PAGE地震局建立健全檔案制度地震局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強地震局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地震局機關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指地震局在各項工作活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案的真實性、完整性和保密性，確保檔案管理工作與地震局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立地震局檔案管理辦公室，負責全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。4.負責檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施。6.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為地震局各項工作提供參考依據(jù)。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與地震局工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.地震局制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.地震監(jiān)測、預(yù)報、科研、工程地震等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，包括原始記錄、觀測數(shù)據(jù)、分析報告、圖紙等。4.地震應(yīng)急救援工作中形成的預(yù)案、方案、演練記錄、救援報告等。5.人事、財務(wù)、物資、設(shè)備等管理工作中形成的文件材料，如干部任免文件、工資報表、固定資產(chǎn)賬目等。6.對外交流與合作中形成的協(xié)議、合同、信函、紀要等文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料書寫。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、基本建設(shè)類、科研項目類等。2.編號：對每一類檔案編制分類號，以便于管理和查找。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張較小、零散的文件材料進行裝訂，使其整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的安全保衛(wèi)1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。3.對檔案的查閱、借閱等活動應(yīng)進行嚴格登記，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱本局檔案。4.其他符合規(guī)定的利用需求。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級機關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后查閱。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，如有違反，應(yīng)依法追究責任。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的等內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合地震局的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人和有關(guān)專家組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合地震局的工作特點和實際需求，制定本局檔案保管期限表。3.根據(jù)檔案保管期限表，對檔案進行逐件鑒定，確定其保管期限。（四）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、地震局主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并對銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等內(nèi)容。4.檔案銷毀記錄應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合地震局檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享。（三）信息化管理要求1.檔