企業(yè)辦公設(shè)備維護流程手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公設(shè)備維護管理流程，保障設(shè)備正常運行，降低故障率，延長設(shè)備使用壽命，提高辦公效率，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有辦公設(shè)備，包括但不限于臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復(fù)印機、投影儀、掃描儀、多功能一體機、碎紙機等設(shè)備的日常維護、故障維修及生命周期管理。（三）職責分工IT部門：負責辦公設(shè)備的故障診斷、維修技術(shù)支持、定期巡檢、維護記錄歸檔及備件管理。行政部門：負責統(tǒng)籌辦公設(shè)備的采購登記、日常調(diào)配、維護流程監(jiān)督及跨部門協(xié)調(diào)。各部門員工：負責辦公設(shè)備的日常清潔、規(guī)范使用、故障及時報備及配合維護工作。二、適用場景與觸發(fā)條件（一）設(shè)備故障報修辦公設(shè)備出現(xiàn)以下情況時，員工需發(fā)起故障報修：設(shè)備無法正常啟動或頻繁死機、藍屏；打印/復(fù)印輸出模糊、卡紙、無法進紙或出紙；投影儀無法顯示、畫面異?；驘o法連接；設(shè)備部件損壞（如鍵盤按鍵失靈、鼠標無法移動、顯示器黑屏等）；設(shè)備運行異常噪音、異味或高溫。（二）定期預(yù)防性維護IT部門每季度/半年對辦公設(shè)備開展預(yù)防性維護，包括：設(shè)備內(nèi)部清潔（如清理風扇灰塵、打印機硒鼓殘留粉墨）；系統(tǒng)及驅(qū)動程序更新檢查；設(shè)備功能檢測（如內(nèi)存、硬盤使用率，打印機硒鼓/墨盒余量）；線纜接口松動排查。（三）新設(shè)備安裝與部署新增辦公設(shè)備時，需完成以下維護前置工作：設(shè)備開箱驗收（核對型號、配件、外觀完整性）；安裝調(diào)試（連接電源、驅(qū)動程序配置、網(wǎng)絡(luò)接入測試）；基礎(chǔ)功能驗證（保證打印、掃描、顯示等核心功能正常）；設(shè)備信息登記（錄入資產(chǎn)編號、使用部門、責任人等）。（四）設(shè)備功能升級與遷移因業(yè)務(wù)需求需對設(shè)備進行功能升級（如加裝內(nèi)存、擴展硬盤）或部門間遷移時，需由IT部門評估可行性并執(zhí)行操作，保證數(shù)據(jù)安全及功能兼容性。三、標準化操作流程（一）故障報修流程報修發(fā)起員工通過企業(yè)OA系統(tǒng)“設(shè)備報修”模塊或聯(lián)系IT部門值班電話（內(nèi)部號XXXX）提交報修申請；填寫《辦公設(shè)備故障報修單》（詳見第四章表單模板），需注明：設(shè)備名稱、資產(chǎn)編號、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、使用人姓名及聯(lián)系方式、所在位置。受理與評估IT部門接到報修后，15分鐘內(nèi)響應(yīng)，通過電話或遠程協(xié)助（如TeamViewer）初步判斷故障類型；若為簡單軟件問題（如系統(tǒng)卡頓、驅(qū)動沖突），遠程指導(dǎo)員工處理；若為硬件故障或需現(xiàn)場檢測，明確工程師到場時間（市區(qū)內(nèi)2小時內(nèi)，郊區(qū)4小時內(nèi)）。維修執(zhí)行IT工程師到達現(xiàn)場后，核對設(shè)備信息與故障描述，使用專業(yè)工具檢測故障原因；若需更換備件，通過《備件領(lǐng)用申請表》（詳見第四章表單模板）領(lǐng)取，更換后測試設(shè)備功能；若設(shè)備無法現(xiàn)場修復(fù)，協(xié)調(diào)備用設(shè)備臨時調(diào)配，并將故障設(shè)備送修，同步告知員工預(yù)計修復(fù)時間。驗收與反饋維修完成后，IT工程師與使用人共同測試設(shè)備功能，確認故障排除；使用人在《辦公設(shè)備故障報修單》上簽字確認，IT部門留存聯(lián)次作為維修記錄。記錄歸檔IT部門在24小時內(nèi)將維修信息錄入設(shè)備管理系統(tǒng)，包括：故障類型、處理過程、更換備件、維修人員、驗收時間等。（二）定期維護流程計劃制定IT部門每季度末制定下季度《辦公設(shè)備定期維護計劃》，明確維護范圍、時間節(jié)點、責任工程師，報行政部門備案?，F(xiàn)場維護工程師按計劃到達現(xiàn)場，與部門負責人確認維護時間（避免影響正常辦公）；執(zhí)行設(shè)備清潔（外部用軟布擦拭，內(nèi)部使用專業(yè)吸塵器清理灰塵）、系統(tǒng)檢測（更新補丁、查殺病毒）、部件檢查（接口松動、耗材余量評估）等操作；對設(shè)備進行功能測試，記錄運行數(shù)據(jù)（如開機時間、打印速度）。結(jié)果反饋維護完成后，向部門負責人提交《設(shè)備維護記錄表》（詳見第四章表單模板），說明維護情況及注意事項（如建議更換耗材、避免頻繁開關(guān)機等）；對存在潛在故障風險的設(shè)備，標記為“重點關(guān)注”，增加后續(xù)巡檢頻次。（三）新設(shè)備安裝流程需求對接行政部門根據(jù)各部門提交的《設(shè)備需求申請表》，協(xié)調(diào)IT部門確認設(shè)備型號及安裝環(huán)境（如電源接口、網(wǎng)絡(luò)端口位置）。到貨驗收設(shè)備到貨后，IT部門與行政部門共同開箱驗收，核對設(shè)備清單與實物是否一致，檢查外觀有無損壞，配件是否齊全（電源線、驅(qū)動光盤等）。安裝調(diào)試IT工程師將設(shè)備運送至指定位置，連接電源及外設(shè)（顯示器、鍵盤、鼠標等）；安裝操作系統(tǒng)、驅(qū)動程序及必要辦公軟件，配置網(wǎng)絡(luò)參數(shù)；測試設(shè)備基本功能（開機、聯(lián)網(wǎng)、打印測試頁等），保證正常使用。信息登記行政部門在《辦公設(shè)備臺賬》中登記新設(shè)備信息，包括：資產(chǎn)編號、設(shè)備名稱、型號規(guī)格、采購日期、使用部門、責任人等，同步錄入企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)。四、常用表單模板（一）辦公設(shè)備故障報修單報修單編號：日期：年月日設(shè)備信息設(shè)備名稱：使用部門：設(shè)備位置：故障描述（請詳細說明故障現(xiàn)象、發(fā)生頻率、是否有錯誤提示等）報修人信息姓名：聯(lián)系方式：IT部門處理記錄受理時間：故障原因：更換備件：驗收確認使用人簽字：部門負責人簽字：（二）設(shè)備維護記錄表維護記錄編號：日期：年月日設(shè)備信息設(shè)備名稱：使用部門：維護內(nèi)容□設(shè)備外部清潔□內(nèi)部除塵（風扇、散熱口等）□系統(tǒng)更新（補丁/驅(qū)動）□耗材檢查（硒鼓/墨盒/紙張）□接口松動排查□功能測試（開機速度/打印質(zhì)量）□其他：維護結(jié)果（正常/異常，異常需說明原因及建議措施）維護工程師姓名：使用部門確認負責人簽字：（三）備件領(lǐng)用申請表申請單編號：日期：年月日申請信息申請部門：關(guān)聯(lián)設(shè)備：備件信息名稱：數(shù)量：審批信息部門負責人簽字：IT部門審核：領(lǐng)用記錄領(lǐng)用人簽字：發(fā)放日期：五、關(guān)鍵注意事項（一）員工日常使用規(guī)范設(shè)備使用前檢查電源線、數(shù)據(jù)線是否連接牢固，避免帶電插拔接口；定期清潔設(shè)備表面（使用干軟布擦拭，避免液體進入設(shè)備內(nèi)部）；打印機、復(fù)印機等設(shè)備禁止使用劣質(zhì)紙張或帶硬物紙張，防止卡紙或損壞硒鼓；發(fā)覺設(shè)備異常（如異味、異響）立即停止使用，并聯(lián)系IT部門，不得擅自拆機；下班前關(guān)閉設(shè)備電源（除需24小時運行的設(shè)備外），節(jié)約能源并延長設(shè)備壽命。（二）IT人員操作規(guī)范維修前備份數(shù)據(jù)（如涉及硬盤維修或系統(tǒng)重裝），避免數(shù)據(jù)丟失；更換備件時使用原廠或認證兼容配件，保證設(shè)備功能穩(wěn)定；現(xiàn)場維護時注意保護辦公環(huán)境，避免產(chǎn)生噪音或污染（如清理打印機廢粉時使用密封袋）；定期參加設(shè)備維護技能培訓(xùn)，掌握新型辦公設(shè)備的維修技術(shù)。（三）管理部門監(jiān)督要求每季度抽查《辦公設(shè)備故障報修單》《設(shè)備維護記錄表》，保證流程執(zhí)行規(guī)范；每年對辦公設(shè)備進行全面盤點，核對資產(chǎn)信息與實際使用情況，防止設(shè)備流失；根據(jù)