通用合同管理與審批標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用業(yè)務(wù)場景與范圍二、合同全流程操作指引（一）合同發(fā)起與前期準(zhǔn)備需求明確與資料收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的（如產(chǎn)品名稱、服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量規(guī)格）、合作方信息（全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式）、合作期限、金額、付款方式等核心要素。收集合作方主體資質(zhì)材料：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）、相關(guān)行業(yè)許可證（如適用），保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。填寫《合同立項(xiàng)申請表》發(fā)起人填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見模板表格1），明確合同背景、合作目的、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)履行期限、主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對措施，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，作為合同發(fā)起的前置文件。（二）合同起草與內(nèi)容填寫使用標(biāo)準(zhǔn)模板優(yōu)先選用企業(yè)已制定的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購合同模板、服務(wù)合同模板），根據(jù)合作具體內(nèi)容調(diào)整條款，避免遺漏必備要素。無標(biāo)準(zhǔn)化模板時(shí)，需參考《_________民法典》等法律法規(guī)，保證合同條款合法、公平。填寫核心內(nèi)容合同明確合同性質(zhì)，如“設(shè)備采購合同”“項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)合同”。合同主體：甲方（我方）、乙方（合作方）全稱需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱；如涉及多方主體，需列明所有簽約方。核心條款：標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：具體描述名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）。權(quán)利義務(wù)：明確雙方的權(quán)利（如驗(yàn)收權(quán)、收款權(quán)）和義務(wù)（如交付義務(wù)、質(zhì)量保證義務(wù)、保密義務(wù)）。價(jià)格與支付：約定合同總價(jià)、幣種、單價(jià)（如適用）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付條件（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”）及發(fā)票要求（如“提供13%增值稅專用發(fā)票”）。履行期限與地點(diǎn)：明確起始/截止日期、交付/服務(wù)地點(diǎn)、驗(yàn)收流程（如“乙方交付后5個(gè)工作日內(nèi)，甲方組織驗(yàn)收”）。違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計(jì)算方式、賠償范圍，上限不超過合同總額的30%。爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（如提交仲裁委員會）或訴訟（如甲方所在地人民法院）解決爭議的方式。附件：列明附件名稱（如“技術(shù)參數(shù)表”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”），作為合同不可分割的一部分。（三）分級審核流程業(yè)務(wù)部門初審部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性、需求匹配度、合作方資質(zhì)有效性，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的物/服務(wù)是否符合業(yè)務(wù)規(guī)劃、價(jià)格是否在預(yù)算范圍內(nèi)，簽署審核意見。法務(wù)部門合法性審核法務(wù)專員審核合同條款的合法性、合規(guī)性，重點(diǎn)檢查：主體資格：合作方是否具備履約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證）；條款效力：是否存在“霸王條款”、無效約定（如“爭議只能由乙方所在地法院管轄”）；權(quán)責(zé)對等：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、違約責(zé)任是否公平；風(fēng)險(xiǎn)提示：提示合同潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力條款缺失）。法務(wù)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《法務(wù)審核意見書》，對修改條款明確標(biāo)注。財(cái)務(wù)部門條款與金額審核財(cái)務(wù)專員審核合同金額準(zhǔn)確性、支付方式合理性、稅務(wù)合規(guī)性，重點(diǎn)關(guān)注：價(jià)格構(gòu)成：是否與市場價(jià)格、預(yù)算一致，是否存在虛高報(bào)價(jià)；支付節(jié)點(diǎn)：是否與履約進(jìn)度匹配，避免預(yù)付款比例過高（一般不超過30%）；稅務(wù)條款：發(fā)票類型、稅率是否符合規(guī)定，涉稅風(fēng)險(xiǎn)是否可控。財(cái)務(wù)部門在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，簽署意見。（四）權(quán)限審批根據(jù)合同金額及類型，劃分審批權(quán)限（示例）：小額合同（金額≤5萬元）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)審核+財(cái)務(wù)審核后，報(bào)分管副總審批；大額合同（5萬元＜金額≤50萬元）：在上述基礎(chǔ)上，報(bào)總經(jīng)理審批；重大合同（金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需提交總經(jīng)理辦公會審議，通過后由總經(jīng)理簽批。審批人需在審批意見中明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明理由。（五）合同簽署與用印最終稿確認(rèn)審批通過后，發(fā)起人根據(jù)審核意見修改合同，形成最終版本，由法務(wù)部門核對無誤后，發(fā)送至合作方。簽署與用印雙方協(xié)商簽署方式：電子簽署（符合《電子簽名法》要求的第三方平臺）或紙質(zhì)簽署。紙質(zhì)簽署需加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章代替），騎縫章需覆蓋合同所有頁；法定代表人或授權(quán)代理人簽字需清晰，與身份信息一致。我方簽署后，原件交行政部/檔案室保管，合作方留存復(fù)印件或掃描件（需注明“復(fù)印件與原件一致”并加蓋公章）。（六）履行與歸檔履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，記錄交付、驗(yàn)收、付款等節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋履約異常（如乙方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），并啟動違約處理流程。歸檔管理合同履行完畢或終止后15日內(nèi)，發(fā)起人將合同正本、附件、《審批流程表》、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告等資料整理成冊，移交檔案室歸檔。電子合同需存儲于企業(yè)指定服務(wù)器，備份期限不少于合同終止后5年。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格清單表1：《合同立項(xiàng)申請表》序號項(xiàng)目內(nèi)容填寫說明1合同名稱如“公司2024年度辦公用品采購合同”2合作方全稱與營業(yè)執(zhí)照一致3需求部門發(fā)起業(yè)務(wù)的部門（如采購部）4合同預(yù)算金額大寫+小寫，幣種（如人民幣/美元）5合同履行期限起始日期至截止日期6主要合作內(nèi)容簡述標(biāo)的物/服務(wù)名稱、數(shù)量、核心要求7預(yù)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)如“合作方產(chǎn)能不足導(dǎo)致延期交付”8應(yīng)對措施如“要求合作方提供產(chǎn)能證明，約定逾期違約金”9部門負(fù)責(zé)人意見簽字+日期，確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性表2：《合同審批流程表》審批環(huán)節(jié)審核部門/人審核要點(diǎn)處理意見（同意/修改后同意/不同意）簽署日期發(fā)起業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人填寫完整性與準(zhǔn)確性——初審部門負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)合理性、需求匹配度合法性審核法務(wù)專員條款合法性、主體資格、風(fēng)險(xiǎn)提示財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)專員金額準(zhǔn)確性、支付方式、稅務(wù)合規(guī)性權(quán)限審批分管副總/總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限表審批，是否符合企業(yè)戰(zhàn)略與成本控制表3：《合同核心條款檢查清單》條款名稱是否必備內(nèi)容要求示例檢查要點(diǎn)合同主體是甲方：公司；乙方：有限公司（統(tǒng)一社會信用代碼：X）名稱與證件一致，法定代表人/授權(quán)代理人信息明確標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容是設(shè)備名稱：型號；數(shù)量：10臺；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：GB/T19001-2016無歧義，可量化，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格與支付是總價(jià)10萬元，分三期支付：簽約后30日付30%，驗(yàn)收合格付60%，質(zhì)保期滿付10%節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度匹配，預(yù)付款比例合理違約責(zé)任是逾期交付：按日萬分之五支付違約金；質(zhì)量不達(dá)標(biāo)：乙方免費(fèi)更換并賠償損失違約金合理，責(zé)任明確爭議解決是協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟不違反專屬管轄規(guī)定保密條款否（建議）保密范圍：技術(shù)信息、客戶資料；期限：合同終止后3年明保證密內(nèi)容、期限及違約責(zé)任四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)資質(zhì)審查“零遺漏”合作方為自然人時(shí)，需核對證件號碼原件；為企業(yè)時(shí)，需核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證），避免與無資質(zhì)主體簽約。條款審核“嚴(yán)把關(guān)”禁止約定“一方放棄權(quán)利”“全部責(zé)任由一方承擔(dān)”等顯失公平條款；避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、期限需明確具體。審批流程“不逾越”嚴(yán)禁跳越審批環(huán)節(jié)或先簽署后補(bǔ)流程；緊急合同需經(jīng)總經(jīng)理特批后，3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。簽署用印“規(guī)范操作”合同專用章由行政部專人保管，用印前需核對審批流程是否完整、合同內(nèi)容與審批稿是否一致；嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋公章。變更與解除“書面化”合同履行中如需變更或解除，需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《解除協(xié)議