合同管理工具與流程指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中涉及的合同全流程管理，具體包括但不限于：日常經(jīng)營(yíng)類(lèi)合同：采購(gòu)與供應(yīng)、銷(xiāo)售與服務(wù)、租賃與物業(yè)等常規(guī)業(yè)務(wù)合同；項(xiàng)目合作類(lèi)合同：研發(fā)合作、工程承包、委托加工等項(xiàng)目型協(xié)議；專(zhuān)項(xiàng)事務(wù)類(lèi)合同：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)等專(zhuān)項(xiàng)約定。無(wú)論是初創(chuàng)企業(yè)簡(jiǎn)化管理流程，還是大型集團(tuán)規(guī)范合同風(fēng)險(xiǎn)防控，均可參照本指南建立標(biāo)準(zhǔn)化合同管理體系。二、合同管理全流程操作步驟合同管理需遵循“事前預(yù)防、事中控制、事后總結(jié)”原則，分為五個(gè)核心階段：（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與起草框架需求提出與審批業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求（如采購(gòu)原材料、委托服務(wù)），填寫(xiě)《合同需求審批表》（見(jiàn)模板一），明確合同主體、標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、履約期限等核心要素；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性與必要性進(jìn)行初審，提交至法務(wù)/合規(guī)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同起草優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），非標(biāo)合同需基于模板補(bǔ)充特殊條款；起草內(nèi)容需包含：合同主體信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）、標(biāo)的描述（清晰、可量化）、雙方權(quán)利義務(wù)、價(jià)款及支付方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等核心條款；涉及技術(shù)、財(cái)務(wù)等專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的，需技術(shù)部/財(cái)務(wù)部協(xié)助確認(rèn)條款可行性。（二）合同審批階段：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)審核部門(mén)審核業(yè)務(wù)部門(mén)審核合同內(nèi)容是否與需求一致，履約能力是否匹配（如供應(yīng)商資質(zhì)、客戶付款能力）；法務(wù)/合規(guī)部門(mén)重點(diǎn)審核：主體合法性（是否為存續(xù)企業(yè)、有無(wú)經(jīng)營(yíng)異常）、條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在單方免責(zé)條款）、爭(zhēng)議解決約定（明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）。會(huì)簽與終審涉及跨部門(mén)協(xié)作的合同，需采購(gòu)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)會(huì)簽，確認(rèn)各自權(quán)責(zé)；重大合同（如金額超過(guò)[具體金額，如10萬(wàn)元]或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交公司管理層終審，終審?fù)ㄟ^(guò)后方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署階段：規(guī)范生效與文本管理簽署方式確認(rèn)優(yōu)先采用紙質(zhì)簽署（雙方蓋章+法定代表人/授權(quán)代表簽字），或使用符合《電子簽名法》要求的電子簽署平臺(tái)；授權(quán)簽署的，需提供《授權(quán)委托書(shū)》（明確授權(quán)范圍、期限），避免越權(quán)代表。文本與印章管理簽署完成后，保證合同文本與審批版本一致，正本一式[份數(shù)，如三份]，雙方各執(zhí)[份數(shù)，如兩份]，公司留存[份數(shù)，如一份]歸檔；使用公司公章或合同專(zhuān)用章（嚴(yán)禁使用部門(mén)章或財(cái)務(wù)章），印章保管人需核對(duì)簽署人權(quán)限與《授權(quán)委托書(shū)》一致，登記《印章使用臺(tái)賬》。（四）合同履行階段：動(dòng)態(tài)跟蹤與變更控制履行跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)為合同履行第一責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板二），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨日期、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)），定期向法務(wù)/財(cái)務(wù)部門(mén)反饋履行情況；出現(xiàn)逾期履行、質(zhì)量不符等問(wèn)題時(shí)，及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)送《履約催告函》，并保留溝通記錄（郵件、函件等）。變更與解除合同履行需變更的，由雙方協(xié)商一致簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同處理方式；因不可抗力或?qū)Ψ竭`約需解除合同的，需收集證據(jù)（如不可抗力證明、違約事實(shí)材料），發(fā)送《合同解除通知書(shū)》，并評(píng)估解除后的責(zé)任劃分與損失賠償。（五）合同歸檔階段：整理保管與復(fù)盤(pán)利用歸檔整理合同履行完畢或終止后1個(gè)月內(nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同正本、審批文件、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理成冊(cè)，移交至檔案管理部門(mén)；檔案管理部門(mén)按“一合同一檔”原則編號(hào)登記，錄入合同管理系統(tǒng)（如有），保證可追溯。復(fù)盤(pán)與優(yōu)化每季度/年度對(duì)合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析常見(jiàn)問(wèn)題（如條款漏洞、履約糾紛），優(yōu)化合同模板與審批流程；建立合同履行評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合作方的履約質(zhì)量進(jìn)行評(píng)分，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。三、常用合同管理模板及填寫(xiě)說(shuō)明模板一：合同需求審批表項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容需求部門(mén)（如：采購(gòu)部）需求申請(qǐng)人（如：）合同名稱(chēng)（如：原材料采購(gòu)合同）合同主體甲方：（公司全稱(chēng)）；乙方：（供應(yīng)商全稱(chēng)）標(biāo)的物描述（如：鋼材型號(hào)HRB400，數(shù)量50噸，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)GB/T1499.2-2018）預(yù)算金額（如：人民幣20萬(wàn)元）履約期限（如：合同簽訂后30日內(nèi)交付，驗(yàn)收合格后10日內(nèi)付款）需求說(shuō)明（簡(jiǎn)述采購(gòu)背景、用途及特殊要求，如：用于項(xiàng)目生產(chǎn)，需提供材質(zhì)證明書(shū)）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)（簽字/日期：如“同意，請(qǐng)法務(wù)審核————2023-10-01”）法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)（簽字/日期：如“條款合法，建議明確違約責(zé)任————2023-10-02”）分管領(lǐng)導(dǎo)審批（簽字/日期：如“同意按此流程推進(jìn)——趙六——2023-10-03”）模板二：合同履行跟蹤表合同編號(hào)（如：CG-2023-001）合同名稱(chēng)（采購(gòu)合同）履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況說(shuō)明乙方交貨2023-11-012023-11-03延期2天，已溝通確認(rèn)甲方驗(yàn)收2023-11-052023-11-06驗(yàn)收合格，無(wú)異議甲方付款2023-11-162023-11-16按期支付異常情況記錄（如：交貨延期原因：物流運(yùn)輸延誤；處理結(jié)果：乙方承擔(dān)違約金1000元）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控主體審查優(yōu)先簽訂前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格：企業(yè)需查詢“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”，確認(rèn)其存續(xù)狀態(tài)、經(jīng)營(yíng)范圍、有無(wú)失信或涉訴記錄；個(gè)人需核實(shí)證件號(hào)碼信息及授權(quán)權(quán)限，避免與“皮包公司”或無(wú)民事行為能力人簽約。條款嚴(yán)謹(jǐn)無(wú)歧義避免使用“大概”“盡快”等模糊表述，價(jià)款、數(shù)量、履行期限等需量化明確；違約責(zé)任應(yīng)具體（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”），而非籠統(tǒng)的“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”。流程規(guī)范留痕審批、簽署、履行等環(huán)節(jié)需保留書(shū)面或電子記錄，嚴(yán)禁“先履行后審批”或“口頭約定代替書(shū)面合同”；涉及重大利益變更的，必須通過(guò)補(bǔ)充協(xié)議明確，避免口頭承諾無(wú)效。保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同中如涉及商業(yè)秘密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；對(duì)外提供合同文本前，需刪除與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的內(nèi)部信息