PAGE銷售及收款內控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司銷售及收款業(yè)務流程，加強內部控制，防范經營風險，確保公司銷售活動的順利開展，保障公司資金安全，提高公司經濟效益和財務管理水平。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售及收款業(yè)務活動，包括但不限于產品銷售、服務提供以及與之相關的應收賬款管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：銷售及收款業(yè)務應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內部規(guī)章制度，確保各項業(yè)務活動合法合規(guī)。2.風險防范原則：識別、評估和控制銷售及收款過程中的各類風險，如市場風險、信用風險、資金風險等，采取有效措施防范風險，保障公司利益。3.職責分離原則：明確各部門和崗位在銷售及收款業(yè)務中的職責權限，做到不相容職務相互分離，避免權力集中和舞弊行為的發(fā)生。4.流程規(guī)范原則：制定科學合理、清晰明確的銷售及收款業(yè)務流程，確保各項業(yè)務操作有章可循、規(guī)范有序。5.信息溝通原則：建立有效的信息溝通機制，確保銷售及收款業(yè)務相關信息在公司內部各部門之間及時、準確傳遞，以便各部門能夠協(xié)同工作，做出正確決策。二、銷售業(yè)務流程控制（一）銷售計劃制定1.市場調研市場部門定期收集、分析市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、競爭對手信息以及客戶需求等，為銷售計劃的制定提供依據(jù)。關注宏觀經濟環(huán)境、政策法規(guī)變化等因素對公司銷售業(yè)務的影響，及時調整市場調研方向和重點。2.銷售預測銷售部門根據(jù)市場調研結果、歷史銷售數(shù)據(jù)以及公司業(yè)務發(fā)展目標，對未來一定時期內的銷售情況進行預測。銷售預測應綜合考慮產品特點、市場需求、銷售渠道、促銷活動等因素，確保預測結果的科學性和合理性。3.銷售計劃編制銷售部門根據(jù)銷售預測結果，結合公司年度經營目標，制定詳細的銷售計劃，明確各產品線、銷售區(qū)域、銷售渠道的銷售目標和任務。銷售計劃應包括銷售數(shù)量、銷售額、銷售利潤、市場占有率等具體指標，并分解到季度、月度，以便于執(zhí)行和監(jiān)控。銷售計劃經銷售部門負責人審核后，報公司管理層審批。（二）客戶開發(fā)與信用管理1.客戶開發(fā)銷售部門通過多種渠道積極開發(fā)客戶，如市場推廣、行業(yè)展會、網(wǎng)絡營銷、客戶推薦等。對潛在客戶進行初步篩選和評估，了解客戶基本情況、經營狀況、信用狀況等，建立潛在客戶檔案。銷售人員與潛在客戶進行溝通洽談，介紹公司產品或服務，了解客戶需求，爭取達成合作意向。2.客戶信用評估信用管理部門負責對客戶進行信用評估，收集客戶信用信息，包括客戶基本資料、財務狀況、銀行信用記錄、商業(yè)信用記錄等。運用科學的信用評估方法，如信用評分模型、財務比率分析等，對客戶信用狀況進行量化評估，確定客戶信用等級。根據(jù)客戶信用等級，制定相應的信用政策，如信用額度、信用期限、收款方式等。3.客戶信用審批對于新客戶或信用狀況發(fā)生變化的客戶，銷售部門應填寫《客戶信用申請表》，提交信用管理部門進行信用審批。信用管理部門根據(jù)客戶信用評估結果，在規(guī)定時間內完成信用審批，并將審批結果通知銷售部門。只有經過信用審批且信用狀況符合公司要求的客戶，銷售部門才能與其簽訂銷售合同。（三）銷售合同簽訂1.合同起草與審核銷售部門根據(jù)與客戶達成的合作意向，起草銷售合同，明確合同雙方的權利義務、產品或服務內容、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責任等主要條款。銷售合同初稿應提交公司法務部門進行合法性審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風險。法務部門審核通過后，銷售合同再提交財務部門進行財務條款審核，如付款方式、結算周期、發(fā)票開具等，確保合同財務條款合理、清晰，有利于公司資金回籠和財務管理。2.合同簽訂與存檔銷售合同經法務部門和財務部門審核通過后，由銷售部門負責人與客戶簽訂正式合同。合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本分送法務部門、財務部門、倉儲部門等相關部門存檔，并建立合同臺賬，對合同執(zhí)行情況進行跟蹤管理。（四）發(fā)貨與交付1.發(fā)貨通知銷售部門根據(jù)銷售合同約定，在發(fā)貨前向倉儲部門下達《發(fā)貨通知單》，明確發(fā)貨產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨地點、交貨時間等信息?！栋l(fā)貨通知單》應經銷售部門負責人審核簽字后生效。2.貨物出庫倉儲部門收到《發(fā)貨通知單》后，按照通知單要求組織貨物出庫，核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保貨物準確無誤。貨物出庫時，倉儲部門應填寫《出庫單》，詳細記錄貨物出庫情況，并由發(fā)貨人和提貨人簽字確認。3.運輸與交付銷售部門負責安排貨物運輸，選擇合適的運輸方式，確保貨物安全、及時送達客戶指定地點。貨物交付時，銷售人員應要求客戶在《送貨回執(zhí)單》上簽字確認收貨情況，作為貨物交付的證明文件。如因特殊原因無法按時交付貨物，銷售部門應及時與客戶溝通協(xié)調，說明原因并協(xié)商解決方案，同時將相關情況記錄在案。（五）銷售退回與折讓1.銷售退回客戶因產品質量問題、規(guī)格不符等原因要求退貨時，銷售部門應及時受理，并填寫《銷售退回申請表》，詳細說明退貨原因、退貨產品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息?！朵N售退回申請表》經銷售部門負責人審核后，提交財務部門和倉儲部門。財務部門根據(jù)銷售退回情況，辦理相應的財務手續(xù)，如沖減銷售收入、應收賬款等。倉儲部門收到銷售退回的貨物后，應進行驗收，確認貨物質量和數(shù)量無誤后，辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。2.銷售折讓客戶因產品質量問題、價格調整等原因要求給予銷售折讓時，銷售部門應與客戶協(xié)商確定折讓金額和方式，并填寫《銷售折讓申請表》?！朵N售折讓申請表》經銷售部門負責人審核后，提交財務部門。財務部門根據(jù)銷售折讓情況，辦理相應的財務手續(xù)，如沖減銷售收入、應收賬款等。三、收款業(yè)務流程控制（一）收款政策制定1.信用政策與收款政策匹配根據(jù)客戶信用等級，制定相應的收款政策，確保收款政策與信用政策相匹配。對于信用等級較高的客戶，可以給予相對寬松的收款政策，如延長信用期限、增加信用額度等；對于信用等級較低的客戶，應采取較為嚴格的收款政策，如縮短信用期限、降低信用額度、加強收款跟蹤等。2.收款方式選擇公司根據(jù)客戶特點、交易金額、交易頻率等因素，選擇合適的收款方式，如現(xiàn)金收款、銀行轉賬收款、支票收款、匯票收款等。鼓勵客戶采用銀行轉賬等電子支付方式收款，提高收款效率和資金安全性。對于大額交易或信用風險較高的客戶，應優(yōu)先選擇銀行轉賬等風險較低的收款方式。（二）收款通知與跟蹤1.收款通知財務部門在銷售合同約定的收款日期前，向客戶發(fā)送《收款通知單》，明確收款金額、收款日期、收款方式等信息，提醒客戶按時付款?！妒湛钔ㄖ獑巍窇ㄟ^郵件、傳真、短信等多種方式發(fā)送給客戶，并要求客戶確認收到。2.收款跟蹤銷售部門負責對客戶收款情況進行跟蹤，及時了解客戶付款進度和付款困難。如發(fā)現(xiàn)客戶未按時付款，銷售部門應與客戶溝通聯(lián)系，了解原因并催促客戶盡快付款。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應及時將情況反饋給財務部門和信用管理部門，共同商討解決方案。（三）收款記錄與核對**1.收款記錄財務部門收到客戶款項后，應及時進行收款記錄，詳細記錄收款日期、收款金額、收款方式、客戶名稱等信息，并編制收款憑證。收款記錄應準確、完整，確保與銷售合同、收款通知單等相關文件一致。2.賬款核對財務部門定期與銷售部門核對應收賬款明細，確保雙方記錄一致。核對內容包括客戶名稱、欠款金額、收款情況等，發(fā)現(xiàn)差異應及時查明原因并進行調整。財務部門還應定期與客戶核對往來賬款，向客戶發(fā)送《往來賬款對賬單》，確認雙方賬款余額和交易明細，如有異議應及時溝通解決。（四）壞賬管理1.壞賬確認財務部門定期對應收賬款進行賬齡分析，對于逾期時間較長、多次催收無果且客戶財務狀況惡化的應收賬款，經公司管理層批準后，確認為壞賬。確認壞賬時，應取得充分的證據(jù)支持，如客戶破產清算文件、法院判決書、債務重組協(xié)議等。2.壞賬處理壞賬確認后，財務部門應按照公司財務制度規(guī)定進行壞賬處理，沖減應收賬款賬面價值，并計入當期損益。同時，應建立壞賬備查賬，詳細記錄壞賬形成原因、處理過程等信息，以備后續(xù)審計和檢查。對于已確認為壞賬的應收賬款，公司仍應保留對客戶的追索權，繼續(xù)關注客戶財務狀況和還款能力，如發(fā)現(xiàn)客戶有還款跡象，應及時恢復應收賬款核算，并進行相應的賬務處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.定期審計公司內部審計部門定期對銷售及收款業(yè)務進行審計，檢查銷售及收款業(yè)務流程的執(zhí)行情況、內部控制制度的有效性、財務數(shù)據(jù)的真實性和準確性等。審計內容包括銷售合同簽訂、發(fā)貨與交付、收款記錄、壞賬管理等環(huán)節(jié)，重點關注業(yè)務操作是否合規(guī)、風險防控措施是否到位、財務處理是否正確等。2.專項審計根據(jù)公司經營管理需要，內部審計部門可針對銷售及收款業(yè)務中的特定問題或風險點開展專項審計，如銷售業(yè)績真實性審計、應收賬款賬齡分析審計、客戶信用管理審計等。專項審計應深入調查問題根源，提出針對性的審計建議和改進措施，促進公司銷售及收款業(yè)務管理水平的提升。（二）日常監(jiān)督檢查1.部門自查銷售部門和財務部門應定期對本部門負責的銷售及收款業(yè)務進行自查，檢查業(yè)務操作是否符合公司制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。自查內容包括銷售合同管理、發(fā)貨與交付記錄、收款跟蹤情況、財務數(shù)據(jù)準確性等，確保各項業(yè)務活動規(guī)范有序。2.管理層監(jiān)督公司管理層應定期對銷售及收款業(yè)務進行監(jiān)督檢查，了解業(yè)務進展情況、內部控制執(zhí)行效果、存在的問題及改進措施等。管理層可通過聽取匯報、查閱資料、實地調研等方式進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的重大問題及時做出決策，推動公司銷售及收款業(yè)務健康發(fā)展。五、信息與溝通（一）信息系統(tǒng)建設1.銷售及收款業(yè)務信息系統(tǒng)公司應建立完善的銷售及收款業(yè)務信息系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售合同管理、發(fā)貨與交付、收款記錄、客戶信用管理等業(yè)務環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)自動化處理和實時共享。信息系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠為公司管理層和相關部門提供準確、及時的銷售及收款業(yè)務信息支持。2.信息安全管理加強銷售及收款業(yè)務信息系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶權限控制、防火墻設置、定期備份等措施，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。制定信息系統(tǒng)應急處理預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，保障銷售及收款業(yè)務的正常運行。（二）信息溝通機制1.內部溝通建立銷售部門、財務部門、倉儲部門、信用管理部門等相關部門之間的定期溝通會議制度，及時交流銷售及收款業(yè)務進展情況、存在的問題及解決方案等信息。加強各部門之間的日常信息傳遞和共享，通過內部郵件系統(tǒng)、工作群等方式，及時溝通業(yè)務動態(tài)，確保各項業(yè)務協(xié)同推進。鼓勵員工之間的信息交流和反饋，對發(fā)現(xiàn)的銷售及收款業(yè)務風險和問題，員工應及時向上級領導或相關部門報告，以便及時采取措施加以解決。2.外部溝通銷售部門應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需