行政辦公室公文處理規(guī)范一、公文處理的重要性與基本原則公文是行政機(jī)關(guān)履行職能、傳達(dá)決策、協(xié)調(diào)工作的核心載體，行政辦公室作為公文流轉(zhuǎn)的樞紐部門，其處理規(guī)范直接關(guān)系政令傳達(dá)的準(zhǔn)確性、工作推進(jìn)的時(shí)效性與行政行為的規(guī)范性。公文處理需遵循準(zhǔn)確規(guī)范、及時(shí)高效、安全保密、精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)原則，確保從收文、辦文到發(fā)文、歸檔的全流程合規(guī)有序，為單位決策落實(shí)與工作推進(jìn)筑牢保障。二、公文的分類與適用范圍（一）按性質(zhì)分類1.法定公文：含通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的格式與行文規(guī)則，適用于正式公務(wù)活動(dòng)的指令傳達(dá)、情況匯報(bào)、事項(xiàng)請(qǐng)示等場(chǎng)景。2.事務(wù)性公文：如工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、情況說(shuō)明等，格式相對(duì)靈活，主要用于內(nèi)部信息傳遞、工作動(dòng)態(tài)匯總等非法定公文范疇的公務(wù)活動(dòng)。（二）按緊急程度分類特急件：需立即辦理，時(shí)限一般不超過(guò)24小時(shí)；加急件：需優(yōu)先處理，時(shí)限一般不超過(guò)3個(gè)工作日；平件：按常規(guī)流程辦理，原則上不超過(guò)5個(gè)工作日（具體時(shí)限可結(jié)合單位實(shí)際調(diào)整）。（三）按秘密等級(jí)分類絕密級(jí)：涉及核心機(jī)密，閱知范圍嚴(yán)格限定，傳遞需專人專車；機(jī)密級(jí)：涉及重要機(jī)密，閱知范圍經(jīng)批準(zhǔn)后限定；秘密級(jí)：涉及一般機(jī)密，按規(guī)定范圍傳閱；普通件：無(wú)保密要求，可按常規(guī)流程處理。三、收文處理流程與操作規(guī)范（一）簽收與登記1.簽收：收到公文時(shí)，需核對(duì)信封（或電子文件包）的密封狀態(tài)、件數(shù)、發(fā)文單位等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《收文登記簿》簽字確認(rèn)；若發(fā)現(xiàn)破損、件數(shù)不符，需當(dāng)場(chǎng)注明并聯(lián)系來(lái)文單位核實(shí)。2.登記：按“來(lái)文日期、編號(hào)、單位、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、擬辦意見(jiàn)”等要素逐項(xiàng)登記，生成唯一收文編號(hào)（如“2024-SW-001”），確保每份公文可追溯。（二）初審與分辦1.初審：辦公室文書(shū)需審核公文是否屬本單位受理范圍、格式是否規(guī)范、附件是否齊全。對(duì)不符合要求的公文，可退回或商請(qǐng)補(bǔ)正；符合要求的，提出擬辦意見(jiàn)（如“請(qǐng)XX部門辦理”“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱示后轉(zhuǎn)XX部門”）。2.分辦：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，將公文（含電子件）及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門或人員，同時(shí)在《收文登記簿》標(biāo)注分辦時(shí)間、承辦人，確保責(zé)任到人。（三）承辦與催辦1.承辦：承辦部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)制定辦理方案，涉及多部門的需明確牽頭單位；辦理過(guò)程中如需會(huì)簽，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽流轉(zhuǎn)，避免延誤。2.催辦：辦公室對(duì)超期未辦結(jié)的公文，需以書(shū)面或口頭形式提醒承辦人；對(duì)特急、加急件，需每日跟蹤進(jìn)度，確保按時(shí)反饋。（四）傳閱與答復(fù)1.傳閱：采用“文件傳閱單”制度，按領(lǐng)導(dǎo)、部門的閱知順序傳遞，嚴(yán)禁橫傳（即非指定人員之間傳遞）。傳閱人需在傳閱單上簽字并注明時(shí)間，一般公文傳閱時(shí)限不超過(guò)2個(gè)工作日，密級(jí)公文需隨閱隨退。2.答復(fù)：對(duì)來(lái)文要求答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門需在辦結(jié)后形成書(shū)面回復(fù)，經(jīng)辦公室核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，按來(lái)文渠道反饋（如郵寄、傳真、電子公文系統(tǒng)），并留存答復(fù)底稿。四、發(fā)文處理流程與質(zhì)量要求（一）起草與審核1.起草：公文起草需主題明確、邏輯清晰，引用政策法規(guī)需準(zhǔn)確無(wú)誤，格式嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（如標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體，正文用3號(hào)仿宋體，頁(yè)碼居中標(biāo)注等）。涉及多部門的事項(xiàng)，需先會(huì)簽再起草，避免內(nèi)容沖突。2.審核：部門起草的公文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審（重點(diǎn)審內(nèi)容合規(guī)性），再送辦公室核稿（重點(diǎn)審格式規(guī)范性、語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)性、政策一致性）。審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，需退回起草部門修改，嚴(yán)禁“以簽代管”。（二）簽發(fā)與復(fù)核1.簽發(fā)：公文需按權(quán)限簽發(fā)：一般性事務(wù)由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及全局工作、重大決策的公文，需由單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（嚴(yán)禁越權(quán)簽發(fā)）。簽發(fā)人需在發(fā)文稿紙上簽署意見(jiàn)、姓名及日期。2.復(fù)核：簽發(fā)后，辦公室需核對(duì)公文內(nèi)容是否與簽發(fā)意見(jiàn)一致、格式是否規(guī)范、附件是否完整，確認(rèn)無(wú)誤后方可進(jìn)入繕印環(huán)節(jié)。（三）繕印與用印1.繕?。汗呐虐嫘鑷?yán)格對(duì)標(biāo)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，正文每頁(yè)22行、每行28字，頁(yè)碼用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字?？樣『笮栌善鸩萑?、核稿人雙人校對(duì)，確保無(wú)錯(cuò)別字、格式錯(cuò)誤。2.用?。杭由w單位公章時(shí)，需核對(duì)發(fā)文份數(shù)、簽發(fā)意見(jiàn)，確保印章清晰端正（下壓成文日期，騎年蓋月）。用印后需在《用印登記簿》登記，注明公文標(biāo)題、編號(hào)、份數(shù)。（四）登記與分發(fā)1.登記：生成發(fā)文編號(hào)（如“2024-XZ-001”），按“發(fā)文日期、編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、份數(shù)、分發(fā)渠道”等要素登記，建立發(fā)文臺(tái)賬。2.分發(fā)：內(nèi)部公文通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)文件交換；外部公文按來(lái)文渠道反饋（如郵寄需掛號(hào)、傳真需留存記錄、專人送達(dá)需簽收），確保公文安全送達(dá)。五、公文格式與歸檔管理（一）格式規(guī)范公文格式需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012），核心要素包括：版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志用紅色小標(biāo)宋體，發(fā)文字號(hào)居左空1字編排，簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注）居右空1字；主體：標(biāo)題居中，主送機(jī)關(guān)頂格，正文每段首行縮進(jìn)2字符，附件說(shuō)明在正文下空1行左空2字，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，印章端正居中；版記：抄送機(jī)關(guān)居左空1字，印發(fā)機(jī)關(guān)和日期居右，分隔線為反線（—）。（二）歸檔要求1.整理組卷：年度終了后，辦公室需將收文、發(fā)文、內(nèi)部文件按“年度—機(jī)構(gòu)—問(wèn)題”分類，去除重復(fù)件、草稿件，編制《案卷目錄》，確保文件材料齊全完整（包括正文、附件、簽批單、會(huì)簽記錄等）。2.移交歸檔：次年3月底前，將整理好的公文檔案移交單位檔案部門，辦理移交手續(xù)（雙方簽字確認(rèn)《移交清冊(cè)》）。3.保管利用：檔案部門需按密級(jí)分柜保管，庫(kù)房需防火、防潮、防蟲(chóng)；借閱檔案需填寫(xiě)《借閱單》，絕密級(jí)檔案僅限當(dāng)場(chǎng)查閱，不得帶出。六、注意事項(xiàng)與保障機(jī)制（一）保密與時(shí)效保密要求：密級(jí)公文需專人保管、傳遞，電子公文需加密存儲(chǔ)；閱知范圍外的人員如需查閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。時(shí)效要求：特急件隨到隨辦，加急件24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)辦理，平件5個(gè)工作日內(nèi)反饋進(jìn)展，確保公文“不積壓、不延誤”。（二）質(zhì)量與監(jiān)督質(zhì)量管控：建立“起草—審核—簽發(fā)—校對(duì)”四級(jí)質(zhì)量把關(guān)機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤（如政策引用錯(cuò)誤、格式混亂）的公文，追究相關(guān)人員責(zé)任。監(jiān)督檢查：辦公室每季度抽查公文處理情況，通報(bào)問(wèn)題并限期整改；每年開(kāi)展公文處理“評(píng)優(yōu)評(píng)差”，將結(jié)果納入部門績(jī)效考核。（三）培訓(xùn)與考核培訓(xùn)機(jī)制：每年組織1-2次公文處理專題培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋新法規(guī)解讀、典型案例分析、實(shí)操技巧（如公文排版、會(huì)簽流程）；新入職人員需通過(guò)公文處理考核方可獨(dú)立辦文?？己思?lì)：對(duì)公文處理規(guī)范、效