PAGE綜合檔案室借閱制度一、總則（一）目的為加強公司綜合檔案室檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在綜合檔案室借閱檔案的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類行政管理文件，包括年度工作計劃、總結、規(guī)章制度、會議紀要等。2.業(yè)務合同檔案，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.財務檔案，如會計憑證、賬簿、財務報表等（根據財務保密規(guī)定及相關法律法規(guī)，部分財務檔案借閱需遵循特定程序）。4.人事檔案，如員工入職資料、考核記錄、薪酬檔案等（人事檔案借閱需嚴格按照人事管理規(guī)定執(zhí)行）。5.項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目實施過程中的各類文件等。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、敏感信息的檔案，未經公司保密委員會批準，嚴禁借閱。2.已明確標注為“僅供內部查閱，嚴禁外借”的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定不得公開或限制借閱的檔案。三、借閱流程（一）借閱申請1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。2.申請表需經借閱人所在部門負責人簽字批準，以確保借閱需求與工作實際相關且必要。（二）檔案查閱1.綜合檔案室工作人員收到經批準的《檔案借閱申請表》后，根據申請內容查找并提供相應檔案。2.查閱檔案時，借閱人應在綜合檔案室指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。3.工作人員應監(jiān)督借閱人查閱檔案的行為，確保其按照規(guī)定操作，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。（三）借閱審批1.對于一般檔案借閱申請，綜合檔案室負責人在收到申請表后的[X]個工作日內進行審批。審批通過后，通知借閱人辦理借閱手續(xù)。2.對于涉及重要機密、敏感信息或較大數(shù)量檔案借閱申請，需經公司分管領導審批。審批時間一般不超過[X]個工作日。3.財務檔案、人事檔案等特殊類型檔案的借閱，除遵循上述審批流程外，還需分別征求財務部門、人事部門的意見。（四）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到綜合檔案室辦理借閱登記手續(xù)。2.工作人員需詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。（五）檔案借出1.借閱人按照登記內容領取檔案，不得自行挑選或多拿檔案。2.檔案借出時，工作人員應與借閱人當面核對檔案數(shù)量及完整性，并提醒借閱人妥善保管檔案。（六）檔案歸還1.借閱人應在預計歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，應提前向綜合檔案室提出書面申請，經批準后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人需確保檔案完整無損，如有損壞、丟失等情況，應及時向綜合檔案室報告并承擔相應責任。3.工作人員在接收歸還檔案時，應認真核對檔案數(shù)量及完整性，確認無誤后在借閱登記記錄上注明歸還日期，并由借閱人簽字。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般情況下，普通檔案的借閱期限為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前辦理延期手續(xù)。（二）重要檔案借閱期限對于重要檔案（如涉及公司重大決策、核心業(yè)務等檔案），借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需較長時間使用，需經公司高層領導批準。（三）特殊檔案借閱期限財務檔案、人事檔案等特殊類型檔案的借閱期限按照相關法律法規(guī)及公司內部規(guī)定執(zhí)行，一般較短且有嚴格的限制。五、借閱權限（一）部門負責人借閱權限部門負責人可根據工作需要借閱本部門相關檔案，但涉及公司整體戰(zhàn)略、機密信息等重要檔案的借閱需經公司分管領導批準。（二）普通員工借閱權限普通員工因工作需要借閱檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字批準后，可借閱與本職工作相關的檔案。（三）特殊情況借閱權限在特殊情況下（如公司重大項目推進、突發(fā)事件處理等），如需借閱超出本人權限范圍的檔案，需經公司相關領導特批。六、檔案保密要求（一）借閱人保密責任1.借閱人應對所借閱檔案的內容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.嚴禁將借閱的檔案用于非工作目的或轉借他人。3.在檔案使用完畢后，應及時歸還綜合檔案室，不得私自留存或擅自復制。（二）保密措施1.綜合檔案室應設置專門的查閱區(qū)域，配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保檔案查閱環(huán)境安全。2.對于涉及機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.工作人員在檔案管理過程中，應嚴格遵守保密制度，不得隨意談論檔案內容。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合檔案室定期對檔案借閱情況進行檢查，包括借閱登記記錄、檔案歸還情況、檔案完整性等方面。檢查周期為每[X]個月一次。（二）不定期抽查公司檔案管理部門不定期對各部門檔案借閱情況進行抽查，核實借閱手續(xù)是否齊全、檔案保管是否妥善等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度的借閱行為，如未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)、逾期未歸還檔案、泄露檔案機密等，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應依法追究相關人員的責任。