PAGE農村小學檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強農村小學檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高學校管理水平和教育教學質量，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室的檔案管理工作，包括學校各部門形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.安全保密原則加強檔案安全防護，確保檔案信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學校各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導學校各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案安全，對破損、褪色、變質的檔案及時進行修復和復制。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期向檔案室移交檔案。每個學期末，各部門需將本學期形成的檔案整理好，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整、準確和安全。3.積極配合檔案室開展檔案管理工作，接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關頒發(fā)的與本校有關的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本校黨、政、工、團等組織形成的文件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.本校教學、科研、管理等工作中形成的教案、課件、試卷、科研成果、學生學籍檔案、教師業(yè)務檔案等。4.本?；窘ㄔO、設備購置、財務審計等工作中形成的文件、合同、圖紙、預決算等。5.本校師生員工的榮譽證書、獎勵材料、個人科研成果等。6.其他具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料進行收集整理，確保文件材料齊全、完整。2.對重要文件材料應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質文件和電子文件。電子文件應采用通用格式，確保能夠長期有效讀取。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。4.對實物檔案，如獎杯、獎狀、證書等，應進行詳細登記，注明名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、獲得者等信息，并妥善保管。四、檔案整理（一）分類標準本校檔案采用年度機構保管期限分類法進行整理。1.年度：按照文件形成的年度進行劃分。2.機構：按照學校內部機構設置進行分類，如黨支部、校長室、教務處、德育處、總務處等。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。（二）整理方法1.紙質檔案對收集到的文件材料進行分類，按照分類標準進行排列編號。編制檔案目錄，目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、保管期限等項目。裝訂成冊，采用三孔一線的裝訂方法，確保整齊牢固。裝盒上架，將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，并上架存放。2.電子檔案按照分類標準對電子文件進行分類存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。對電子文件進行格式轉換和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的可讀性和可檢索性。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。2.檔案室溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類標準，將檔案分類存放于檔案架上，不同類別、不同年度、不同保管期限的檔案應分開存放。2.對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊保護措施，如專柜存放、復制備份等。3.檔案存放應遵循便于查找和利用的原則，同時要考慮檔案的安全保管。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級主管部門報告。3.對清查結果進行詳細記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。六、檔案鑒定（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案保管期限的變更和檔案的銷毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，分析其內容、來源、時間、形式等因素，準確判定檔案的價值。2.綜合分析結合學校工作實際和檔案利用情況，對檔案進行綜合分析，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（四）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定鑒定小組對需要鑒定的檔案進行集中鑒定，根據(jù)鑒定原則和方法，確定檔案的保管期限變更和是否需要銷毀。3.審批備案鑒定結果經學校領導審批后，報上級主管部門備案。對需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經審批后進行銷毀。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計歸檔數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括檔案查閱人次、查閱文件數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如檔案完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案數(shù)據(jù)進行自動化統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，報表應內容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時。同時，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為學校檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍本校師生員工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須經學校領導批準。（二）利用手續(xù)1.本校師生員工查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱申請表或借閱登記表，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。申請查閱重要檔案或機密檔案，需經學校分管領導批準。2.外單位查閱本校檔案，需持單位介紹信，注明查閱檔案的內容、目的、范圍等，經學校領導批準后，由檔案室安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容，如需摘抄、復制、拍照，須經檔案室同意，并履行相關手續(xù)。（三）利用服務1.檔案室應積極為檔案利用者提供優(yōu)質服務，及時準確地查找所需檔案，不得推諉、拖延。2.對檔案利用情況進行跟蹤記錄，了解檔案利用效果，及時反饋利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。九、檔案保密（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識，嚴格遵守保密規(guī)定。2.對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查閱范圍，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容，不得私自復制、傳播檔案信息。（二）保密措施1.檔案室應設置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設備，如保險柜、密碼鎖、