合同管理與簽訂規(guī)范模板一、適用范圍與場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與審批需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求審批表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、標(biāo)的物/服務(wù)描述、預(yù)算金額、合作期限等核心要素，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。內(nèi)部審批：需求表提交至法務(wù)部門（或指定合規(guī)崗）及財務(wù)部門審核。法務(wù)部門重點審查合作必要性及法律可行性，財務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性，審批通過后進入合同起草環(huán)節(jié)。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合作類型（如采購合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等），選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化合同模板；無模板時，參考行業(yè)通用范本起草。內(nèi)容填寫：合同標(biāo)題需明確合同性質(zhì)（如“項目技術(shù)開發(fā)合同”）；合同主體信息需完整（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表等）；核心條款包括：合作內(nèi)容與標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量要求、價款/報酬及支付方式、履行期限與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等；涉及技術(shù)服務(wù)的，需明確技術(shù)成果歸屬、知識產(chǎn)權(quán)條款；涉及長期合作的，需約定續(xù)簽條件及終止條款。（三）審核與修訂部門聯(lián)審：起草完成后，提交至法務(wù)部門、財務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)審。法務(wù)部門：重點審查條款合法性、合規(guī)性，是否存在歧義、法律漏洞（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）；財務(wù)部門：審查付款方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求是否與財務(wù)制度一致；業(yè)務(wù)部門：確認(rèn)合作內(nèi)容、技術(shù)要求、交付標(biāo)準(zhǔn)是否符合實際需求。修訂反饋：審核部門需在2個工作日內(nèi)反饋意見，起草部門根據(jù)意見修訂后再次提交，直至所有部門審核通過。（四）談判與簽署商務(wù)談判：由業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部門配合與合作方就合同條款進行談判，重點溝通價款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款，談判結(jié)果需形成《會議紀(jì)要》作為合同附件。最終確認(rèn)：談判達成一致后，合同文本經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并加蓋合同專用章或公章（公章需預(yù)留印模備案）。簽署時限：合同文本自審核通過后10個工作日內(nèi)完成簽署，逾期需重新啟動審批流程。（五）履行與跟蹤履約交底：業(yè)務(wù)部門在合同生效后3個工作日內(nèi)，向相關(guān)部門（如倉儲、技術(shù)、財務(wù)）進行履約交底，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付節(jié)點、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。進度跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》，記錄合作方履約進度（如交付時間、質(zhì)量反饋、付款申請等），對逾期履約或質(zhì)量不達標(biāo)情況，及時發(fā)函催告并留存證據(jù)。驗收與結(jié)算：合作方完成交付后，業(yè)務(wù)部門聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)檢部門按合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗收，出具《驗收合格單》；財務(wù)部門憑驗收單、發(fā)票等資料辦理付款手續(xù)。（六）歸檔與備案資料整理：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門收集合同文本、審批表、附件（如會議紀(jì)要、授權(quán)委托書）、驗收單等全套資料，整理成冊。歸檔管理：合同正本交由檔案管理部門（或指定專人）統(tǒng)一保管，電子版同步存入合同管理系統(tǒng)，檔案編號規(guī)則為“年份-部門-合同類型-序號”（如“2023-采購-服務(wù)-001”）。保管期限：合同保管期限一般為合同終止后5年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期合作或法律糾紛的，保管期限延長至糾紛解決后10年。三、關(guān)鍵工具模板模板1：合同需求審批表申請部門申請人申請日期合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合作內(nèi)容簡述預(yù)算金額付款方式建議合作期限需附件部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部門審核簽字：日期：財務(wù)部門審核簽字：日期：模板2：合同基本信息表合同編號簽署日期生效日期甲方信息名稱：地址：法定代表人：聯(lián)系人：*電話：*乙方信息名稱：地址：法定代表人：聯(lián)系人：*電話：*合同標(biāo)的價款/報酬金額：支付節(jié)點：履行期限自______至______爭議解決方式□協(xié)商□仲裁（機構(gòu)：______）□訴訟（法院：______）模板3：合同履行跟蹤表合同編號履約階段計劃日期實際日期履約情況簡述責(zé)任人□交付準(zhǔn)備*□階段性交付*□最終驗收*□付款申請*異常記錄模板4：合同歸檔清單檔案編號合同編號合同名稱存放位置保管人歸檔日期保管期限附件清單□審批表□會議紀(jì)要□驗收單□授權(quán)委托書□其他______四、風(fēng)險控制與要點提示主體審查：簽約前務(wù)必核實合作方主體資格，查驗營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），保證其具備履約能力；避免與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“盡可能”“大概”等模糊表述，價款、數(shù)量、履行期限等需明確具體；違約責(zé)任應(yīng)與義務(wù)對等，約定違約金計算方式或損失賠償范圍。印章管理：合同必須加蓋合同專用章或公章，嚴(yán)禁以部門章、財務(wù)章替代；印章保管需建立臺賬，用印前需核對合同文本與審批表一致性。保密義務(wù)：涉及商業(yè)秘密的合同，需單獨約定保密條款，明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；對接觸合同信息的內(nèi)部人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議。變更與解除：合同履行中如需變更或解除，需簽訂書面補充協(xié)議，口頭約定不具法律效力；因不可抗力導(dǎo)致無法履行的，