企業(yè)內部通訊管理規(guī)范及流程一、目的為規(guī)范企業(yè)內部通訊行為，保障信息傳遞高效、安全、合規(guī)，提升內部協(xié)作效率，降低信息泄露、溝通混亂等風險，結合企業(yè)實際運營需求，制定本管理規(guī)范及流程。二、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工（含正式員工、實習生、外包人員等），涵蓋日常工作溝通、項目協(xié)作、文件傳輸、通知發(fā)布等所有內部通訊場景，涉及的通訊工具包括企業(yè)統(tǒng)一部署及經審批使用的各類通訊平臺。三、通訊工具管理（一）工具選用企業(yè)統(tǒng)一部署官方通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘、內部OA系統(tǒng)通訊模塊等）作為內部工作溝通的主要渠道。禁止員工私自使用未經審批的外部通訊工具（如個人微信、QQ、非授權即時通訊軟件等）處理工作事務；確因業(yè)務需要使用外部工具的，需提交《通訊工具使用審批表》，經部門負責人、IT部、合規(guī)部聯合審批后方可啟用，并限定使用范圍（如僅用于特定客戶溝通）。（二）權限管理IT部門根據崗位性質、職級及業(yè)務需求，為員工分配通訊工具權限：普通員工：默認開通基礎溝通、文件傳輸、部門群聊權限，無群聊創(chuàng)建、全員消息群發(fā)等權限；部門主管：可創(chuàng)建部門內工作群、審批下屬通訊權限申請，擁有部門級消息發(fā)布權限；高管層：可創(chuàng)建跨部門項目群、發(fā)起企業(yè)級重要通知，擁有全平臺通訊審計查看權限（僅限合規(guī)審查場景）。權限調整需由員工本人或直屬上級提交申請，經IT部審核后執(zhí)行。（三）工具維護IT部門需定期對通訊工具進行系統(tǒng)更新、病毒查殺、數據備份，確保工具穩(wěn)定性與安全性。員工發(fā)現通訊工具故障（如消息發(fā)送失敗、文件無法傳輸等），應立即向IT部反饋，由專人跟進處理，處理進展需同步反饋至申請人。四、通訊內容規(guī)范（一）信息發(fā)布規(guī)范1.工作類信息：通知、文件、數據統(tǒng)計等工作相關內容，發(fā)布前需經直屬上級審核（重要信息需法務/合規(guī)部聯審），確保內容準確、合規(guī)（如無虛假宣傳、無違規(guī)承諾、無涉密內容）。2.非工作類信息：禁止發(fā)布謠言、不實信息、低俗暴力內容、宗教迷信內容及與企業(yè)文化不符的言論。企業(yè)內部允許適度分享行業(yè)資訊、正能量內容，但需標注“非工作信息”，且不得干擾正常工作溝通。（二）溝通禮儀規(guī)范1.工作通訊需使用禮貌用語（如“請”“麻煩”“感謝”等），避免使用冒犯性、攻擊性語言，禁止在通訊中進行人身攻擊或惡意調侃。2.工作時間內的通訊應簡潔明了，突出核心需求（如“請于今日17:00前提交項目周報，模板見附件”）；非緊急事務避免在休息時間（如22:00-次日8:00）頻繁打擾同事，確需溝通的需標注“非緊急，方便時回復即可”。（三）文件傳輸規(guī)范1.傳輸的文件需確保來源合法、內容合規(guī)，禁止傳輸病毒文件、盜版軟件、侵權資料、涉密文件（未經加密）。2.涉及機密信息的文件（如客戶合同、財務報表、未公開戰(zhàn)略），需通過企業(yè)加密傳輸通道（如OA系統(tǒng)加密模塊、指定加密郵箱）發(fā)送，且需在文件名或消息中注明“機密”，接收方需確認身份后方可接收。五、通訊流程管理（一）通訊發(fā)起流程1.工作群聊創(chuàng)建：員工需創(chuàng)建工作群時，需填寫《群聊創(chuàng)建申請表》，說明群聊目的、成員范圍、預期存續(xù)時間，經部門負責人審批后，由IT部或群管理員協(xié)助創(chuàng)建，群名稱需規(guī)范（如“2024Q3市場部-品牌推廣項目群”）。2.重要信息發(fā)布：發(fā)布企業(yè)級通知、制度更新、重大決策等信息時，需填寫《信息發(fā)布審批表》，經直屬上級、法務部（如需）、總經理辦公室審核后，由指定人員（如行政部專員、部門總監(jiān)）通過官方通訊工具發(fā)布，發(fā)布后需跟蹤反饋情況（如閱讀率、疑問反饋）。（二）通訊響應流程1.普通事務：工作時間內（如9:00-18:00）的通訊消息，需在4小時內響應（如確認收到、給出初步反饋）；非工作時間的消息，需在24小時內響應。2.緊急事務：標注“緊急”或涉及安全生產、重大客戶投訴等緊急事項的通訊，需在1小時內響應，無法及時響應的需電話或語音留言說明情況（如“正在處理XX事務，預計1小時后回復，有緊急情況可致電溝通”）。（三）通訊歸檔流程1.行政部或檔案管理部門需定期（如每月/每季度）歸檔重要通訊記錄，包括項目溝通記錄、決策討論記錄、文件傳輸記錄等。歸檔時需按“部門-項目-時間”分類，采用云端加密備份+本地存儲的方式，存檔期限根據《企業(yè)檔案管理制度》執(zhí)行（如一般文件存檔3年，機密文件存檔10年）。2.員工個人需定期清理通訊記錄中的冗余信息（如過期文件、無效對話），但需保留與工作相關的重要記錄，直至歸檔完成。六、安全與保密管理（一）信息安全1.通訊工具需設置強密碼（含大小寫字母、數字、特殊符號），并定期（每季度）更換，支持兩步驗證的工具需開啟該功能。2.禁止將通訊工具賬號、密碼告知他人，禁止在公共網絡（如非加密公共WiFi、網吧）下使用通訊工具處理工作事務，確需使用的需通過企業(yè)VPN接入。（二）保密要求1.企業(yè)機密信息范圍：客戶核心數據（如聯系方式、合同金額）、財務核心數據（如營收明細、成本結構）、未公開戰(zhàn)略規(guī)劃、技術研發(fā)資料等，具體以《企業(yè)保密制度》為準。2.涉及機密的通訊需在指定加密渠道進行（如企業(yè)內部加密通訊模塊），禁止在非保密工具（如個人微信、普通郵件）中討論機密內容；員工離職前需移交通訊工具賬號及相關機密信息，由IT部注銷賬號或重置權限。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制由行政部、IT部、合規(guī)部組成“通訊管理監(jiān)督小組”，通過以下方式監(jiān)督執(zhí)行：日志審計：IT部定期審計通訊工具的消息記錄、文件傳輸記錄，排查違規(guī)內容；隨機抽查：監(jiān)督小組隨機抽查部門群聊、個人通訊記錄，檢查內容合規(guī)性、響應及時性；舉報機制：員工可匿名向監(jiān)督小組舉報違規(guī)通訊行為，舉報經核實后給予舉報人獎勵。（二）考核辦法1.獎勵：對嚴格遵守規(guī)范、通訊高效（如響應及時率≥95%、無違規(guī)記錄）的部門或個人，給予“優(yōu)秀通訊團隊/個人”表彰，頒發(fā)榮譽證書并給予績效加分。2.處罰：輕微違規(guī)（如使用非審批工具溝通、發(fā)布無關信息）：給予口頭警告，限期整改；中度違規(guī)（如泄露非核心機密、多次違規(guī)溝通）：給予書面警告、罰款（____元）