企業(yè)合同檔案管理辦法為規(guī)范企業(yè)合同檔案管理，有效保護和利用合同檔案資源，維護企業(yè)合法權益，依據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及企業(yè)實際運營需求，制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)各部門及所屬單位在經營活動中形成的各類合同檔案管理工作。一、管理職責企業(yè)檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”）作為合同檔案管理的統(tǒng)籌機構，負責制定合同檔案管理制度、指導業(yè)務部門開展合同檔案收集整理工作，對移交的合同檔案進行審核歸檔及日常保管利用；定期組織檔案管理培訓，監(jiān)督各部門合同檔案管理執(zhí)行情況。合同承辦部門（業(yè)務部門）承擔合同檔案的直接管理責任，在合同簽訂、履行過程中同步收集相關文件材料，按要求整理后移交檔案部門；配合檔案部門開展合同檔案的鑒定、利用及安全管理工作，確保合同檔案形成過程的完整性與準確性。二、歸檔范圍企業(yè)經營活動中產生的各類合同及關聯文件均應納入歸檔范圍，具體涵蓋：采購類合同：含物資、服務、設備采購等合同文本，以及供應商資質、報價單、驗收報告等附件。銷售類合同：包括產品銷售、服務外包、技術轉讓等合同文本，配套客戶需求確認單、交貨憑證、回款記錄等材料。合作類合同：如戰(zhàn)略合作、合資合營、技術合作等合同文本，關聯合作方背景資料、可行性研究報告、會議紀要等支撐文件。勞動人事類合同：勞動合同、勞務協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等文本，及員工入職資料、崗位調整說明、離職證明等關聯材料。租賃與不動產類合同：房屋、場地租賃及不動產買賣等合同文本，附產權證明、權屬變更文件、物業(yè)協(xié)議等。其他合同：擔保、借款、知識產權許可等合同文本，及相關審批文件、公證文書、變更協(xié)議等。三、整理與歸檔要求1.歸檔時限：合同履行完畢、終止或解除后[X]個工作日內，合同承辦部門應完成合同檔案的整理并移交檔案部門；如遇特殊情況（如合同糾紛需延期歸檔），需經檔案部門與業(yè)務分管領導審批同意，最長延期不超過[X]個月。2.整理規(guī)范：合同檔案以“一份合同為一個整理單元”，按合同類型（如采購、銷售）或業(yè)務板塊分類，采用“年度-類型-序號”規(guī)則編號（例：2024-CG-001，其中類型代碼按需設定）。紙質合同需去除金屬裝訂物，按“合同文本-附件-審批文件”順序裝訂，封面標注合同名稱、編號、簽訂日期、對方單位、履行期限等核心信息；電子合同需轉換為PDF格式，與紙質檔案編號一致，存儲于企業(yè)指定的電子檔案管理系統(tǒng)。歸檔材料應完整、準確、清晰，手寫部分需用黑色鋼筆或簽字筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆；復印件需注明“與原件一致”并加蓋部門公章，重要合同需留存原件。3.移交流程：業(yè)務部門移交合同檔案時，需填寫《合同檔案移交清單》，注明檔案數量、類型、移交人及接收人；檔案部門核對無誤后簽字確認，雙方各執(zhí)一份存檔。四、保管與利用1.保管期限：合同檔案保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年）兩類。涉及企業(yè)重大權益、長期合作或需永久追溯的合同（如股權協(xié)議、不動產買賣協(xié)議）為永久保管；一般經營類合同（如單次采購合同、短期勞務協(xié)議）按履行周期及風險評估確定定期保管期限，到期后重新鑒定是否延長。2.保管條件：檔案部門應設置專用檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜設備（如溫濕度調控儀、滅火器、防磁柜）；電子合同檔案需定期備份（至少雙份，異地存儲一份），并采用加密技術防止篡改、泄露。3.利用管理：企業(yè)內部人員因工作需要借閱合同檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人及檔案部門審批后，在檔案閱覽室查閱；確需借出的，需經分管領導批準，限期歸還（一般不超過[X]個工作日），歸還時檔案部門需檢查檔案完整性。外部單位（如律師事務所、審計機構）查閱合同檔案，需持單位介紹信、經辦人身份證及相關證明文件，經企業(yè)法務或行政負責人審批后，由檔案部門指定人員陪同查閱，嚴禁復制、摘抄涉密或敏感內容。電子合同檔案的查閱需通過企業(yè)OA系統(tǒng)或檔案管理平臺，設置分級權限（如普通員工僅可查閱本部門非涉密合同，管理人員可查閱跨部門合同），操作記錄全程留痕。五、保密與安全管理1.涉密合同（如涉及商業(yè)秘密、核心技術的合同）應單獨標識、專柜保管，借閱需經企業(yè)最高管理層審批，查閱人員需簽訂《保密承諾書》。2.檔案部門定期開展安全檢查，包括檔案實體完好性、庫房設備運行情況、電子檔案備份有效性；發(fā)現檔案損壞、丟失或系統(tǒng)異常，應立即啟動應急預案，查明原因并報企業(yè)管理層。3.合同檔案管理人員離職或崗位調整前，需辦理檔案交接手續(xù)，列明交接檔案的數量、類型、存儲位置，由雙方及監(jiān)交人簽字確認。六、鑒定與銷毀1.檔案部門每[X]年組織業(yè)務部門、法務、財務等人員成立鑒定小組，對保管期滿的合同檔案進行價值鑒定。仍有利用價值或需延長保管期限的，重新劃定保管期；無保存價值的，列入銷毀清單。2.銷毀合同檔案需經企業(yè)總經理辦公會審批，銷毀清單需注明檔案編號、名稱、數量、銷毀原因，由鑒定小組、檔案部門、監(jiān)銷人簽字確認。3.銷毀方式：紙質檔案采用粉碎或焚燒（需符合環(huán)保要求），電子檔案徹底刪