銷售業(yè)務合同審查與簽約管理工具一、適用場景與業(yè)務價值本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務中全流程的合同管理與風險控制，具體場景包括：新客戶拓展：首次合作時合同的起草、審核與簽約，保證條款合規(guī)、權(quán)責清晰；老客戶續(xù)約：針對歷史合作客戶的合同更新，如價格調(diào)整、服務范圍變更等條款的修訂與確認；定制化合同處理：根據(jù)客戶特殊需求（如定制產(chǎn)品、獨家代理等）調(diào)整合同核心條款，平衡商業(yè)利益與法律風險；跨區(qū)域/跨部門協(xié)作：涉及多地分公司或多部門（如銷售、法務、財務）協(xié)同的合同審批，統(tǒng)一流程標準；合同履約跟蹤：簽約后對交付、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點的進度管理，保證合同順利執(zhí)行。通過標準化流程與工具化支持，可顯著提升合同審查效率、降低法律風險、保障銷售目標合規(guī)達成。二、標準化操作流程流程目標：保證合同從發(fā)起至歸檔全流程可控、可追溯，關(guān)鍵環(huán)節(jié)無遺漏。1.合同發(fā)起與基礎(chǔ)信息登記操作主體：銷售代表/客戶經(jīng)理（發(fā)起人）操作內(nèi)容：（1）與客戶溝通合作需求，明確合同標的（產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格、數(shù)量）、價格、交付周期等核心商務條款；（2）根據(jù)企業(yè)標準合同模板，結(jié)合客戶需求起草合同初稿，保證基礎(chǔ)信息完整（如雙方主體信息、簽約日期、合同金額等）；（3）填寫《銷售業(yè)務合同信息登記表》（見“三、核心工具表格模板”），合同初稿及相關(guān)附件（如客戶資質(zhì)證明、技術(shù)協(xié)議等），提交至銷售主管初審。輸出成果：合同初稿、《合同信息登記表》初版。2.業(yè)務部門初審操作主體：銷售主管/部門負責人操作內(nèi)容：（1）審核合同商務條款：確認價格、交付周期、驗收標準等是否符合銷售政策與客戶談判結(jié)果；（2）核查客戶基礎(chǔ)信息：驗證客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等是否準確，保證合同主體無誤；（3）評估合同可行性：結(jié)合庫存、產(chǎn)能、財務回款政策等，判斷合同可執(zhí)行性；（4）在《合同審查意見表》中出具初審意見，通過則流轉(zhuǎn)至法務審核，駁回則注明原因并退回發(fā)起人修改。輸出成果：《合同審查意見表》（業(yè)務初審意見）。3.法務合規(guī)審核操作主體：法務專員/法務部門操作內(nèi)容：（1）審核法律條款：重點檢查合同主體資格、權(quán)利義務約定、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式等是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定；（2）識別風險點：如格式條款是否公平、付款條件是否明確、保密條款是否覆蓋商業(yè)秘密等，提出修改建議；（3）對涉及特殊業(yè)務（如進出口、數(shù)據(jù)合規(guī)等）的合同，協(xié)同相關(guān)部門（如關(guān)務、IT）共同審核；（4）在《合同審查意見表》中出具法務審核意見，通過則流轉(zhuǎn)至財務審核，駁回則明確法律風險及整改要求。輸出成果：《合同審查意見表》（法務審核意見）。4.財務審核操作主體：財務專員/財務部門操作內(nèi)容：（1）審核財務條款：確認付款方式（如預付款比例、分期節(jié)點）、開票信息（稅率、開票時間）、稅費承擔方等是否符合財務制度；（2）評估財務風險：核查客戶信用狀況（如歷史回款記錄），判斷壞賬風險；（3）對大額合同或特殊付款條件（如賬期超過X天），測算對企業(yè)現(xiàn)金流的影響；（4）在《合同審查意見表》中出具財務審核意見，通過則流轉(zhuǎn)至審批人，駁回則說明財務合規(guī)問題。輸出成果：《合同審查意見表》（財務審核意見）。5.分級審批操作主體：根據(jù)合同金額/類型對應審批人（如銷售總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）操作內(nèi)容：（1）審批人依據(jù)《合同審批流程跟蹤表》，綜合業(yè)務、法務、財務審核意見，對合同進行最終決策；（2）審批權(quán)限劃分示例（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：合同金額≤10萬元：銷售總監(jiān)審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：分管副總審批；合同金額＞50萬元或涉及重大戰(zhàn)略合作：總經(jīng)理審批；（3）審批通過后，在《合同審批流程跟蹤表》中簽署“同意意見”；審批駁回則注明原因，終止流程或退回修改。輸出成果：《合同審批流程跟蹤表》（審批完成狀態(tài)）。6.合同簽署與回執(zhí)管理操作主體：銷售代表/行政專員（簽約執(zhí)行人）操作內(nèi)容：（1）審批通過后，與客戶確認最終合同文本，明確簽署方式（電子簽/紙質(zhì)簽）；（2）電子簽：通過合規(guī)電子簽約平臺（如企業(yè)自有系統(tǒng)或第三方平臺）發(fā)起簽約，保證簽約過程留痕、文件不可篡改；（3）紙質(zhì)簽：打印合同正本（一式X份，按需分配），加蓋企業(yè)公章及合同專用章，郵寄或送達客戶簽署；（4）獲取客戶簽約回執(zhí)（如電子簽確認書、紙質(zhì)簽收回執(zhí)），核對簽字/蓋章是否完整、清晰，掃描存檔后更新《合同信息登記表》狀態(tài)為“已簽約”。輸出成果：已簽署合同原件/電子簽文件、客戶簽約回執(zhí)。7.合同歸檔與履約跟蹤操作主體：行政專員/檔案管理員（歸檔）；銷售代表（履約跟蹤）操作內(nèi)容：（1）歸檔：將合同正本、審批表、審查意見表、附件等資料整理成冊，按“合同編號+客戶名稱”分類存儲（電子檔加密備份，紙質(zhì)檔入柜保存），更新《合同臺賬》；（2）履約跟蹤：銷售代表根據(jù)合同約定，跟蹤交付進度、驗收確認、回款情況等，在《合同履約跟蹤表》中記錄關(guān)鍵節(jié)點；（3）如需變更或補充協(xié)議，按原流程重新發(fā)起審批，保證變更內(nèi)容合法合規(guī)。輸出成果：合同檔案完整卷宗、《合同履約跟蹤表》。三、核心工具表格模板1.銷售業(yè)務合同信息登記表合同編號合同名稱甲方（公司信息）乙方（客戶信息）簽約日期合同金額（元）合同類型（新品/續(xù)約/定制等）公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話、地址公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話、地址核心條款摘要合同附件清單發(fā)起人發(fā)起日期當前狀態(tài)（草擬/審核中/已審批/已簽約/已歸檔）付款方式、交付周期、質(zhì)保期、驗收標準等技術(shù)協(xié)議、客戶資質(zhì)證明、報價單等銷售代表*YYYY-MM-DD2.合同審查意見表合同編號審查環(huán)節(jié)審查人審查日期審查意見（分條款說明，示例）問題等級（一般/重要/緊急）整改要求整改責任人整改完成時間業(yè)務初審銷售主管*YYYY-MM-DD1.交付周期：客戶要求15天，當前產(chǎn)能需調(diào)整為20天，建議與客戶協(xié)商；2.價格：符合銷售政策，同意。重要調(diào)整交付周期銷售代表*YYYY-MM-DD法務審核法務專員*YYYY-MM-DD1.違約責任：建議明確“逾期付款按日萬分之五計算違約金”；2.爭議解決：當前約定訴訟，建議改為仲裁（更高效）。重要補充違約金條款銷售代表*YYYY-MM-DD財務審核財務專員*YYYY-MM-DD1.付款方式：預付款比例30%符合財務要求，同意；2.開票信息：需補充納稅人識別號。一般補充開票信息銷售代表*YYYY-MM-DD3.合同審批流程跟蹤表合同編號審批節(jié)點審批人審批日期審批意見（同意/駁回/補充說明）駁回原因（若駁回）當前審批狀態(tài)發(fā)起人銷售代表*YYYY-MM-DD提交合同初稿及附件—已發(fā)起銷售主管初審銷售主管*YYYY-MM-DD同意，流轉(zhuǎn)至法務審核—已通過法務審核法務專員*YYYY-MM-DD同意，流轉(zhuǎn)至財務審核—已通過財務審核財務專員*YYYY-MM-DD同意，流轉(zhuǎn)至銷售總監(jiān)審批—已通過銷售總監(jiān)審批銷售總監(jiān)*YYYY-MM-DD同意，可簽約—已審批四、關(guān)鍵控制點與風險提示合同主體資格審查：簽約前必須核查客戶營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署），保證簽約主體合法有效，避免“假章”“假合同”風險。核心條款合規(guī)性：付款方式、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等條款需明確無歧義，禁止使用“視情況而定”“另行協(xié)商”等模糊表述，防止履約爭議。審批流程完整性：嚴禁跳過審核環(huán)節(jié)或“先簽約后審批”，對大額/特殊合同需多部門聯(lián)合評審，保證風險全覆蓋。簽約方式規(guī)范性：電子簽需選用具備法律效力的平臺（如符合《電子簽名法》規(guī)定的工具），紙質(zhì)簽需保證“騎縫章”完整，避免單頁篡改。合同履約跟