企業(yè)文件安全風(fēng)險控制表單工具指南一、適用工作場景本表單適用于企業(yè)內(nèi)部各類文件全生命周期的安全管理場景，包括但不限于：內(nèi)部敏感文件流轉(zhuǎn)：如財務(wù)報表、戰(zhàn)略規(guī)劃、人事任免等涉密文件在部門間的傳遞與審批；外部合作文件處理：與客戶、供應(yīng)商簽訂的合同、技術(shù)協(xié)議等外部文件的接收、審核與歸檔；員工離職文件交接：涉及崗位職責(zé)、權(quán)限、項目資料的離職文件交接審核；系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出與備份：從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出的原始數(shù)據(jù)、分析報告等文件的存儲與使用管控；跨部門協(xié)作文件共享：多部門聯(lián)合項目文件（如研發(fā)文檔、市場方案）的權(quán)限分配與使用跟進。二、操作流程指引第一步：表單發(fā)起與基礎(chǔ)信息填寫發(fā)起人：文件處理第一責(zé)任人（如文件創(chuàng)建人、部門負責(zé)人或項目經(jīng)辦人*）；填寫內(nèi)容：文件基本信息：準(zhǔn)確填寫文件名稱、編號（如有）、類型（如Word、Excel、PDF等）、密級（參考公司《文件保密管理制度》分為“公開、內(nèi)部、秘密、機密”四級）；文件流轉(zhuǎn)路徑：明確文件當(dāng)前持有部門/人、后續(xù)需傳遞的部門/人及使用目的（如“財務(wù)部→總經(jīng)理辦，用于年度預(yù)算審批”）；涉及人員：列出文件創(chuàng)建人、當(dāng)前保管人、后續(xù)接觸人員（含外部合作方聯(lián)系人*，需注明單位）。第二步：風(fēng)險點識別與等級評估識別范圍：覆蓋文件“創(chuàng)建-傳輸-存儲-使用-銷毀”全流程，重點排查：傳輸風(fēng)險：是否通過非加密渠道（如普通個人郵箱）傳輸；存儲風(fēng)險：存儲介質(zhì)（如本地電腦、云盤）是否加密，訪問權(quán)限是否開放過度；使用風(fēng)險：是否存在超范圍復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)，或未經(jīng)授權(quán)摘錄敏感內(nèi)容；銷毀風(fēng)險：涉密文件是否通過碎紙機等合規(guī)方式銷毀，電子文件是否徹底刪除；人員風(fēng)險：接觸人員是否簽署保密協(xié)議，離職人員權(quán)限是否及時回收。風(fēng)險等級判定：根據(jù)影響程度分為“高、中、低”三級（示例：“機密文件通過明文郵件傳輸”為高風(fēng)險；“內(nèi)部文件在部門內(nèi)部共享未設(shè)密碼”為低風(fēng)險）。第三步：制定控制措施與責(zé)任分配措施要求：針對識別的風(fēng)險點，制定具體、可落地的控制措施，避免“加強管理”“注意保密”等模糊表述；技術(shù)措施：如“使用公司加密系統(tǒng)傳輸文件”“設(shè)置云盤訪問權(quán)限（僅允許指定IP登錄）”；管理措施：如“要求接收人簽署《文件保密承諾書》”“文件使用后立即加密存儲”；責(zé)任到人：明確每項措施的執(zhí)行人（如“部門助理*負責(zé)文件加密傳輸”）和完成時限（如“2024年X月X日前完成權(quán)限設(shè)置”）。第四步：審核與審批審核人：文件流轉(zhuǎn)路徑中的下一環(huán)節(jié)負責(zé)人（如部門經(jīng)理、法務(wù)專員、IT安全負責(zé)人）；審核要點：風(fēng)險點識別是否全面，控制措施是否有效，責(zé)任是否明確；審批流程：根據(jù)文件密級確定審批層級（如“秘密級”需部門負責(zé)人審批，“機密級”需分管領(lǐng)導(dǎo)*審批），審批人需在表單中簽署意見并注明日期。第五步：執(zhí)行與記錄執(zhí)行跟蹤：責(zé)任人按計劃落實控制措施，表單發(fā)起人需跟蹤措施完成情況（如“確認接收人已簽署承諾書”）；記錄留存：將執(zhí)行過程中的佐證材料（如加密傳輸截圖、權(quán)限設(shè)置記錄、銷毀憑證）作為表單附件，保證可追溯。第六步：歸檔與回顧表單歸檔：審批完成的表單及附件由行政部*統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年；定期回顧：每季度由信息安全小組*對表單執(zhí)行情況進行復(fù)盤，優(yōu)化風(fēng)險點識別清單和控制措施模板。三、表單模板內(nèi)容文件基本信息文件名稱示例：2024年Q3銷售策略方案文件編號示例：MK-2024-Q3-012（如有）文件類型□Word□Excel□PDF□PPT□其他_________密級□公開□內(nèi)部□秘密□機密創(chuàng)建部門/人示例：市場部/*創(chuàng)建日期2024年X月X日當(dāng)前保管部門/人示例：市場部/*預(yù)計流轉(zhuǎn)部門/人及目的示例：銷售部（用于區(qū)域執(zhí)行）、總經(jīng)理辦（用于審批）涉及外部單位/人員示例：無（如有：廣告公司/聯(lián)系人*，用于合作方案確認）風(fēng)險點識別與評估風(fēng)險類別風(fēng)險描述（示例）傳輸風(fēng)險通過企業(yè)發(fā)送給銷售部，未啟用“文件加密”功能存儲風(fēng)險文件暫存在*個人電腦桌面，未設(shè)置訪問密碼使用風(fēng)險銷售部可能轉(zhuǎn)發(fā)給區(qū)域經(jīng)理，未限制轉(zhuǎn)發(fā)權(quán)限銷毀風(fēng)險電子文件未明確銷毀期限和方式控制措施與責(zé)任分配風(fēng)險點控制措施（具體可落地）傳輸風(fēng)險通過公司加密系統(tǒng)（如安全平臺）重新發(fā)送，并設(shè)置“禁止轉(zhuǎn)發(fā)”權(quán)限存儲風(fēng)險移動至部門加密文件夾，設(shè)置訪問權(quán)限（僅市場部經(jīng)理、*可查看）使用風(fēng)險要求銷售部接收人簽署《文件使用確認書》，明確禁止轉(zhuǎn)發(fā)銷毀風(fēng)險項目結(jié)束后30天內(nèi)，由行政部*通過公司指定的文件銷毀系統(tǒng)徹底刪除審核與審批審核人示例：*（銷售部負責(zé)人）審核意見風(fēng)險點識別全面，控制措施可行，同意執(zhí)行審批人示例：趙六*（分管市場領(lǐng)導(dǎo)）審批意見同意按措施執(zhí)行，保證文件安全，后續(xù)加強使用過程抽查執(zhí)行記錄措施1執(zhí)行情況示例：已通過加密系統(tǒng)發(fā)送，接收人已查收，附件為加密傳輸記錄截圖措施2執(zhí)行情況示例：文件已移至加密文件夾，權(quán)限設(shè)置完成，截圖見附件措施3執(zhí)行情況示例：銷售部3名接收人已簽署確認書，附件為掃描件備注|（可填寫其他需說明事項，如文件銷毀后需更新臺賬、外部合作方保密要求等）|四、使用關(guān)鍵提示密級劃分依據(jù)：嚴格遵循公司《文件分類分級管理辦法》，嚴禁隨意降低或提高文件密級，如對密級判定存在疑問，需先咨詢法務(wù)部*或信息安全部門。風(fēng)險識別全面性：需結(jié)合文件實際用途和接觸人員范圍，避免遺漏“隱性風(fēng)險”（如“員工在家辦公時文件可能被他人窺見”）。措施可操作性：控制措施需明確“用什么工具”“由誰做”“怎么做”，例如“加密存儲”需注明使用的是“公司指定的加密軟件”而非籠統(tǒng)的“加密”。責(zé)任追溯清晰：每個環(huán)節(jié)的責(zé)任人需為具體個人（避免“部門負責(zé)”等模糊表述），保證出現(xiàn)安全問題時可快