PAGE檔案安全保衛(wèi)制度國務(wù)院一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案的完整與安全，維護公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、人員以及檔案存儲場所。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全各項安全防范措施，加強日常管理和監(jiān)督檢查，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.安全第一原則將檔案安全放在首位，確保檔案在收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保衛(wèi)的法律法規(guī)，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全保衛(wèi)制度，并組織實施。2.對檔案存儲場所進行規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保其符合安全要求。3.配備必要的檔案安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的檔案安全意識。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時向上級報告，并采取有效措施進行補救。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的安全。2.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查和整改工作。3.對本部門員工進行檔案安全宣傳教育，提高員工的安全意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、裝訂、上架等工作符合規(guī)范。3.定期對檔案存儲環(huán)境進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助做好檔案的利用工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案存儲場所安全管理（一）選址與建設(shè)1.檔案存儲場所應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜等條件良好的地方。2.檔案庫房的建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)建筑設(shè)計防火規(guī)范的要求，采用耐火極限不低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的建筑材料。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置獨立的出入口，便于人員進出和安全管理。（二）防護設(shè)施1.安裝防火設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器材等，并定期進行檢查和維護。2.配備防盜設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置等，并確保其正常運行。3.采取防潮、防蟲、防鼠措施，如安裝除濕設(shè)備、防蟲藥品投放裝置、防鼠板等。4.檔案存儲架應(yīng)牢固可靠，符合檔案存放要求，便于檔案的存取和管理。（三）環(huán)境要求1.檔案庫房的溫度應(yīng)保持在規(guī)定范圍內(nèi)，相對濕度應(yīng)控制在適宜的區(qū)間。2.保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。3.嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。四、檔案收集與整理安全管理（一）收集1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意保護檔案的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對重要檔案的收集，應(yīng)進行詳細(xì)記錄，確保檔案來源清晰。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的規(guī)范要求，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.在整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。3.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的質(zhì)量。五、檔案保管安全管理（一）存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對珍貴、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.檢查檔案的保管狀況，如是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）借閱與歸還管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，凡需查閱、借閱檔案的人員，必須填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對借閱人的身份和借閱范圍，確保檔案的安全。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用安全管理（一）利用范圍1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司/組織內(nèi)部，用于合法的工作目的。2.涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供。（二）利用方式1.檔案利用可采用查閱、借閱、復(fù)制等方式。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用紀(jì)律和保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、人員、內(nèi)容、用途等進行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、檔案數(shù)字化安全管理（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化過程中，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸?shù)劝踩胧乐箶?shù)據(jù)丟失和泄露。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進行質(zhì)量檢測，確保圖像清晰、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（二）存儲與管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。2.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、索引、檢索等管理，方便利用。3.加強對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。八、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急措施等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，如滅火、搶救檔案、保護現(xiàn)場等。2.及時向上級報告事故情況，配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。3.對事故造成的損失進行評估和統(tǒng)計，采取措施進行補救和恢復(fù)，盡量減少損失。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全保衛(wèi)工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案安全監(jiān)督機制，對各部門的檔案安全工作進行監(jiān)督檢查。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門對公司/組織檔案安全工作的檢查和指導(dǎo)。2.根據(jù)外部檢查意見，及時改進檔案安全管理工作。十、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案安全培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員和相關(guān)人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能等。（二）教育活動1.開展檔案安全宣傳教育活動，提高全體員工的檔案安全意識。2.通過案例分析、知識講座等形式，增強員工對檔案安全重要性的認(rèn)識。十一、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案安全保衛(wèi)工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）處罰