PAGE進口設備采購內控制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司進口設備采購行為，加強進口設備采購內部控制，防范采購風險，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、科學高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進口設備采購活動，包括設備選型、供應商選擇、采購合同簽訂、設備驗收、付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：進口設備采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有潛在供應商有平等機會參與競爭。3.科學高效原則：運用科學的采購方法和流程，提高采購效率，降低采購成本。4.內部控制原則：建立健全內部控制機制，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、進口設備采購流程（一）需求提出1.使用部門根據業(yè)務發(fā)展需要，填寫《進口設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數量、技術參數、預計采購時間、預算金額等信息，并闡述采購設備的必要性和預期效益。2.申請表需經使用部門負責人簽字確認后，提交至設備管理部門。（二）需求審核1.設備管理部門收到申請表后，對設備需求進行技術審核。審核內容包括設備技術參數的合理性、與現有設備的兼容性、是否符合公司生產經營實際需求等。2.財務部門對采購預算進行審核，確保采購資金的合理性和可行性。若預算超出公司規(guī)定范圍，需按公司預算調整流程進行審批。3.設備管理部門和財務部門審核通過后，申請表提交至采購決策機構，如公司管理層會議或采購委員會，由其進行最終審批。（三）采購計劃制定1.采購部門根據審批通過的《進口設備采購申請表》，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購設備的具體規(guī)格、數量、預計到貨時間、采購方式等內容。2.采購計劃需報采購決策機構備案，以便及時掌握采購進度和資金安排。（四）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商主動聯系等，并建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產經營許可證、產品質量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.根據采購設備的特點和要求，從資格審查合格的供應商中篩選出若干家作為候選供應商。4.采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察，了解其生產能力、技術水平、質量管理體系、售后服務等情況。考察結束后，形成考察報告，作為選擇供應商的參考依據。5.采購部門與選定的供應商進行商務談判，談判內容包括設備價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。談判過程中，應保持與公司內部相關部門的溝通協調，確保談判結果符合公司利益。6.根據商務談判結果，采購部門起草《采購合同》，合同內容應明確雙方的權利義務、設備規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。7.《采購合同》經公司法律顧問審核后，提交至采購決策機構審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂合同。（五）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負責合同的執(zhí)行，按照合同約定及時向供應商支付預付款，并跟蹤供應商的生產進度和設備發(fā)貨情況。2.供應商發(fā)貨前，采購部門應通知設備管理部門、質量檢驗部門等相關人員做好設備驗收準備工作。3.設備到貨后，采購部門組織相關人員按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收內容包括設備數量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能等方面。驗收合格后，填寫《進口設備驗收報告》。4.如驗收過程中發(fā)現設備存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商解決。若協商不成，可按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）付款管理1.財務部門根據合同約定和驗收報告，審核采購部門提交的付款申請。審核內容包括付款金額、付款方式、付款時間等是否符合合同規(guī)定。2.審核通過后，財務部門按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。對于預付款項，應嚴格控制支付比例和金額；對于到貨驗收合格后的款項，應及時支付，確保供應商的合法權益。3.財務部門應建立進口設備采購付款臺賬，詳細記錄每筆付款的時間、金額、供應商等信息，以便進行財務核算和監(jiān)督管理。三、內部控制要點（一）崗位分離與職責分工1.采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)應進行崗位分離，確保不相容崗位相互制約。例如，采購申請與審批、采購與驗收付款、供應商選擇與采購執(zhí)行等崗位不得由同一人兼任。2.明確各崗位的職責權限，采購人員負責尋找供應商、談判簽約等工作；設備管理部門人員負責設備技術審核和驗收工作；財務人員負責資金審核和付款工作；質量檢驗人員負責設備質量檢驗工作等。各崗位人員應嚴格按照職責權限履行職責，不得越權操作。（二）采購預算控制1.加強采購預算管理，采購部門應根據公司年度預算和業(yè)務發(fā)展需要，編制進口設備采購預算。預算編制應科學合理，充分考慮設備價格波動、市場供求關系等因素。2.采購預算一經確定，不得隨意調整。如因特殊原因需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行審批，確保預算調整的合理性和必要性。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督，定期對采購支出與預算進行對比分析，及時發(fā)現和糾正預算執(zhí)行偏差。（三）供應商管理1.建立健全供應商評價機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價。評價結果作為供應商選擇、合作關系調整的重要依據。2.加強對供應商的動態(tài)管理，及時更新供應商信息庫，淘汰不合格供應商，引入優(yōu)質供應商。對于出現嚴重質量問題或違約行為的供應商，應采取相應的處罰措施，如暫停合作、取消合作資格等。3.與供應商簽訂保密協議，明確雙方在商業(yè)秘密保護方面的權利義務，防止公司商業(yè)機密泄露。（四）采購合同管理1.嚴格合同審批流程，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。合同簽訂前，必須經過法律顧問審核和采購決策機構審批。2.加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況。如發(fā)現合同執(zhí)行過程中出現問題，應及時與供應商溝通協商解決，并向公司相關部門匯報。3.建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件進行妥善保管，以便查閱和追溯。合同檔案應包括合同文本、審批文件、驗收報告、付款憑證等資料。（五）采購風險防控1.識別采購過程中的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、技術風險等。2.針對不同的風險因素，制定相應的風險防控措施。例如，通過市場調研和價格分析，合理確定采購價格；要求供應商提供履約保證金或銀行保函，降低供應商違約風險；加強設備質量檢驗，防范質量風險；關注技術發(fā)展動態(tài)，確保采購設備的技術先進性等。3.建立采購風險預警機制，及時發(fā)現和預警采購過程中的潛在風險。當風險預警指標達到設定閾值時，應及時采取措施進行風險處置，避免風險擴大。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對進口設備采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、內部控制制度的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況等。2.審計部門應出具審計報告，對審計發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反公司規(guī)定的行為，應按照公司相關制度進行處理。（二）采購績效評估1.建立采購績效評估體系，對采購部門的工作績效進行定期評估。評估指標包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商滿意度等方面。2.采購績效評估結果作為采購部門績效考核的重要依據，激勵采購人員提高工作質量和效率，降低采購成本，提升采購管理水平。（三）投訴與舉報處理1.設立投訴舉報渠道，接受公司內部員工和外部相關方對進口設備采購活動中違規(guī)行為的投訴與舉