會議紀要及行動計劃編寫指導書一、適用情境與價值在各類會議場景中，如部門例會、項目啟動會、問題復盤會、跨部門協(xié)調(diào)會等，會議紀要及行動計劃是沉淀會議成果、明確執(zhí)行責任、推動工作落地的關(guān)鍵工具。其核心價值在于：留存決策依據(jù)：客觀記錄會議達成的共識、決議，避免后續(xù)信息偏差；明確責任分工：通過行動計劃將任務拆解到具體人員與時間節(jié)點，保證“事事有人管、件件有反饋”；跟進執(zhí)行進度：作為后續(xù)工作回顧和考核的參考依據(jù)，推動閉環(huán)管理。二、會議紀要與行動計劃編寫全流程（一）會前準備：奠定高效基礎明確會議目標：提前與會議組織者確認會議核心議題（如“確定Q3產(chǎn)品上線方案”“解決跨部門協(xié)作流程卡點”），避免記錄偏離重點。準備記錄工具：根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式（如Word文檔、Excel表格、專業(yè)會議紀要工具），提前創(chuàng)建模板框架（含會議基本信息、議程、討論要點、待辦事項等字段）。熟悉參會人員：知曉主要參會人及其職責（如總監(jiān)負責決策、主管負責執(zhí)行），便于快速關(guān)聯(lián)任務與責任人。（二）會中記錄：捕捉關(guān)鍵信息區(qū)分“事實”與“觀點”：事實記錄：客觀呈現(xiàn)會議內(nèi)容，如“*經(jīng)理提出‘需在8月15日前完成用戶調(diào)研’”；觀點記錄：標注關(guān)鍵意見（如“技術(shù)部認為當前方案開發(fā)周期可縮短2周”），避免主觀臆斷。聚焦核心要素：重點記錄“議題-討論-結(jié)論-待辦”四類信息：議題：本次會議需解決的問題（如“優(yōu)化客戶投訴響應流程”）；討論：各方主要觀點（如“客服部建議增設線上快速通道，產(chǎn)品部認為需評估技術(shù)可行性”）；結(jié)論：最終達成的共識（如“先由技術(shù)部出具線上快速通道方案，下周五前評審”）；待辦：明確任務、初步責任人及時間節(jié)點（如“技術(shù)部*工負責方案初稿，8月10日前提交”）。標注優(yōu)先級：對緊急或重要任務使用“高/中/低”優(yōu)先級標記（如“高優(yōu)先級：客戶投訴響應流程優(yōu)化需在本月底前落地”）。（三）會后整理：形成規(guī)范文檔信息核對與補充：會后2小時內(nèi)整理記錄，對照會議錄音（若允許）或與參會人（如總監(jiān)、主管）核對關(guān)鍵信息（如決議內(nèi)容、任務截止日期），避免遺漏或偏差；補充記錄中未明確的細節(jié)（如任務所需資源、支持部門）。結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)：按“會議基本信息-核心討論內(nèi)容-會議決議與待辦-后續(xù)計劃”框架組織內(nèi)容，保證邏輯清晰（詳見第三部分模板）。（四）行動計劃制定：從“任務”到“落地”任務拆解與量化：將會議決議中的待辦拆解為可執(zhí)行的具體任務（如“完成用戶調(diào)研”拆解為“設計調(diào)研問卷（工）、收集500份樣本（助理）、分析數(shù)據(jù)并輸出報告（*經(jīng)理）”）。明確“5W2H”要素：What（任務內(nèi)容）：具體要完成什么（如“設計用戶調(diào)研問卷”）；Who（責任人）：明確到具體崗位或人員（如“產(chǎn)品部*工”）；When（截止時間）：精確到日期（如“2024年8月10日17:00前”）；Why（目標）：任務的目的（如“支撐Q3產(chǎn)品功能優(yōu)化決策”）；Where（交付成果）：輸出物的形式（如“Word版問卷+調(diào)研說明”）；How（執(zhí)行方法）：簡要說明關(guān)鍵步驟（如“參考歷史問卷模板，新增3個功能體驗問題”）；Howmuch（資源需求）：所需支持（如“需市場部協(xié)助發(fā)放問卷”）。關(guān)聯(lián)會議決議：在行動計劃中標注對應的會議決議編號（如“決議3.1：優(yōu)化客戶投訴響應流程”），便于追溯。（五）審核與分發(fā)：保證信息同步審核校對：內(nèi)容準確性：由會議主持人（如*總監(jiān)）審核決議、任務及責任人是否與會議一致；完整性：檢查是否包含所有關(guān)鍵待辦及5W2H要素；格式規(guī)范性：統(tǒng)一字體、標題層級、日期格式等。規(guī)范分發(fā)：分發(fā)范圍：所有參會人、任務相關(guān)執(zhí)行人員、上級領(lǐng)導（如部門總經(jīng)理）；分發(fā)渠道：通過企業(yè)釘釘?shù)绒k公工具同步，并要求接收人“已讀”確認；歸檔保存：將最終版紀要及行動計劃歸檔至共享文件夾（如“部門會議-2024年8月”），方便后續(xù)查閱。（六）跟蹤與閉環(huán)：推動執(zhí)行落地定期跟蹤：任務負責人需按計劃進度更新執(zhí)行狀態(tài)（如“進行中”“已完成”“需延期”），并在關(guān)鍵節(jié)點（如截止日前3天）主動向會議組織者反饋；對于跨部門任務，由會議指定協(xié)調(diào)人（如*主管）定期同步各方進度。閉環(huán)管理：任務完成后，責任人需提交交付成果（如調(diào)研報告、流程方案），由會議主持人驗收；對未按時完成的任務，需在下次會議中說明原因及調(diào)整計劃，保證“事事有結(jié)果”。三、會議紀要與行動計劃標準模板（一）會議紀要模板會議基本信息會議名稱[如：Q3產(chǎn)品上線方案評審會]會議時間[年月日時分-時分]會議地點[如：公司301會議室/線上騰訊會議]參會人員[主持人：總監(jiān)；參會人：產(chǎn)品部經(jīng)理、技術(shù)部主管、市場部助理等]記錄人[如：行政部*工]會議議題1.[議題1：確定產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級]；2.[議題2：評估開發(fā)資源需求]核心討論內(nèi)容議題1：確定產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級-經(jīng)理：用戶調(diào)研顯示“智能推薦”需求占比65%，建議優(yōu)先級1級；-主管：技術(shù)評估“智能推薦”開發(fā)周期需8周，若優(yōu)先級過高可能影響“支付功能”上線（原計劃9月上線）；-結(jié)論：優(yōu)先級調(diào)整為“支付功能”（1級）、“智能推薦”（2級），支付功能需保證9月15日前上線。議題2：評估開發(fā)資源需求-技術(shù)部主管：當前開發(fā)團隊5人，需新增2名前端工程師才能按期完成；-市場部助理：若延期上線，Q3推廣預算需調(diào)整；-結(jié)論：由*總監(jiān)協(xié)調(diào)人力資源部，8月5日前確認新增工程師招聘進度。會議決議與待辦事項序號任務描述1調(diào)整產(chǎn)品功能開發(fā)優(yōu)先級，明確“支付功能”9月15日前上線2評估“智能推薦”功能開發(fā)方案，壓縮至6周內(nèi)完成3協(xié)調(diào)人力資源部，確認2名前端工程師招聘進度后續(xù)計劃下次會議時間[暫定：2024年8月12日14:00，地點：301會議室]會議主題[新增前端工程師到崗后資源分配評審]其他事項無（二）行動計劃跟蹤表模板任務編號任務描述（關(guān)聯(lián)會議決議）責任人計劃完成時間實際完成時間狀態(tài)（進行中/已完成/延期/受阻）當前進度（如80%）遇到的問題及所需支持RES-01-01調(diào)整產(chǎn)品功能開發(fā)優(yōu)先級，更新路線圖產(chǎn)品部*經(jīng)理2024-08-032024-08-03已完成100%無RES-01-02評估“智能推薦”功能開發(fā)方案技術(shù)部*主管2024-08-102024-08-12延期2天90%需產(chǎn)品部提供用戶數(shù)據(jù)接口（已催辦）RES-02-01確認2名前端工程師招聘進度*總監(jiān)2024-08-052024-08-05已完成100%人力資源部反饋簡歷篩選中四、編寫過程中的關(guān)鍵要點（一）客觀準確，避免主觀臆斷記錄時需基于會議實際內(nèi)容，不添加個人觀點（如避免“經(jīng)理的方案不合理”等表述，改為“經(jīng)理提出方案需進一步評估可行性”）。對未明確的結(jié)論（如“需進一步討論”），需如實標注，不擅自補充。（二）突出重點，聚焦執(zhí)行會議紀要需區(qū)分“背景信息”與“核心內(nèi)容”，避免冗長描述（如“市場環(huán)境分析”等背景可簡述，重點記錄“基于分析得出的行動方向”）。行動計劃需以“任務”為核心，避免模糊表述（如“盡快完成調(diào)研”改為“8月10日前完成500份用戶問卷收集并輸出分析報告”）。（三）責任到人，時間明確每個待辦任務必須明確唯一責任人（避免“相關(guān)部門負責”），截止時間需精確到日期（避免“月底前”），保證責任可追溯、進度可監(jiān)控。（四）可執(zhí)行性優(yōu)先任務需結(jié)合實際資源與能力制定（如“1周內(nèi)完成全系統(tǒng)功能測試”需評估測試人員數(shù)量是否可行），避免因目標過高導致執(zhí)行困難。若需跨部門支持，需在“備注”中明確協(xié)作方（如“需財務部提供預算模板”）