(xù)，將移交清單一份返還移交部門，一份留存歸檔。六、檔案資料的保管與保護（一）保管場所綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案資料的安全保管。（二）保管要求1.檔案資料應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案資料應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的質量和安全。3.對破損、褪色的檔案資料應及時進行修復或復制，確保檔案資料的完整性。4.檔案資料管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（三）保護措施1.防火：檔案庫房應配備防火設備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。嚴禁在檔案庫房內吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。2.防潮：檔案庫房應保持適宜的濕度，可安裝除濕設備，防止檔案資料受潮發(fā)霉。檔案資料應放置在防潮的檔案柜中，避免直接接觸地面和墻壁。3.防蟲：檔案庫房應定期進行防蟲檢查，可采用防蟲藥劑、防蟲設備等措施，防止檔案資料被蟲蛀。4.防盜：檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范措施。檔案資料管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人。七、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱范圍幼兒園內部人員因工作需要可查閱相關檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、類別、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給綜合檔案室。2.綜合檔案室根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人應在指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還綜合檔案室，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍幼兒園外部單位或個人因特殊需要可借閱幼兒園檔案資料，但必須經(jīng)幼兒園領導批準。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案資料的名稱、類別、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給綜合檔案室。2.綜合檔案室對借閱申請表進行審核，報幼兒園領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應與綜合檔案室簽訂《檔案資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。借閱人應按照協(xié)議約定的期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應在指定的地點借閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出幼兒園。借閱過程中應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。如需復印檔案資料，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。5.借閱完畢后，借閱人應及時將檔案資料歸還綜合檔案室，并在《檔案資料借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。八、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定應遵循以下原則：1.真實性原則：鑒定檔案資料的內容是否真實可靠。2.完整性原則：鑒定檔案資料是否完整齊全。3.準確性原則：鑒定檔案資料的數(shù)據(jù)是否準確無誤。4.時效性原則：鑒定檔案資料是否已失去保存價值。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案資料管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案資料進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案資料的內容進行逐份審查，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案資料與其他相關檔案資料進行分析比較，判斷其保存價值。3.專家評估法：對于專業(yè)性較強的檔案資料，可邀請相關專家進行評估，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案資料，應填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明檔案資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)綜合檔案室負責